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Creando una Cultura de Documentación Efectiva
Cultura de documentación significa que equipos escriben, mantienen y realmente usan documentación como parte del trabajo diario—no como ocurrencia tardía o checkbox de cumplimiento. NoteVault de GitScrum provee la infraestructura, pero cultura requiere prácticas intencionales: hacer documentación el camino de menor resistencia, incorporarla en workflows, y celebrar documentación como contribución valiosa. El objetivo es conocimiento buscable, actual que reduce preguntas y acelera onboarding.
Principios Documentación
Por Qué Falla Documentación
PROBLEMAS COMUNES DOCUMENTACIÓN:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PATRONES DE FALLO │
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│ │
│ DOCUMENTACIÓN SOLO-ESCRITURA: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Problema: Escrita una vez, nunca leída o actualizada ││
│ │ ││
│ │ Síntomas: ││
│ │ • Docs no coinciden con sistema actual ││
│ │ • Nadie confía en documentación ││
│ │ • Más fácil preguntar que leer docs ││
│ │ ││
│ │ Causa raíz: Sin triggers de actualización, sin dueño ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ DEUDA DE DOCUMENTACIÓN: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Problema: Docs se atrasan, esfuerzo para ponerse al ││
│ │ día crece ││
│ │ ││
│ │ Síntomas: ││
│ │ • Última actualización hace meses ││
│ │ • Iniciativas "necesitamos documentar todo" ││
│ │ • Sprints heroicos de documentación ││
│ │ ││
│ │ Causa raíz: Documentación separada de entrega ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ DOCS NO DESCUBRIBLES: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Problema: Docs existen pero nadie las encuentra ││
│ │ ││
│ │ Síntomas: ││
│ │ • "No sabía que teníamos docs para eso" ││
│ │ • Documentación duplicada ││
│ │ • Búsqueda no retorna resultados ││
│ │ ││
│ │ Causa raíz: Sin estructura, naming, o enlaces ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ PARÁLISIS PERFECCIONISMO: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Problema: "Docs no suficientemente buenas para publicar"││
│ │ ││
│ │ Síntomas: ││
│ │ • Borradores nunca finalizados ││
│ │ • Miedo a documentar info incorrecta ││
│ │ • Sobre-ingeniería de documentación ││
│ │ ││
│ │ Causa raíz: Tratar docs como artefactos permanentes ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Mentalidad Documentación
PRINCIPIOS CULTURALES:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ VALORES DOCUMENTACIÓN │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 1. DOCUMENTACIÓN ES CÓDIGO │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ ✅ Control versiones (historial NoteVault) ││
│ │ ✅ Revisada (equipo puede comentar/sugerir) ││
│ │ ✅ Probada (links funcionan, ejemplos corren) ││
│ │ ✅ Mantenida (actualizaciones regulares) ││
│ │ ││
│ │ Si código cambia, docs cambian en mismo "commit" ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ 2. SUFICIENTEMENTE BUENO > PERFECTO │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Doc incompleto > Sin doc ││
│ │ Notas rough hoy > Doc pulido algún día ││
│ │ Actualizado rápido > Actualizado exhaustivamente ││
│ │ ││
│ │ Siempre puede mejorar después. No puede usar lo que ││
│ │ no existe. ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ 3. RESPONDER UNA VEZ, DOCUMENTAR SIEMPRE │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Regla: Si respondes pregunta dos veces, documéntala ││
│ │ ││
│ │ "¿Cómo depliego a staging?" ││
│ │ → Primera vez: Responder en Slack ││
│ │ → Segunda vez: Crear doc, enlazar en adelante ││
│ │ ││
│ │ Documentación crece de necesidades reales ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ 4. ESCRIBIR ES PENSAR │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Documentación fuerza claridad ││
│ │ No puedes documentar lo que no entiendes ││
│ │ Escribir revela huecos en conocimiento ││
│ │ ││
│ │ "No lo entendí hasta que traté de explicarlo" ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Estructura Documentación
Organización NoteVault
ORGANIZANDO DOCUMENTACIÓN:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ESTRUCTURA RECOMENDADA │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ESTRUCTURA POR AUDIENCIA + PROPÓSITO: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ 📁 Onboarding/ ││
