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Mejores Prácticas de Comunicación con Clientes
La buena comunicación con clientes construye confianza y previene sorpresas. GitScrum ayuda a los equipos a compartir progreso, gestionar expectativas e involucrar a los clientes apropiadamente.
Ritmo de Comunicación
Actualizaciones Regulares
CADENCIA DE COMUNICACIÓN CON CLIENTES:
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│ ACTUALIZACIÓN SEMANAL (Estándar): │
│ │
│ FORMATO: │
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│ │ ACTUALIZACIÓN SEMANAL DEL PROYECTO ││
│ │ Semana del 15 de Enero, 2024 ││
│ │ ││
│ │ COMPLETADO ESTA SEMANA: ││
│ │ ✅ Flujo de autenticación de usuario ││
│ │ ✅ Layout del dashboard ││
│ │ ✅ Diseño de esquema de base de datos ││
│ │ ││
│ │ EN PROGRESO: ││
│ │ 🔄 Integración de pagos (60% completo) ││
│ │ 🔄 Notificaciones por email ││
│ │ ││
│ │ PRÓXIMA SEMANA: ││
│ │ • Completar integración de pagos ││
│ │ • Comenzar módulo de reportes ││
│ │ ││
│ │ BLOQUEADORES/RIESGOS: ││
│ │ ⚠️ Esperando credenciales API del proveedor de pagos ││
│ │ ││
│ │ ESTADO DEL HITO: ││
│ │ MVP: En camino para 15 Feb ││
│ │ ████████████░░░░░░░░ 60% ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ TIMING: │
│ • Enviar el mismo día cada semana (ej., Viernes 3pm) │
│ • Formato consistente │
│ • Breve es mejor (puede expandirse si hay preguntas) │
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Revisiones de Hitos
COMUNICACIÓN DE HITOS:
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│ REUNIÓN DE REVISIÓN DE HITO: │
│ │
│ AGENDA: │
│ 1. Demo de features completadas (15 min) │
│ 2. Discutir qué sigue (10 min) │
│ 3. Recoger feedback (10 min) │
│ 4. Abordar preguntas/preocupaciones (10 min) │
│ │
│ PREPARACIÓN: │
│ ☐ Ambiente de demo funcionando │
│ ☐ Lista de features completadas │
│ ☐ Alcance del siguiente hito │
│ ☐ Issues/limitaciones conocidos │
│ │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ REPORTE DE HITO: │
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│ │ HITO COMPLETO: MVP Fase 1 ││
│ │ ││
│ │ ENTREGADO: ││
│ │ • Registro y login de usuario ││
│ │ • Dashboard con analytics ││
│ │ • Reportes básicos ││
│ │ • Diseño mobile-responsive ││
│ │ ││
│ │ DIFERIDO A FASE 2: ││
│ │ • Filtrado avanzado (por discusión Ene 10) ││
│ │ • Export a PDF (agregado al backlog) ││
│ │ ││
│ │ DEMO: https://staging.example.com ││
│ │ ││
│ │ SIGUIENTE HITO: Fase 2 (28 Feb) ││
│ │ Enfoque: Integración pagos, gestión usuarios ││
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Gestionando Expectativas
Discusiones de Alcance
COMUNICACIÓN DE CAMBIOS DE ALCANCE:
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│ CUANDO CLIENTE SOLICITA NUEVA FEATURE: │
│ │
│ NO: │
│ ❌ "Claro, podemos agregar eso" │
│ ❌ "Eso está fuera del alcance" (despectivo) │
│ ❌ Prometer sin evaluar impacto │
│ │
│ SÍ: │
│ ✅ "Déjame evaluar el impacto y te respondo" │
│ ✅ Presentar opciones con trade-offs │
│ ✅ Documentar la decisión │
│ │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ RESPUESTA A CAMBIO DE ALCANCE: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ RE: Agregar feature export a Excel ││
│ │ ││
│ │ Hola [Cliente], ││
│ │ ││
│ │ Gracias por la sugerencia de agregar export a Excel. ││
│ │ He evaluado el impacto: ││
│ │ ││
│ │ OPCIONES: ││
│ │ ││
│ │ 1. Agregar al alcance actual ││
│ │ Impacto: +5 días, +$X ││
│ │ Retrasa lanzamiento a [fecha] ││
│ │ ││
│ │ 2. Agregar a Fase 2 ││
│ │ Sin impacto a Fase 1 ││
│ │ Disponible [fecha Fase 2] ││
│ │ ││
│ │ 3. Versión simplificada ahora ││
│ │ Export básico CSV (+2 días) ││
│ │ Excel completo en Fase 2 ││
│ │ ││
│ │ ¿Cuál prefieres? Feliz de discutir. ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
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Comunicando Problemas
Framework de Malas Noticias
COMUNICANDO RETRASOS O PROBLEMAS:
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│ PRINCIPIOS: │
│ • Comunica temprano, no esperes hasta el último momento │
│ • Sé directo sobre el problema │
│ • Presenta soluciones, no solo problemas │
│ • Toma responsabilidad donde corresponda │
│ │
│ TEMPLATE: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ ASUNTO: Actualización importante - [Proyecto] ││
│ │ ││
│ │ Hola [Cliente], ││
│ │ ││
│ │ Quería informarte de un desafío que enfrentamos: ││
│ │ ││
│ │ SITUACIÓN: ││
│ │ [Describir el problema claramente] ││
│ │ ││
│ │ IMPACTO: ││
│ │ [Explicar cómo afecta timeline/entregables] ││
│ │ ││
│ │ PLAN DE ACCIÓN: ││
│ │ [Pasos que estamos tomando para resolver] ││
│ │ ││
│ │ OPCIONES PARA TI: ││
│ │ [Presentar alternativas si aplica] ││
│ │ ││
│ │ ¿Podemos agendar una llamada para discutir? ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
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Visibilidad en GitScrum
Vista del Cliente
DASHBOARD DE CLIENTE EN GITSCRUM:
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│ PROYECTO: Rediseño Web Acme │
│ ─────────────────────────── │
│ │
│ PROGRESO GENERAL: │
│ ████████████████░░░░░░ 72% │
│ │
│ HITOS: │
│ ├── ✅ Descubrimiento (Completo) │
│ ├── ✅ Diseño (Completo) │
│ ├── 🔄 Desarrollo (En Progreso - 65%) │
│ ├── ○ Testing (Pendiente) │
│ └── ○ Lanzamiento (Pendiente) │
│ │
│ FEATURES RECIENTES: │
│ • Homepage: ✅ Completado │
│ • Páginas de producto: ✅ Completado │
│ • Carrito: 🔄 En Progreso │
│ • Checkout: ○ Pendiente │
│ │
│ PRÓXIMOS PASOS: │
│ • Esta semana: Completar carrito │
│ • Próxima semana: Comenzar checkout │
│ │
│ [Ver detalles →] [Solicitar reunión →] │
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