Form2Task: Transformar Input Externo em Tarefas Acionáveis

Form2Task faz a ponte entre stakeholders externos e o seu workflow de projeto. Crie formulários web personalizáveis que convertem automaticamente submissões em tarefas—colete reports de bugs de clientes, pedidos de funcionalidades de utilizadores, tickets de suporte de clientes ou feedback de beta testers sem dar-lhes acesso direto ao projeto.

Porquê o Form2Task Existe

Todo projeto eventualmente precisa de input externo. Feedback de clientes, reports de bugs, pedidos de funcionalidades, tickets de suporte—tudo informação valiosa que tipicamente vive em emails, spreadsheets ou sistemas de ticketing separados desconectados do seu workflow real.

Form2Task resolve isto criando um pipeline direto de submissões externas para o seu quadro de tarefas. Quando alguém submete um formulário, torna-se uma tarefa automaticamente. Sem copiar-colar manual, sem mudança de contexto, sem informação perdida na tradução.

Casos de uso que tornam o Form2Task essencial:

• Report de Bugs: Dê aos utilizadores uma forma estruturada de reportar problemas com campos específicos para passos de reprodução, comportamento esperado e detalhes de ambiente
• Pedidos de Funcionalidades: Colete ideias de produto com campos de prioridade e descrições de caso de uso
• Tickets de Suporte: Crie workflows de suporte ao cliente que alimentam diretamente o seu backlog de sprint
• Feedback Beta: Recolha feedback estruturado durante fases de teste com categorização
• Pedidos de Clientes: Permita que clientes submetam pedidos de alteração sem acesso ao projeto

A Interface Form2Task

Aceda ao Form2Task a partir da barra lateral do seu projeto. A vista principal exibe todos os formulários submetidos convertidos em tarefas, organizados num formato de tabela limpo.

Tabela de Submissões

A tabela central mostra cada submissão de formulário com detalhes essenciais:

Cada submissão representa uma tarefa no seu sistema. A tabela pagina automaticamente—navegue entre páginas usando controlos Anterior e Próximo em baixo.

Ações do Cabeçalho

Duas ações principais controlam a funcionalidade Form2Task:

Definições: Configure aparência do formulário, mapeamentos de campos e templates. Isto define que informação recolhe e como mapeia para propriedades de tarefa.

Adicionar Form2Task: Crie manualmente uma submissão de formulário quando precisa de adicionar input externo você mesmo (útil para chamadas telefónicas ou feedback offline).

Configurar Definições de Formulário

O modal de Definições controla tudo sobre o comportamento e aparência do seu formulário.

Definições de Exibição do Formulário

Personalize como o formulário público aparece para quem submete:

Título Principal do Formulário: O cabeçalho que visitantes veem ao aceder ao seu formulário. Predefinição: "Criar uma nova tarefa"—mas personalize para corresponder ao seu caso de uso:

• "Reportar um Bug"
• "Submeter Pedido de Funcionalidade"
• "Solicitar Suporte"
• "Partilhar o Seu Feedback"

Conteúdo do Título da Tarefa: Texto placeholder para o campo de título. Guie quem submete sobre o que introduzir:

• "Descreva o problema brevemente"
• "Nomeie a sua ideia de funcionalidade"
• "Resuma o seu pedido"

Conteúdo da Descrição da Tarefa: Placeholder para o campo de descrição. Defina expectativas:

• "Forneça passos detalhados para reproduzir"
• "Explique como esta funcionalidade ajudaria"
• "Dê-nos contexto completo"

Sistema de Templates

Templates definem os campos personalizados no seu formulário além do título e descrição. É aqui que o Form2Task se torna poderoso—pode recolher dados estruturados específicos ao seu caso de uso.

Selecionar um Template: O dropdown mostra todos os templates disponíveis para a sua organização. Cada template exibe o seu nome e contagem de campos (ex., "Template Report de Bug (5 itens)").

Aplicar um Template: Clique "Aplicar Template" para adicionar os campos desse template ao formulário do seu projeto. Os campos aparecem imediatamente na tabela de itens do template abaixo.