│ │ ├── Checklist Primer Día ││
│ │ ├── Setup Desarrollo ││
│ │ ├── Accesos y Permisos ││
│ │ └── Quién Hace Qué ││
│ │ ││
│ │ 📁 Cómo-Hacer/ ││
│ │ ├── Deploy a Producción ││
│ │ ├── Crear Nueva Feature ││
│ │ ├── Debuggear Problemas Comunes ││
│ │ └── Solicitar Acceso ││
│ │ ││
│ │ 📁 Arquitectura/ ││
│ │ ├── Overview Sistema ││
│ │ ├── Mapa Servicios ││
│ │ ├── Flujo Datos ││
│ │ └── Registros Decisiones ││
│ │ ││
│ │ 📁 Runbooks/ ││
│ │ ├── Respuesta Incidentes ││
│ │ ├── Recuperación Base Datos ││
│ │ ├── Reinicio Servicios ││
│ │ └── Procedimientos Rollback ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ CONVENCIONES NAMING: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ ✅ Orientado a acción: "Cómo Deployar" no "Deployment" ││
│ │ ✅ Términos buscables: Usa palabras que buscarán ││
│ │ ✅ Formato consistente: Mismo patrón dentro de carpetas ││
│ │ ││
│ │ Mal: "Notas", "Misc", "Info Importante" ││
│ │ Bien: "Deploy a Producción", "Debuggear Errores API" ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Integración con Workflow
Triggers Documentación
CUÁNDO DOCUMENTAR:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ INCORPORANDO EN WORKFLOW DESARROLLO │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ TRIGGER: NUEVA FEATURE │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Definición de Done incluye: ││
│ │ ☑ Feature documentada en NoteVault ││
│ │ ☑ Endpoints API añadidos a referencia ││
│ │ ☑ Opciones config documentadas ││
│ │ ││
│ │ En GitScrum: Añadir checklist a template tarea ││
│ │ Feature no "done" hasta docs actualizados ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ TRIGGER: INCIDENTE │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Dentro de 48 horas del incidente: ││
│ │ ☑ Post-mortem documentado ││
│ │ ☑ Runbook creado o actualizado ││
│ │ ☑ Gaps monitoreo documentados ││
│ │ ││
│ │ Crear tarea seguimiento: "Documentar learnings [incid.]"││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ TRIGGER: ONBOARDING NUEVO MIEMBRO │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Asignación nuevo miembro: ││
│ │ ☑ Documentar puntos fricción encontrados ││
│ │ ☑ Actualizar docs desactualizados encontrados ││
│ │ ☑ Añadir pasos setup faltantes ││
│ │ ││
│ │ Ojos frescos encuentran gaps documentación ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ TRIGGER: PREGUNTA REPETIDA │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Regla: Preguntado dos veces → Crear doc ││
│ │ ││
│ │ Después de responder en Discussions: ││
│ │ 1. Crear página NoteVault ││
│ │ 2. Copiar respuesta (mejorar formato) ││
│ │ 3. Enlazar en Discussions: "Añadido a docs: [link]" ││
│ │ 4. Compartir link para futuras preguntas ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Descubribilidad
Haciendo Docs Encontrables
ESTRATEGIAS DESCUBRIMIENTO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ AYUDANDO PERSONAS A ENCONTRAR DOCUMENTACIÓN │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 1. PUNTO ENTRADA ÚNICO │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Crear página "Índice Documentación" o "Empieza Aquí" ││
│ │ ││
│ │ Contenidos: ││
│ │ • Links rápidos a docs más comunes ││
│ │ • Directorio todas áreas documentación ││
│ │ • Links "Quiero..." tareas comunes ││
│ │ ││
│ │ Fijar en descripción proyecto GitScrum o README ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ 2. ENLACES INTERNOS │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Cada doc enlaza a docs relacionados ││
│ │ ││
│ │ En "Deploy a Producción": ││
│ │ • Links a "Procedimientos Rollback" ││
│ │ • Links a "Variables Entorno" ││
│ │ • Links a "Respuesta Incidentes" (si deploy falla) ││
│ │ ││
│ │ Usuarios encuentran info relacionada sin buscar ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ 3. ENLAZADO CONTEXTO TAREA │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Enlazar docs directamente en tareas: ││
│ │ ││
│ │ Tarea: "Añadir proveedor pagos" ││
│ │ Descripción incluye: ││
│ │ • Link a "Arquitectura Servicio Pagos" ││
│ │ • Link a "Estándares Integración API" ││
│ │ • Link a "Testing Flujos Pago" ││
│ │ ││
│ │ Documentación aparece donde ocurre trabajo ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