Kanban Flow Optimization | Cycle Time, WIP Limits
Optimize Kanban workflow for faster delivery. GitScrum tracks cycle time, throughput, and cumulative flow. Identify bottlenecks and reduce lead time.
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Flow efficiency drives productivity. GitScrum's Kanban boards help teams visualize work, identify bottlenecks, and optimize their delivery flow.
Understanding Flow
Flow Metrics
KEY FLOW METRICS:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ CYCLE TIME: │
│ ─────────── │
│ Time from start to done │
│ Lower is better │
│ │
│ Work Started ────────────────────→ Work Completed │
│ ├────────────── Cycle Time ──────────────────┤ │
│ │
│ LEAD TIME: │
│ ────────── │
│ Time from request to done │
│ Customer perspective │
│ │
│ Request Made ──────────────────────→ Work Completed │
│ ├────────────── Lead Time ───────────────────┤ │
│ │
│ THROUGHPUT: │
│ ─────────── │
│ Items completed per time period │
│ Higher is better │
│ │
│ FLOW EFFICIENCY: │
│ ──────────────── │
│ Active work time / Total time × 100 │
│ Typical: 15-25%, Good: 40%+ │
│ │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ EXAMPLE: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Item A: ││
│ │ ││
│ │ Total time (lead): 10 days ││
│ │ ││
│ │ │██░░░░░░░░░░░░░██░░░░░░░░░░░░░░░██│ ││
│ │ │2d wait 2d work 6d wait 2d│ ││
│ │ ││
│ │ Active work: 4 days ││
│ │ Flow efficiency: 4/10 = 40% ││
│ │ ││
│ │ (60% of time was waiting!) ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Optimizing Flow
Limit WIP
WORK IN PROGRESS LIMITS:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ WHY LIMIT WIP: │
│ ────────────── │
│ More WIP = Longer cycle times │
│ Less WIP = Faster delivery │
│ │
│ HIGH WIP (BAD): │
│ ┌──────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ DEV (10 items) │ │
│ │ ┌──┐┌──┐┌──┐┌──┐┌──┐┌──┐┌──┐┌──┐┌──┐┌──┐ │ │
│ │ │A ││B ││C ││D ││E ││F ││G ││H ││I ││J │ │ │
│ │ └──┘└──┘└──┘└──┘└──┘└──┘└──┘└──┘└──┘└──┘ │ │
│ │ │ │
│ │ Everything started, nothing finishing │ │
│ └──────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ LOW WIP (GOOD): │
│ ┌──────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ DEV (WIP: 3) │ │
│ │ ┌──┐┌──┐┌──┐ │ │
│ │ │A ││B ││C │ ← Focused work │ │
│ │ └──┘└──┘└──┘ Items flow through faster │ │
│ │ │ │
│ │ Finish something before starting new │ │
│ └──────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ SETTING WIP LIMITS: │
│ ─────────────────── │
│ Start with: Team size × 1.5 │
│ Adjust based on flow │
│ │
│ 5-person team → Start with WIP limit of 7-8 │
│ If work backs up → Lower the limit │
│ If people idle frequently → Raise slightly │
│ │
│ COLUMN WIP LIMITS: │
│ ┌────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ BACKLOG │ DEV (3) │ REVIEW (2) │ QA (2) │ DONE │ │
│ │ │ ┌──┐ │ ┌──┐ │ ┌──┐ │ ┌──┐ │ │
│ │ ┌──┐ │ │A │ │ │D │ │ │F │ │ │G │ │ │
│ │ │X │ │ └──┘ │ └──┘ │ └──┘ │ └──┘ │ │
│ │ └──┘ │ ┌──┐ │ ┌──┐ │ ┌──┐ │ ┌──┐ │ │
│ │ ┌──┐ │ │B │ │ │E │ │ │ │ │ │H │ │ │
│ │ │Y │ │ └──┘ │ └──┘ │ └──┘ │ └──┘ │ │
│ │ └──┘ │ ┌──┐ │ │ │ │ │
│ │ ┌──┐ │ │C │ │ │ │ │ │
│ │ │Z │ │ └──┘ │ │ │ │ │
│ │ └──┘ │ │ │ │ │ │
│ └────────────────────────────────────────────────────────┘ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Finding Bottlenecks
IDENTIFYING BOTTLENECKS:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ SIGNS OF BOTTLENECK: │
│ ──────────────────── │
│ • Column consistently at WIP limit │
│ • Items waiting before that stage │
│ • Stage after is often empty │
│ │
│ BOTTLENECK EXAMPLE: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ ││
│ │ DEV (5) REVIEW (2) ← BOTTLENECK QA (3) ││
│ │ ┌──┐ ┌──┐ ┌──┐ ┌──┐ ┌──┐ ││
│ │ │ │ │ │ │██│ │██│ ← Always full │ │ ││
│ │ └──┘ └──┘ └──┘ └──┘ └──┘ ││
│ │ ┌──┐ ┌──┐ Waiting: 3 items ┌──┐ ││
│ │ │ │ │ │ │ │ ← Empty ││
│ │ └──┘ └──┘ Average wait: 2 days └──┘ ││
│ │ ┌──┐ ││
│ │ │ │ ← Work piling up ││
│ │ └──┘ ││
│ │ ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ BOTTLENECK SOLUTIONS: │
│ ───────────────────── │
│ │
│ CODE REVIEW BOTTLENECK: │
