Sin Lugar Central para Feedback de Clientes

El feedback de clientes disperso entre email, Slack, WhatsApp y documentos aleatorios crea caos para agencias y freelancers. GitScrum ClientFlow centraliza todas las comunicaciones, feedback y aprobaciones de clientes en un espacio organizado.

El Problema del Feedback Disperso

Sin feedback centralizado de clientes:

• Emails perdidos — Feedback crítico enterrado en bandejas
• Confusión de versiones — "¿En qué revisión estamos?"
• Aprobaciones retrasadas — Esperando respuestas entre canales
• Pérdida de contexto — Feedback desconectado del trabajo real
• Disputas de facturación — Sin registro de auditoría de cambios de alcance
• Desalineación del equipo — Diferentes personas viendo diferente feedback

Solución GitScrum ClientFlow

ClientFlow proporciona un portal dedicado para clientes:

Características Principales

Configurando ClientFlow

Crear Espacio de Cliente

1. Ir a Proyectos → Nuevo Proyecto
2. Seleccionar plantilla "Proyecto de Cliente"
3. Configurar ajustes de acceso del cliente
4. Invitar contactos del cliente
5. Establecer permisos y visibilidad

Configuración del Portal

Acceso del Cliente:
├── Branding del portal (logo, colores)
├── Mensaje de bienvenida
├── Características disponibles:
│   ☑ Ver tareas
│   ☑ Dejar comentarios
│   ☑ Aprobar entregables
│   ☑ Subir archivos
│   ☐ Ver discusiones internas
└── Preferencias de notificación

Centralizando Feedback

Puntos de Recolección de Feedback

Todo el feedback fluye a un lugar:

Cliente: Acme Corp
└── Proyecto: Rediseño de Sitio Web
    ├── Entregables
    │   ├── Diseño Homepage v3
    │   │   └── Comentarios (5)
    │   ├── Diseño Página About v2
    │   │   └── Comentarios (3)
    │   └── Mockup Formulario Contacto v1
    │       └── Comentarios (0) — Esperando revisión
    ├── Documentos
    │   ├── Guías de Marca
    │   └── Inventario de Contenido
    └── Discusiones
        ├── Timeline de Lanzamiento
        └── Requisitos SEO

Estructura de Hilo de Feedback

Entregable: Diseño Homepage v3
────────────────────────────────
@cliente-sarah: "¡Me encanta la sección hero! ¿Podemos 
hacer el botón CTA más prominente?"
  └── @diseñador-alex: "¡Claro! Aumentaré el tamaño 
      y agregaré una animación sutil. Actualizado en v4."
      └── @cliente-sarah: "¡Perfecto! Aprobado ✓"

@cliente-mark: "El footer necesita nuestra dirección actualizada"
  └── @diseñador-alex: "Actualizado. Por favor revisa."
      └── @cliente-mark: "Se ve bien ✓"

Estado: Aprobado por Sarah (Marketing) y Mark (Legal)

Flujos de Aprobación

Configurar Proceso de Aprobación

Configuración de Aprobación:
├── Aprobadores requeridos: 2
├── Roles de aprobador:
│   ├── Primario: Director de Marketing
│   └── Secundario: Revisión Legal
├── Fecha límite de aprobación: 3 días hábiles
├── Frecuencia de recordatorio: Diaria
└── Auto-escalación: Después de fecha límite

Estados de Aprobación

Tracking de Aprobación

Entregable: Diseño Homepage v3
├── Enviado: Dic 15, 10:00
├── Aprobadores:
│   ├── Sarah (Marketing): ✓ Aprobado Dic 16
│   └── Mark (Legal): ✓ Aprobado Dic 17
├── Estado Final: APROBADO
└── Tiempo hasta aprobación: 2 días

Gestión de Documentos

Control de Versiones para Archivos de Cliente

Documento: Guías de Marca
├── v3 (Actual) — Subido Dic 15
│   └── Cambios: Paleta de colores actualizada
├── v2 — Subido Nov 20
│   └── Cambios: Agregada sección de tipografía
└── v1 — Subido Oct 5
    └── Documento original

