6 min lectura • Guide 70 of 877
Automatización del Flujo de Aprobación de Clientes
Las aprobaciones de clientes frecuentemente se convierten en cuellos de botella—emails se pierden, el feedback es poco claro y nadie sabe qué está aprobado. La automatización de GitScrum agiliza los flujos de aprobación, asegurando que los clientes puedan revisar el trabajo eficientemente mientras se mantienen registros claros de todas las decisiones.
Desafíos del Flujo de Aprobación
| Problema | Impacto | Solución |
|---|---|---|
| Aprobaciones por email | Hilos perdidos, solicitudes omitidas | Centralizado en GitScrum |
| No claro qué aprobar | Retrabajo, confusión | Entregables estructurados |
| Sin urgencia de deadline | Retrasos | Recordatorios automatizados |
| Feedback disperso | Cambio de contexto | Ubicación única de feedback |
| Sin historial de aprobación | Disputas | Rastro de auditoría |
Flujo de Aprobación Automatizado
Estructura del Flujo
AUTOMATIZACIÓN DE FLUJO DE APROBACIÓN
═════════════════════════════════════
Desarrollo Esperando Revisión Esperando Aprobación
│ │ │
▼ ▼ ▼
┌─────────┐ ┌─────────┐ ┌─────────┐
│ Trabajo │ ──PR──▶ │Revisión │ ──Listo─▶ │Revisión │
│ En │ merged │ Interna │ para │ Cliente │
│ Progreso│ │ │ cliente │ │
└─────────┘ └─────────┘ └─────────┘
│
┌────────────────────┴──────┐
▼ ▼
┌──────────┐ ┌───────────┐
│ Aprobado │ │ Revisiones│
│ ✓ │ │ Solicitada│
└──────────┘ └───────────┘
│ │
▼ ▼
┌──────────┐ ┌───────────┐
│ Deploy │ │ Volver a │
│ Live │ │ Dev │
└──────────┘ └───────────┘
Automatizaciones por Trigger
REGLAS DE AUTOMATIZACIÓN
════════════════════════
TRIGGER: Tarea movida a "Listo para Cliente"
─────────────────────────────────────────
ACCIONES:
├── Asignar a: Contacto del cliente
├── Agregar etiqueta: esperando-aprobación
├── Notificar: Cliente vía email
├── Establecer fecha límite: +3 días hábiles
└── Agregar comentario: Template de solicitud de aprobación
TRIGGER: Sin respuesta en 2 días
─────────────────────────────────────────
ACCIONES:
├── Enviar email recordatorio
├── Notificar: Account manager
└── Agregar comentario: "Recordatorio enviado"
TRIGGER: Cliente aprueba
─────────────────────────────────────────
ACCIONES:
├── Mover a: Aprobado
├── Remover: esperando-aprobación
├── Notificar: Equipo de desarrollo
├── Agregar etiqueta: aprobado-[fecha]
└── Log: Timestamp de aprobación
Configuración del Portal de Cliente
Interfaz de Revisión Estructurada
VISTA DE APROBACIÓN DEL CLIENTE
═══════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Proyecto: Rediseño Web Acme Corp │
│ Aprobaciones Pendientes: 3 │
├─────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 📋 Diseño Homepage v2.1 │
│ ────────────────────────────────────────── │
│ Fecha límite: 15 Marzo, 2024 │
│ │
│ Preview: [Ver Diseño ↗] │
│ │
│ Cambios desde v2.0: │
│ • Sección hero actualizada │
│ • Nuevo layout de navegación │
│ • Imágenes optimizadas para móvil │
│ │
│ [Aprobar ✓] [Solicitar Cambios ✎] │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────┤
│ 📋 Feature Formulario de Contacto │
│ Fecha límite: 17 Marzo, 2024 │
│ [Ver Detalles] │
└─────────────────────────────────────────────────┘
Recolección de Feedback
FORMULARIO DE FEEDBACK ESTRUCTURADO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ SOLICITAR CAMBIOS │
│ ───────────────── │
│ │
│ Tipo de Cambio: │
│ ○ Contenido (texto, imágenes) │
│ ○ Diseño (layout, colores, tipografía) │
│ ○ Funcionalidad (cómo funciona algo) │
│ ○ Otro │
│ │
│ Descripción del Cambio: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ ││
│ │ ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ Prioridad: │
│ ○ Crítico (bloquea aprobación) │
│ ○ Importante (debería arreglarse) │
│ ○ Sugerencia (nice to have) │
│ │
│ [Enviar Feedback] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Gestión de Escalamiento
Proceso de Seguimiento
FLUJO DE ESCALAMIENTO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ DÍA 1: Solicitud de aprobación enviada │
│ ↓ │
│ DÍA 3: Recordatorio automático si no hay respuesta │
│ ↓ │
│ DÍA 5: Segundo recordatorio + notificar account manager │
│ ↓ │
│ DÍA 7: Account manager contacta directamente │
│ ↓ │
│ DÍA 10: Escalar a gerencia de proyecto │
│ │
│ EN CADA ETAPA: │
│ • Log automático en GitScrum │
│ • Historial visible para el equipo │
│ • Cliente puede ver su historial de respuestas │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Rastro de Auditoría
Historial de Aprobaciones
REGISTRO DE AUDITORÍA EN GITSCRUM:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ DISEÑO HOMEPAGE v2.1 │
│ ───────────────────── │
│ │
│ HISTORIAL: │
│ ├── Mar 10, 2024 14:32 - Movido a "Listo para Cliente" │
│ │ por @designer │
│ │ │
│ ├── Mar 10, 2024 14:33 - Notificación enviada a cliente │
│ │ Auto-trigger: flujo de aprobación │
│ │ │
│ ├── Mar 12, 2024 09:15 - Recordatorio enviado │
│ │ Auto-trigger: sin respuesta 2 días │
│ │ │
│ ├── Mar 13, 2024 16:45 - Cambios solicitados │
│ │ por @cliente-acme │
│ │ "Ajustar el tamaño del logo en header" │
│ │ │
│ ├── Mar 14, 2024 10:20 - Revisión completada │
│ │ por @designer │
│ │ │
│ └── Mar 14, 2024 15:30 - APROBADO │
│ por @cliente-acme │
│ Timestamp: 2024-03-14T15:30:42Z │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Métricas de Aprobación
Dashboard de Performance
MÉTRICAS DE APROBACIÓN:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ TIEMPO PROMEDIO DE APROBACIÓN: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Este mes: 2.3 días │ Mes anterior: 3.1 días ││
│ │ Mejora: ▲ 26% ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ TASA DE PRIMERA APROBACIÓN: │
│ • Aprobados sin cambios: 68% │
│ • Requirieron 1 ronda de cambios: 24% │
│ • Requirieron 2+ rondas: 8% │
│ │
│ CUELLOS DE BOTELLA: │
│ • Cliente más lento: Acme Corp (4.2 días promedio) │
│ • Tipo más lento: Diseños (3.8 días promedio) │
│ • Día más lento: Lunes (solicitudes del viernes) │
│ │
│ ACCIONES SUGERIDAS: │
│ • Programar aprobaciones de Acme para inicio de semana │
│ • Incluir más contexto en solicitudes de diseño │
│ • Evitar enviar aprobaciones los viernes │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