Facturas

Crea y rastrea facturas desde ClientFlow. Vincula facturas a clientes y propuestas para visibilidad completa.

Estados de Factura

Crear una Factura

Desde el Perfil del Cliente

1. Ve a la pestaña Clientes en ClientFlow
2. Selecciona un cliente
3. Abre la pestaña Facturas en el panel de detalle del cliente
4. Haz clic en Crear Factura

Campos de Factura

Presets de Términos de Pago

Configuración rápida de fecha de vencimiento:

O establece una fecha personalizada manualmente.

Generar Factura desde Propuesta

Cuando una propuesta es aprobada, puedes generar una factura directamente:

1. Abre la propuesta aprobada
2. Haz clic en Generar Factura
3. Elige el monto (total o parcial)
4. La factura se crea vinculada a la propuesta

La propuesta rastrea:

• Monto total facturado
• Pendiente por facturar
• Estado de facturación completa

Panel de Detalle de Factura

Ve detalles de la factura incluyendo:

Gestionar Facturas

Facturas Borrador

• Editar cualquier campo
• Eliminar factura
• Enviar al cliente cuando esté lista

Facturas Enviadas

• Ver actividad del cliente (abierta, vista)
• Enviar recordatorios
• Copiar enlace público
• Registrar pago cuando se reciba

Registrar Pago

1. Abre la factura
2. Haz clic en Marcar como Pagada o acción equivalente
3. El estado de la factura cambia a Pagada
4. El dashboard de Ingresos se actualiza automáticamente

Visibilidad de Facturas

Pestañas del Dashboard

Las facturas aparecen en múltiples vistas del dashboard:

Perfil del Cliente

La pestaña Facturas de cada cliente muestra:

• Todas las facturas para ese cliente
• Insignias de estado de factura
• Acceso rápido para crear nueva factura

Facturas Vencidas

Las facturas pasadas de su fecha payment_due son marcadas:

• Aparecen en pestaña En Riesgo con tipo de riesgo "overdue_invoice"
• Muestran en Insights como elementos de prioridad Crítica
• Muestran conteo de días vencida
• Contribuyen al puntaje de riesgo del cliente

Moneda

Las facturas usan la moneda predeterminada del workspace. El monto se muestra formateado según la configuración regional.

Permisos

Solución de Problemas

"No puedo eliminar una factura enviada"

Las facturas enviadas están bloqueadas para auditoría. En su lugar, márcala como cancelada.

"La factura no aparece en la pestaña Ingresos"

Verifica el rango de fechas del filtro en el dashboard.

"El cliente dice que no recibió la factura"

Copia el enlace público y envía directamente, o reenvía desde el panel de factura.

Perdiste $4,800 de margen porque nadie facturó cuando terminó el trabajo.

Esto pasa constantemente. No porque las agencias sean descuidadas. Porque la facturación está desconectada del trabajo.

La Solución: Facturar Donde Ocurre el Trabajo

La diferencia: 30 minutos de trabajo se convierten en 3 minutos. Y nada se olvida.

Crear una Factura en la Realidad

Desde Entradas de Tiempo (La Forma Rápida)

Tu equipo registró 36 horas en el proyecto de sitio web de Acme. Así es como lo facturas:

1. Abre el perfil del cliente Acme
2. Haz clic en "Crear Factura"
3. Haz clic en "Importar desde Entradas de Tiempo"
4. Selecciona rango de fechas
5. Revisa entradas—cada una se convierte en línea de detalle:

1. Agrega elementos fijos (hosting, licencias)
2. Establece fecha de vencimiento
3. Enviar

Las entradas de tiempo ahora están marcadas como "facturadas." No aparecerán dos veces. No puedes facturar doble por accidente.

Líneas de Detalle Manuales (Para Trabajo a Precio Fijo)

Agrega descripciones, cantidades, tarifas—lo que tu cliente espera ver.

Enfoque Mixto

Muchas agencias hacen ambos:

• Entregables a precio fijo (de propuesta)
• Adicionales por tiempo y materiales (de registro)

Ambos funcionan juntos en la misma factura.

Estados de Factura: Qué Realmente Sucede

El Estado que Más Importa: Vista

Cuando una factura muestra "Vista," sabes:

• Cliente la recibió (no está en spam)
• La abrió (sabe el monto y fecha de vencimiento)
• Tienes bases para hacer seguimiento ("Veo que recibiste la factura...")

