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Gestión de Proyectos de Cliente para Agencias
Las agencias enfrentan desafíos únicos gestionando múltiples clientes con diferentes expectativas y timelines. GitScrum proporciona visibilidad multi-proyecto, funcionalidades de colaboración con clientes y herramientas de gestión de recursos que ayudan a las agencias a entregar excelente trabajo para clientes mientras mantienen la eficiencia del equipo.
Estructura de Proyectos de Agencia
Organización Multi-Cliente
JERARQUÍA DE PROYECTOS DE AGENCIA:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ WORKSPACE DE AGENCIA │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ CLIENTE: ACME CORP │
│ ├── Rediseño Website [Activo] Q1 2024 │
│ ├── App Móvil [Activo] Q1-Q2 2024 │
│ └── Retainer Soporte [Continuo] │
│ │
│ CLIENTE: BETA INC │
│ ├── Plataforma E-commerce [Activo] Q1-Q2 2024 │
│ └── Automatización Marketing [Planific] Q2 2024 │
│ │
│ CLIENTE: GAMMA STARTUP │
│ ├── Desarrollo MVP [Activo] Q1 2024 │
│ └── Investigación UX [Completo] │
│ │
│ INTERNO │
│ ├── Desarrollo Herramientas [Continuo] │
│ └── Capacitación Equipo [Continuo] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Asignación de Recursos
PLANIFICACIÓN DE CAPACIDAD DEL EQUIPO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ SEMANA DE ENE 15-19 │
├──────────────┬──────────────────────────────────────────────┤
│ DESARROLLADOR│ ASIGNACIÓN DE PROYECTO │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────┤
│ Alex │ ████████░░ ACME Website (80%) │
│ │ ░░░░░░░░██ Interno (20%) │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────┤
│ María │ ██████░░░░ Beta E-commerce (60%) │
│ │ ░░░░████░░ Gamma MVP (40%) │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────┤
│ Chen │ ██████████ ACME Mobile (100%) │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────┤
│ Jordán │ ████░░░░░░ ACME Soporte (40%) │
│ │ ░░░░████░░ Beta E-commerce (40%) │
│ │ ░░░░░░░░██ Capacitación (20%) │
└──────────────┴──────────────────────────────────────────────┘
ALERTAS DE CAPACIDAD:
⚠️ Chen al 100% - sin buffer para urgencias
⚠️ Beta E-commerce tiene recursos divididos
✅ ACME Website tiene cobertura adecuada
Comunicación con Clientes
Actualizaciones de Proyecto
TEMPLATE DE ACTUALIZACIÓN DE CLIENTE:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ESTADO SEMANAL: Rediseño Website ACME │
│ Semana del 15 Enero, 2024 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ PROGRESO: │
│ ✓ Diseño homepage aprobado │
│ ✓ Templates páginas de producto completos │
│ → Desarrollo formulario contacto (en progreso) │
│ ○ Integración blog (próxima semana) │
│ │
│ MÉTRICAS: │
│ • Progreso sprint: 75% completo │
│ • Presupuesto usado: 45% ($22,500 de $50,000) │
│ • Timeline: En camino para lanzamiento 28 Feb │
│ │
│ DECISIONES NECESARIAS: │
│ • Aprobar estructura de categorías del blog │
│ • Confirmar enfoque de integración newsletter │
│ │
│ PRÓXIMA SEMANA: │
│ • Completar formulario de contacto │
│ • Comenzar integración blog │
│ • Planificación migración de contenido │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Colaboración con Clientes
NIVELES DE ACCESO DE CLIENTES:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ STAKEHOLDER (Solo Lectura): │
│ • Ver progreso del proyecto │
│ • Acceder reportes y dashboards │
