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Estrategias de Optimización de Reuniones
Las reuniones consumen enormes cantidades de tiempo. Buenas prácticas de reuniones protegen el tiempo de enfoque y hacen que valga la pena asistir. Malas prácticas significan interrupción constante y sesiones improductivas. Esta guía cubre la optimización de reuniones.
Tipos de Reuniones
| Tipo | Duración | Propósito |
|---|---|---|
| Standup | 15 min | Sync rápido |
| Decisión | 25-50 min | Tomar elección |
| Brainstorm | 50 min | Generar ideas |
| Workshop | 90 min+ | Trabajo profundo |
El Problema con las Reuniones
OVERHEAD DE REUNIONES
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DÍA TÍPICO DE UN DESARROLLADOR:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ 09:00-09:30 ██ Standup │
│ 09:30-10:30 ░░░░░░░░░░░░ Trabajo (finalmente) │
│ 10:30-11:30 ████████████ Planning meeting │
│ 11:30-12:00 ░░░░░░░░░░░░ Trabajo fragmentado │
│ 12:00-13:00 Almuerzo │
│ 13:00-13:30 ██ 1:1 con manager │
│ 13:30-14:30 ░░░░░░░░░░░░ Trabajo │
│ 14:30-15:30 ████████████ Refinement │
│ 15:30-17:00 ░░░░░░░░░░░░ Trabajo (pero cansado) │
│ │
│ Tiempo en reuniones: 3h │
│ Tiempo de trabajo fragmentado: 5h │
│ Tiempo de trabajo enfocado: 0h ⚠️ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Reduciendo Reuniones
FILTRO PARA REUNIONES
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ANTES DE AGENDAR, PREGUNTA:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ 1. ¿Cuál es el objetivo concreto de esta reunión? │
│ └── Si no puedes definirlo claramente → No agendes │
│ │
│ 2. ¿Podría resolverse de otra forma? │
│ ├── ¿Email? → Usa email │
│ ├── ¿Documento compartido? → Crea doc │
│ ├── ¿Chat? → Usa Slack/Teams │
│ └── ¿Realmente necesita discusión? → Reunión │
│ │
│ 3. ¿Quién REALMENTE necesita estar? │
│ └── Solo personas que deciden o contribuyen │
│ │
│ 4. ¿Cuánto tiempo REALMENTE necesita? │
│ └── Menos de lo que piensas │
│ │
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Duraciones Efectivas
DURACIONES RECOMENDADAS
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EN LUGAR DE 30 MIN → USA 25 MIN
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│ • 5 min buffer antes de siguiente reunión │
│ • Fuerza a ser más concisos │
│ • Permite ir al baño/café │
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EN LUGAR DE 60 MIN → USA 50 MIN
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ • 10 min buffer │
│ • Reduce fatiga de reuniones │
│ • La mayoría de temas se resuelven en menos tiempo │
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GUÍA POR TIPO:
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│ Standup: 15 min máximo (idealmente 10) │
│ Decisión simple: 25 min │
│ Planificación: 50 min (no 2 horas) │
│ Retro: 50 min │
│ Brainstorm: 50 min con breaks │
│ Workshop: 90 min máximo, luego break │
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Reuniones Efectivas
ESTRUCTURA DE REUNIÓN EFECTIVA
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ANTES:
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│ ☐ Agenda clara compartida 24h antes │
│ ☐ Pre-work enviado (si hay) │
│ ☐ Duración apropiada │
│ ☐ Solo personas necesarias invitadas │
│ ☐ Objetivo definido │
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DURANTE:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ☐ Empezar a tiempo (no esperar rezagados) │
│ ☐ Facilitador mantiene enfoque │
│ ☐ Timeboxes por tema │
│ ☐ Parking lot para temas fuera de scope │
│ ☐ Capturar decisiones y action items │
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DESPUÉS:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ☐ Resumen enviado en 24h │
│ ☐ Action items con owners y fechas │
│ ☐ Decisiones documentadas │
│ ☐ Seguimiento de action items │
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Async vs Sync
CUÁNDO ASYNC, CUÁNDO SYNC
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ASYNC (no reunión):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ✓ Actualizaciones de estado │
│ ✓ Compartir información │
│ ✓ Feedback que no requiere discusión │
│ ✓ Decisiones con info clara │
│ ✓ Preguntas simples │
│ │
│ HERRAMIENTAS: │
│ ├── Slack/Teams para discusión │
│ ├── Docs para colaboración │
│ ├── GitScrum para estado de tareas │
│ └── Loom/videos para explicaciones │
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SYNC (sí reunión):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ✓ Decisiones complejas con muchas variables │
│ ✓ Conflictos o desacuerdos │
│ ✓ Brainstorming creativo │
│ ✓ Temas sensibles o difíciles │
│ ✓ Cuando la conversación en chat no avanza │
│ │
│ SEÑALES de que necesitas reunión: │
│ ├── Thread de Slack > 20 mensajes sin resolución │
│ ├── Múltiples interpretaciones del mismo tema │
│ └── Tensión emocional en el texto │
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Protegiendo Tiempo de Enfoque
BLOQUES DE TIEMPO PROTEGIDO
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CALENDARIO IDEAL:
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│ │
│ LUNES: │
│ 09:00-12:00 🔒 Focus Time (NO reuniones) │
│ 12:00-13:00 Almuerzo │
│ 13:00-14:00 📅 Reuniones permitidas │
│ 14:00-17:00 🔒 Focus Time │
│ │
│ MARTES: │
│ 09:00-11:00 🔒 Focus Time │
│ 11:00-12:00 📅 Standup + Sync │
│ ... │
│ │
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PRÁCTICAS:
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│ • Bloquear "focus time" en calendario │
│ • Tener "meeting-free" días/tardes │
│ • Agrupar reuniones (ej: todas las tardes) │
│ • Rechazar reuniones en bloques protegidos │
│ • Team acuerda horarios de disponibilidad │
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Reuniones Recurrentes
AUDITANDO REUNIONES RECURRENTES
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CADA MES, REVISAR:
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│ │
│ Reunión: Weekly Sync (1h, 10 personas) │
│ │
│ ¿Último mes esta reunión...? │
│ ├── ¿Produjo decisiones importantes? [Sí/No] │
│ ├── ¿Todos participaron activamente? [Sí/No] │
│ ├── ¿Podría haber sido más corta? [Sí/No] │
│ └── ¿Alguien sobra consistentemente? [Sí/No] │
│ │
│ ACCIONES: │
│ ├── Eliminar si no hay valor claro │
│ ├── Reducir frecuencia (semanal → quincenal) │
│ ├── Reducir duración │
│ ├── Reducir asistentes │
│ └── Convertir a async │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