Esto cambia la conversación de cobro. No te preguntas si la vio.

El Correo de la Factura

Cuando haces clic en "Enviar," el cliente recibe:

Asunto: Factura #1042 de [Tu Agencia] - $5,400 vence el 28 de Feb

El cuerpo incluye:

• Resumen: Monto, fecha de vencimiento
• Vista previa de líneas de detalle
• Enlace para ver factura completa
• Botón de pago (si está configurado)
• Opción de descarga PDF

Los clientes pueden pagar directamente desde el correo si has conectado Stripe u otra pasarela de pago. Un clic → pagar → listo.

Registrar Pagos

Cuando llega el pago:

1. Abre la factura
2. Haz clic en "Registrar Pago"
3. Ingresa:

- Monto recibido (total o parcial) - Fecha de pago - Método (cheque, transferencia, tarjeta, etc.) - Número de referencia (para conciliación)

El estado de la factura se actualiza. El dashboard de Ingresos se actualiza. El pronóstico de flujo de caja se actualiza.

Pagos Parciales

El cliente paga $3,000 de una factura de $5,400:

1. Registra pago de $3,000
2. La factura muestra saldo: $2,400 restantes
3. El estado se mantiene "Enviada" (o indicador "Parcialmente Pagada")
4. Registra el siguiente pago cuando llegue
5. Monto completo recibido → estado se convierte en "Pagada"

Siempre sabes exactamente dónde estás.

Los Tres Errores que Cuestan Dinero a las Agencias

Error 1: Facturación Retrasada

Regla: Facturar dentro de 48 horas de completar el trabajo.

Las facturas tardías señalan a los clientes que el pago no es urgente. Si te tomas un mes para facturar, ellos se tomarán un mes para pagar.

Error 2: Descripciones Vagas

Malo: "Trabajo de desarrollo - Febrero"

Bueno: "Rediseño de página principal: layout responsivo, integración CMS, pruebas cross-browser (12 horas)"

Descripciones específicas:

• Justifican tus tarifas
• Reducen preguntas del cliente
• Construyen confianza
• Documentan lo que se entregó

Error 3: Fechas de Vencimiento Poco Claras

Malo: "Neto 30" (¿desde cuándo? ¿Cuál es la fecha real?)

Bueno: "Vence: 28 de febrero, 2026"

Las fechas específicas son más difíciles de ignorar que términos relativos.

Estrategia de Timing de Facturación

Nunca Factures Trimestralmente

Algunas agencias facturan trimestralmente "por simplicidad."

Problemas:

• Cliente ve número grande, tiene shock
• Brecha de flujo de caja de 90+ días
• Disputas más difíciles de resolver meses después
• Estás financiando su negocio

Mensual máximo. Quincenal para trabajo T&M.

Términos de Pago que Funcionan

La Regla del Depósito

Primer proyecto con cualquier cliente: Requiere depósito. Razón: No sabes si van a pagar. Ellos no conocen tu trabajo. El depósito alinea el riesgo.

Montos de depósito que funcionan:

• 30% = Bajo compromiso (cliente aún probando)
• 50% = Estándar (ambas partes comprometidas)
• 100% = Prepago (clientes recurrentes, servicios productizados)

La Secuencia de Cobro que Logra Pagos

Antes de la Fecha de Vencimiento

Día -3: El sistema envía recordatorio automático "Factura #1042 vence en 3 días. [Pagar ahora]"

Fecha de Vencimiento

Día 0: El sistema envía notificación de vencimiento "Factura #1042 vence hoy. [Pagar ahora]"

Después de la Fecha de Vencimiento

Día 3: "Hola Sara, nota rápida de que la factura #1042 está vencida. ¿Alguna pregunta con la que pueda ayudar?"

(Asume que olvidó. No acuses.)

Día 7: "Dando seguimiento a la factura #1042. Si hay algún problema con la factura, avísame. De lo contrario, por favor procesa cuando puedas."

(Crea responsabilidad. Ofrece una salida.)

Día 14: Llamada telefónica. No correo. "Hola Sara, llamando sobre la factura #1042. ¿Hay algo que impida el pago que deba saber?"

(Aquí es cuando aprendes si hay un problema real: disputa, problema de efectivo, insatisfacción con el trabajo.)

Día 21: "Necesito dar seguimiento formal a la factura #1042, ahora con 21 días de vencimiento. Por favor proporciona un cronograma de pago o avísame si necesitamos discutir."

(Tono formal. Saben que es serio.)

Día 30+: Momento de decisión:

• Pausar trabajo actual
• Negociación de plan de pagos
• Cobranzas si no responden

Lo que la Mayoría de Agencias Hace Mal

Saltar de "correo amigable" a "30 días frustrado."

La escalación gradual funciona porque:

1. Recordatorios tempranos frecuentemente obtienen pago inmediato
2. Cada paso documenta tu seguimiento
3. Relación preservada cuando es posible
4. Patrón claro si necesitas escalar formalmente

Facturas Recurrentes

Para clientes de retainer:

1. Crea plantilla de factura con elementos estándar
2. Establece recurrencia (mensual, quincenal)
3. El sistema genera factura automáticamente
4. Revisa antes de auto-envío (opcional)
5. Cliente recibe factura predecible, mismo momento cada mes

La facturación de retainer debería ser aburrida. Mismo monto, mismo momento, mismas expectativas. Las sorpresas matan los retainers.

El Problema del Tiempo No Facturado

El tiempo se registra. El trabajo se hace. Pero no existe factura.

ClientFlow muestra "Tiempo No Facturado":

Este es dinero que has ganado pero no has reclamado. El sistema te recuerda que existe.

Causas comunes:

• Proyecto en curso, esperando hito
• PM olvidó solicitar factura
• Trabajo cayó entre ciclos de facturación

O factúralo o documenta por qué no lo haces.

Análisis de Historial de Facturas

Con el tiempo, ves patrones:

Patrones Específicos por Cliente

Quantum es un problema de cobro. O arregla la relación o requiere depósitos.

Conexión al Dashboard de Ingresos

Cada factura afecta tu pestaña de Ingresos:

• Enviada → aumenta monto "Pendiente"
• Pagada → se mueve a "Cobrado"
• Vencida → aparece en "Vencido" (rojo)

La pestaña de Ingresos son solo facturas, agregadas. Mantén las facturas precisas, y la pestaña de Ingresos es automática.

Realidad de Impuestos y Moneda

Configuración de Impuestos

Configura una vez en configuración. Aplica por factura según necesites.

Multi-Moneda

• Establece moneda por factura
• Predeterminado desde workspace
• Soporta USD, EUR, GBP y 50+ otras
• Reportes de ingresos convierten a moneda principal

Agencias internacionales: Esto simplemente funciona. No necesitas sistemas separados.

Impacto Real en Agencias

Antes de Facturación Conectada

• Facturas creadas en QuickBooks
• Tiempo rastreado en Harvest
• Transferencia manual de datos requerida
• Cosas se perdían
• "Retraso de factura" promedio: 12 días después de completar trabajo

Después de ClientFlow

• Factura creada desde contexto del proyecto
• Entradas de tiempo se importan automáticamente
• Nada se pierde
• "Retraso de factura" promedio: 2 días

Impacto financiero en una agencia de $200K/mes:

• 10 días de facturación más rápida → 10 días de pago más rápido
• 10 días × $200K/30 = ~$67K más efectivo en banco en cualquier momento
• Menor uso de línea de crédito
• Menos estrés

Solución de Problemas

"El cliente dice que no recibió la factura"

1. Verifica dirección de correo
2. Revisa su spam
3. Reenvía vía ClientFlow
4. Envía enlace directo a la factura

"La factura muestra monto incorrecto"

1. Revisa líneas de detalle (matemáticas son automáticas)
2. Revisa configuración de impuestos
3. Edita si está en Borrador, o cancela y recrea si está Enviada

"No puedo eliminar una factura enviada"

Las facturas enviadas están bloqueadas para auditoría. Opciones:

• Registrar como cancelada
• Crear nota de crédito
• Emitir factura corregida

"Las entradas de tiempo no se importan"

1. Las entradas deben estar marcadas como facturables
2. Las entradas deben estar en proyecto vinculado a este cliente
3. Las entradas deben estar dentro del rango de fechas seleccionado
4. Las entradas no pueden estar ya facturadas

La facturación no es administración. Es captura de ingresos.

Cada día entre que termina el trabajo y se envía la factura es un día que estás financiando el negocio de tu cliente. Cada factura que se pierde es dinero que ganaste y nunca reclamaste.

ClientFlow hace la facturación lo suficientemente rápida para que no haya excusa para retrasarla—y lo suficientemente transparente para que nada se pierda.