│ • Comentar en entregables │
│ │
│ APROBADOR: │
│ • Todos los permisos de stakeholder │
│ • Aprobar/rechazar entregables │
│ • Priorizar items del backlog │
│ │
│ COLABORADOR: │
│ • Todos los permisos de aprobador │
│ • Crear y asignar tareas │
│ • Participación completa en proyecto │
│ │
│ Nota: Discusiones internas y estimaciones │
│ se mantienen separadas de áreas visibles al cliente │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Facturación y Seguimiento de Tiempo
Configuración de Tiempo Facturable
CATEGORÍAS DE TIEMPO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ FACTURABLE: │
│ ├── Desarrollo de features │
│ ├── Corrección de bugs (dentro del alcance) │
│ ├── Reuniones con cliente │
│ ├── Investigación (aprobada) │
│ └── Revisiones y QA │
│ │
│ NO FACTURABLE: │
│ ├── Reuniones internas │
│ ├── Aprendizaje/capacitación │
│ ├── Trabajo especulativo │
│ └── Bugs causados por nosotros │
│ │
│ RETAINER: │
│ ├── Horas incluidas por mes │
│ ├── Rollover (si aplica) │
│ └── Horas adicionales a tarifa acordada │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Dashboard de Facturación
RESUMEN FACTURACIÓN - ENERO 2024:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ CLIENTE │ HORAS │ FACTURADO │ PAGADO │ PENDIENTE │
├─────────────────┼───────┼────────────┼────────┼────────────┤
│ ACME Corp │ 120 │ $18,000 │ ✅ │ $0 │
│ Beta Inc │ 85 │ $12,750 │ ⏳ │ $12,750 │
│ Gamma Startup │ 45 │ $6,750 │ ✅ │ $0 │
├─────────────────┼───────┼────────────┼────────┼────────────┤
│ TOTAL │ 250 │ $37,500 │ │ $12,750 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
UTILIZACIÓN DEL EQUIPO:
├── Horas facturables: 250 (78%)
├── Horas no facturables: 70 (22%)
└── Objetivo: 80% facturables
Gestión de Portfolio
Vista Ejecutiva
DASHBOARD DE PORTFOLIO DE AGENCIA:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ PROYECTOS ACTIVOS: 6 │
│ CLIENTES ACTIVOS: 3 │
│ UTILIZACIÓN: 85% │
│ │
│ SALUD DE PROYECTOS: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ 🟢 ACME Website │ En camino │ $22.5K/$50K ││
│ │ 🟢 ACME Mobile │ En camino │ $15K/$40K ││
│ │ 🟡 Beta E-commerce │ En riesgo │ $35K/$60K ││
│ │ 🟢 Gamma MVP │ En camino │ $8K/$15K ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ ALERTAS: │
│ ⚠️ Beta E-commerce: API de tercero retrasada 5 días │
│ ⚠️ ACME Soporte: Acercándose al límite de retainer │
│ │
│ PRÓXIMOS HITOS: │
│ • Ene 20: ACME Website - Demo Homepage │
│ • Ene 25: Gamma MVP - Beta release │
│ • Feb 1: Beta E-commerce - Fase 1 entrega │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Templates de Proyecto
Template Estándar de Agencia
TEMPLATE DE NUEVO PROYECTO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ COLUMNAS: │
│ ├── Backlog │
│ ├── Sprint Actual │
│ ├── En Progreso │
│ ├── Revisión Interna │
│ ├── Esperando Cliente │
│ └── Completado │
│ │
│ LABELS ESTÁNDAR: │
│ ├── Tipo: feature, bug, mejora, investigación │
│ ├── Prioridad: crítica, alta, media, baja │
│ ├── Área: frontend, backend, diseño, contenido │
│ └── Cliente: visible-cliente, interno-solo │
│ │
│ AUTOMATIZACIONES INCLUIDAS: │
│ ├── Notificar cliente cuando item llega a "Esperando" │
│ ├── Mover a "En Progreso" cuando se asigna │
│ ├── Recordatorio si item en "Esperando" > 3 días │
│ └── Log tiempo automático en transiciones │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