│ • Smaller PRs (faster to review) │
│ • Dedicated review time │
│ • More reviewers trained │
│ • Review SLA (24-hour max) │
│ │
│ QA BOTTLENECK: │
│ • Shift-left testing (dev tests more) │
│ • Automated tests │
│ • Clear acceptance criteria │
│ │
│ DEPENDENCY BOTTLENECK: │
│ • Better planning │
│ • Parallel work with mocks │
│ • Reduce external dependencies │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Flow Analysis
Cumulative Flow Diagram
CUMULATIVE FLOW DIAGRAM (CFD):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ Items │
│ │ │
│ 40 ├─────────────────────────────────────────████████ │
│ │ ██████ Done │
│ 35 ├──────────────────────────────█████ │
│ │ ██████ QA │
│ 30 ├─────────────────────███ │
│ │ ███ Review │
│ 25 ├───────────────███ │
│ │ ███ Dev │
│ 20 ├─────────███ │
│ │ ███ Backlog │
│ 15 ├────██ │
│ │ ██ │
│ 10 ├██ │
│ │ │
│ 0 ├───────────────────────────────────────────────→ Time │
│ Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 │
│ │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ HOW TO READ CFD: │
│ ──────────────── │
│ │
│ BAND WIDTH = WIP in that stage │
│ Wide bands = High WIP = Potential problem │
│ │
│ BAND GROWTH = Arrival rate │
│ Top growing faster than Done = Overload │
│ │
│ HORIZONTAL GAP = Cycle time │
│ Wider gap = Longer cycle time │
│ │
│ HEALTHY CFD: │
│ • Bands roughly parallel │
│ • Done growing steadily │
│ • No band expanding rapidly │
│ │
│ UNHEALTHY CFD: │
│ • Bands widening (WIP growing) │
│ • Done flat (nothing finishing) │
│ • Large horizontal gap (long cycle time) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Flow Policies
Explicit Policies
KANBAN POLICIES:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ COLUMN POLICIES: │
│ ──────────────── │
│ │
│ READY (Entry criteria): │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Item can enter DEV when: ││
│ │ ☐ Acceptance criteria defined ││
│ │ ☐ Design approved ││
│ │ ☐ Dependencies resolved ││
│ │ ☐ Estimated ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ DEV: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ WIP Limit: 3 ││
│ │ Pull from Ready, push to Review ││
│ │ If blocked, mark and swarm ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ REVIEW: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ WIP Limit: 2 ││
│ │ SLA: Review within 24 hours ││
│ │ If feedback, return to DEV ││
│ │ 2+ approvals required ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ QA: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ WIP Limit: 2 ││
│ │ Test against acceptance criteria ││
│ │ If bugs found, return to DEV ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ DONE: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Merged to main ││
│ │ Deployed to staging ││
│ │ Acceptance criteria verified ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ POLICIES VISIBLE ON BOARD │
│ No ambiguity about what each column means │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Daily Flow Management
Running Kanban
DAILY KANBAN PRACTICES:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ DAILY STANDUP (Walk the Board): │
│ ─────────────────────────────── │
│ │
│ Start from RIGHT (closest to done) │
│ │
│ For each item in DONE column: │
│ "What shipped yesterday?" │
│ │
│ For each item in QA: │
│ "How can we get this done?" │
│ "Any blockers?" │
│ │
│ For each item in REVIEW: │
│ "Who can review this?" │
│ "How long has it been waiting?" │
│ │
│ For each item in DEV: │
│ "Any blockers?" │
│ "Need help?" │
│ │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ WEEKLY REVIEW: │
│ ────────────── │
│ • Review cycle time trends │
│ • Analyze blockers from past week │
│ • Check CFD for anomalies │
│ • Adjust WIP limits if needed │
│ │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ KEY BEHAVIORS: │
│ ────────────── │
│ • Stop starting, start finishing │
│ • Finish before starting new │
│ • Help unblock others │
│ • Swarm on bottlenecks │
│ • Escalate blockers early │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