Organización de Archivos

Documentos del Proyecto
├── Briefs/
│   ├── Brief Inicial.pdf
│   └── Alcance Revisado.pdf
├── Entregables/
│   ├── Diseño/
│   ├── Desarrollo/
│   └── Contenido/
├── Aprobaciones/
│   └── Versiones firmadas
└── Referencia/
    ├── Assets de marca
    └── Investigación de competidores

Canales de Comunicación

Mantener Interno y Externo Separados

Tarea: Implementar flujo de checkout
├── Discusión Interna (Solo equipo)
│   └── "Necesitamos refactorizar el módulo de 
│       pago primero. No mencionar preocupaciones 
│       de timeline al cliente aún."
│
└── Comentarios del Cliente (Visible para cliente)
    └── "La implementación del checkout va en 
        camino. Compartiremos un preview el viernes."

Notificaciones al Cliente

Configura qué reciben los clientes:

• Nuevo entregable listo para revisión
• Respuestas a comentarios
• Recordatorios de aprobación
• Hitos del proyecto alcanzados
• Subidas de documentos

Reemplazando Cadenas de Email

Antes: Caos de Email

Asunto: RE: RE: RE: FWD: Feedback homepage
├── 47 emails en cadena
├── 3 hilos diferentes sobre el mismo tema
├── Adjuntos perdidos en reenvíos
├── Sin conclusión clara
└── ¿Quién aprobó qué? Desconocido

Después: GitScrum ClientFlow

Diseño Homepage — Feedback
├── Todos los comentarios en un hilo
├── Historial de versiones preservado
├── Adjuntos vinculados a versiones
├── Estado de aprobación claro
└── Registro de auditoría completo

Onboarding de Clientes

Invitar Clientes

1. Ir a Proyecto → Equipo
2. Clic en "Invitar Cliente"
3. Ingresar email y rol
4. Personalizar mensaje de bienvenida
5. Cliente recibe link de acceso al portal

Experiencia del Portal del Cliente

¡Bienvenida, Sarah!

Acme Corp — Rediseño de Sitio Web
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

📋 Items Esperando Tu Revisión (3)
├── Diseño Homepage v3 — Listo para aprobación
├── Mockup Navegación — Feedback solicitado
└── Borrador de Contenido — Subido ayer

📁 Documentos Recientes
├── Guías de Marca v3
└── Resumen de Timeline

💬 Actividad Reciente
└── Alex comentó en Diseño Homepage

Reportes y Auditoría

Reporte de Actividad del Cliente

Cliente: Acme Corp
Período: Diciembre 2024
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Entregables enviados: 12
Tiempo promedio de revisión: 1.5 días
Aprobaciones dadas: 10
Cambios solicitados: 2
Comentarios hechos: 34
Documentos subidos: 5

Tracking de Cambios de Alcance

Cada cambio de alcance documentado:

Log de Cambios de Alcance
├── Dic 10: Agregada optimización móvil (aprobado)
├── Dic 12: Timeline extendido 1 semana (aprobado)
├── Dic 15: Página adicional solicitada (+$500)
└── Dic 18: CTA homepage revisado (sin cambio de costo)

Mejores Prácticas

Para Agencias

1. Establecer fechas límite claras de revisión — Evitar retrasos
2. Usar formularios estructurados de feedback — Obtener input accionable
3. Limitar rondas de revisión — Protección contra scope creep
4. Documentar todo — Proteger contra disputas
5. Check-ins regulares — Sesiones de actualización programadas

Para Clientes

1. Consolidar feedback — Todos los stakeholders revisan juntos
2. Ser específico — Señalar elementos exactos
3. Respetar fechas límite — Mantener proyecto en camino
4. Usar botones de aprobación — Registro claro de firma

Beneficios de Integración

Conectar a Tu Workflow

• Feedback del cliente crea tareas automáticamente
• Entregables aprobados disparan siguiente fase
• Subidas de documentos notifican miembros relevantes
• Retrasos de aprobación envían recordatorios

Soluciones Relacionadas

• Gestionar múltiples proyectos de clientes
• Automatización de flujo de aprobación de clientes
• Mejores prácticas de gestión de proyectos para agencias