Tipos de Campo Disponíveis

Templates suportam vários tipos de campo para capturar dados diferentes:

Gerir Itens do Template

Uma vez que um template é aplicado, veja e gira campos individuais na tabela de itens do template:

• Nome: A label do campo que visitantes veem
• Tipo: O tipo de input (texto, textarea, checkbox, etc.)
• Cada campo pode ser modificado ou removido conforme necessário

Criar Submissões Manuais

Às vezes precisa de adicionar submissões você mesmo—feedback telefónico, notas de reunião ou pedidos presenciais. O modal "Adicionar Form2Task" trata disto.

Modal Adicionar Form2Task

Título: Introduza o título da submissão. Isto torna-se o título da tarefa.

Descrição: Forneça informação detalhada. Isto mapeia para descrição da tarefa.

Clique "Criar" para gerar a tarefa. Aparece na sua tabela de submissões imediatamente e segue o seu workflow normal de tarefas.

Distribuição do Formulário

Uma vez configurado, o seu formulário precisa de chegar a quem submete. Form2Task fornece dois métodos de distribuição:

Link Público

Partilhe um URL único que abre o seu formulário numa página standalone. Perfeito para:

• Assinaturas de email
• Documentação de suporte
• Portais de clientes
• Comunicações com beta testers

O link funciona sem autenticação—qualquer pessoa com o URL pode submeter.

Código de Embed

Obtenha código HTML para embeber o formulário diretamente no seu website. Ideal para:

• Páginas de contacto
• Secções de suporte
• Sites de documentação
• Landing pages de produto

O formulário embebido mantém funcionalidade completa enquanto corresponde ao contexto do seu site.

Integração com Workflow

Submissões de formulário não apenas criam tarefas—integram completamente no seu workflow.

Atribuição Automática de Estado

Submissões recebem um estado inicial baseado na sua configuração. Tipicamente isto é o seu estado "backlog" ou "novo", mas configure para corresponder ao seu processo de triagem.

Preservação de Meta Dados

Todos os dados de campos personalizados viajam com a tarefa. Quando abre uma tarefa convertida, vê a submissão completa incluindo:

• Cada campo personalizado e o seu valor
• Timestamp original da submissão
• Versão do formulário usada

Propriedades da Tarefa

Tarefas convertidas comportam-se como qualquer outra tarefa. Pode:

• Atribuir membros da equipa
• Definir datas de entrega
• Adicionar a sprints
• Aplicar labels
• Rastrear tempo
• Ligar a user stories

A origem da submissão é preservada, para que sempre saiba que uma tarefa veio de input externo.

Exemplos de Implementação Prática

Formulário de Report de Bug

Campos do Template:

1. Severidade (Opções selecionáveis): Crítico, Major, Minor, Cosmético
2. Browser (Texto pequeno): Chrome 120, Firefox 115, etc.
3. Sistema Operativo (Texto pequeno): Windows 11, macOS 14, etc.
4. Passos para Reproduzir (Texto longo): Instruções detalhadas de reprodução
5. Resultado Esperado (Texto longo): O que deveria acontecer
6. Resultado Real (Texto longo): O que realmente acontece
7. Primeira Ocorrência (Data): Quando o bug apareceu primeiro

Título do Formulário: "Reportar um Bug" Placeholder do Título: "Descrição breve do problema" Placeholder da Descrição: "Qualquer contexto adicional"

Formulário de Pedido de Funcionalidade

Campos do Template:

1. Categoria (Opções selecionáveis): UI/UX, Performance, Integração, Nova Funcionalidade
2. Impacto no Negócio (Texto longo): Como isto ajudaria
3. Prioridade (Opções selecionáveis): Crítico, Alto, Médio, Nice-to-have
4. Prazo (Data): Quando precisa disto
5. Disposto a Testar Beta (Checkbox): Sim/Não

Título do Formulário: "Submeter Pedido de Funcionalidade" Placeholder do Título: "Nomeie a sua ideia de funcionalidade" Placeholder da Descrição: "Descreva o que quer e porquê"

Formulário de Ticket de Suporte

Campos do Template:

1. Tipo de Problema (Opções selecionáveis): Conta, Faturação, Técnico, Pergunta
2. Email da Conta (Texto pequeno): Para lookup
3. Urgência (Opções selecionáveis): Bloqueador, Alto, Normal, Baixo
4. Soluções Tentadas (Texto longo): O que já tentou
5. Melhor Hora de Contacto (Texto pequeno): Para follow-up

Título do Formulário: "Solicitar Suporte" Placeholder do Título: "Resuma o seu problema" Placeholder da Descrição: "Detalhes completos sobre o que precisa de ajuda"

Melhores Práticas

Design de Formulário

Mantenha focado: Recolha o que precisa, nada extra. Cada campo é fricção.

Use tipos de campo apropriados: Não use texto longo para escolhas simples. Dropdowns aceleram submissão e garantem dados consistentes.

Placeholders claros: Guie quem submete com exemplos, não instruções. "Chrome 120" funciona melhor que "Introduza o nome e versão do seu browser".

Ordem lógica de campos: Comece com os campos mais importantes. Se alguém abandona a meio do formulário, quer os dados críticos primeiro.

Gestão de Workflow

Triagem regular: Submissões de formulário podem acumular. Defina uma cadência para rever e priorizar novas submissões.

Clareza de estado: Crie uma progressão clara de estado para submissões externas. "Novo → Triado → Planeado → Em Progresso" diz a quem submete que o pedido está a ser tratado.

Expectativas de resposta: Se partilha o formulário publicamente, prepare-se para responder. Formulários silenciosos danificam confiança.

Manutenção de Templates

Versione templates com cuidado: Quando muda um template, submissões existentes mantêm os seus dados originais. Novas submissões usam o novo template.

Teste antes de deployar: Submeta uma entrada de teste através do seu próprio formulário. Verifique que a tarefa criada corresponde às suas expectativas.

Documente propósito do template: Nomeie templates claramente. "Report de Bug - Produto v2" é melhor que "Template 3".

Paginação e Navegação

Grandes volumes de submissões paginam automaticamente. A barra inferior mostra posição atual ("Página 2 de 15") com controlos Anterior e Próximo.

Para navegação mais rápida com muitas submissões:

• Use filtros se disponíveis
• Exporte para spreadsheet para análise em massa
• Arquive submissões processadas para reduzir confusão

Considerações de Segurança

Formulários públicos aceitam submissões de qualquer pessoa com o link. Considere:

Rate limiting: O sistema previne spam através de rate limiting embutido, mas monitorize para abuso.

Tratamento de spam: Submissões automatizadas acontecem. Faça triagem adequadamente.

Dados sensíveis: Não recolha informação através de formulários públicos que requer proteção. Sem palavras-passe, sem detalhes de pagamento.

Rotação de link: Se um link de formulário é comprometido, gere um novo.

Integração com Outras Funcionalidades

Form2Task funciona com o conjunto mais amplo de funcionalidades do GitScrum:

Kanban: Tarefas convertidas aparecem no seu quadro na coluna de estado configurada.

Sprints: Adicione submissões de formulário a sprints durante planeamento. Pedidos externos tornam-se parte da sua velocidade.

Registo de Tempo: Registe tempo contra tarefas submetidas por formulário como qualquer outra.

Relatórios: Inclua submissões de formulário em relatórios de produtividade. Rastreie quanto esforço vai para pedidos externos.

Discussões: Use a thread de discussão da tarefa para comunicar internamente sobre submissões.

Atalhos de Teclado

Navegue Form2Task eficientemente:

Resolução de Problemas

Submissões não aparecem: Verifique que o formulário está ativo e corretamente configurado. Teste com uma submissão manual.

Campos personalizados em falta: Verifique que o template está aplicado ao seu projeto. Alterações de template não atualizam retroativamente.

Estado da tarefa errado: Reveja a sua configuração de estado predefinido nas definições.

Link do formulário quebrado: Garanta que o projeto e formulário estão ambos ativos. Regenere link se necessário.

Form2Task transforma feedback externo em trabalho acionável sem expor os internos do seu projeto. Configure uma vez, partilhe amplamente e veja input valioso fluir diretamente para o seu workflow onde pode realmente agir sobre ele.