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Integración de control de tiempo y facturación
Conectar el control de tiempo con facturación elimina la fricción entre registrar trabajo y facturar a clientes. Cuando los desarrolladores registran tiempo en tareas, esos datos deberían fluir directamente a facturas—sin hojas de cálculo, sin copiar y pegar, sin horas facturables perdidas.
Flujo de tiempo a factura
| Paso | Acción | Resultado |
|---|---|---|
| 1 | Registrar tiempo en tareas | Horas registradas con contexto |
| 2 | Revisar tiempo no facturado | Filtrar por proyecto, fecha, equipo |
| 3 | Crear factura | Agregar entradas de tiempo como elementos |
| 4 | Enviar a cliente | Factura profesional con detalles |
| 5 | Marcar como facturado | Prevenir facturación duplicada |
Registrar tiempo en tareas
CONTROL DE TIEMPO EN GitScrum
═════════════════════════════
REGISTRAR HORAS EN UNA TAREA:
─────────────────────────────────────
Vista detalle de tarea → Sección Control de Tiempo
├── Clic en "Registrar Tiempo"
├── Ingresar horas trabajadas
├── Seleccionar fecha
├── Agregar descripción opcional
└── Guardar entrada
DETALLES DE ENTRADA DE TIEMPO:
─────────────────────────────────────
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Registrar Tiempo │
├─────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Horas: [2.5 ] │
│ Fecha: [15 Dic, 2024 ▼] │
│ Descripción: [Trabajo integración API ] │
│ │
│ [Cancelar] [Guardar] │
└─────────────────────────────────────────────────┘
QUÉ SE CAPTURA:
─────────────────────────────────────
Para cada entrada de tiempo:
├── Horas (decimal o h:mm)
├── Fecha trabajada
├── Referencia de tarea
├── Contexto del proyecto
├── Miembro del equipo
├── Descripción (opcional)
└── Estado de facturación
Ver reportes de tiempo
REPORTES DE CONTROL DE TIEMPO
═════════════════════════════
OPCIONES DE FILTRADO:
─────────────────────────────────────
Reportes → Control de Tiempo
├── Rango de fechas: [Últimos 30 días ▼]
├── Proyecto: [Todos los proyectos ▼]
├── Miembro: [Todos los miembros ▼]
├── Estado facturación: [No facturado ▼]
└── [Aplicar filtros]
VISTA DE REPORTE DE TIEMPO:
─────────────────────────────────────
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Reporte de Tiempo - Diciembre 2024 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Filtro: Acme Corp | Todos | No facturado │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ FECHA TAREA MIEMBRO HORAS ESTADO │
│ ────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Dic 15 Integración API Juan 2.5 No fact. │
│ Dic 14 Bug fix login María 1.0 No fact. │
│ Dic 14 Diseño dashboard Juan 3.0 No fact. │
│ Dic 13 Migración BD Pedro 4.5 No fact. │
│ Dic 12 Revisión código María 2.0 No fact. │
│ │
│ TOTAL NO FACTURADO: 13.0 horas │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Crear facturas desde entradas de tiempo
FLUJO DE CREACIÓN DE FACTURAS
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PASO 1: INICIAR NUEVA FACTURA
─────────────────────────────────────
Facturas → Crear Factura
├── Seleccionar cliente
├── Número de factura (auto-generado)
├── Fecha de factura
├── Fecha de vencimiento
└── Términos de pago
PASO 2: AGREGAR ENTRADAS DE TIEMPO
─────────────────────────────────────
En el editor de facturas:
├── Clic "Agregar desde Control de Tiempo"
├── Filtrar por rango, proyecto, miembro
├── Seleccionar entradas a agregar
├── Tiempo se convierte en elementos
└── Horas × Tarifa = Monto
AGREGAR TIEMPO A FACTURA:
─────────────────────────────────────
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Agregar Entradas de Tiempo │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Proyecto: [Acme Dashboard ▼] Fecha: [Dic 1-15 ▼] │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ☑ Dic 15 - Integración API (Juan) 2.5h $250.00 │
│ ☑ Dic 14 - Bug fix login (María) 1.0h $100.00 │
│ ☑ Dic 14 - Diseño dashboard (Juan) 3.0h $300.00 │
│ ☐ Dic 13 - Migración BD (Pedro) 4.5h $450.00 │
│ ☑ Dic 12 - Revisión código (María) 2.0h $200.00 │
│ │
│ Seleccionado: 8.5 horas Total: $850.00 │
│ │
│ [Cancelar] [Agregar a Factura] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
PASO 3: REVISAR ELEMENTOS DE LÍNEA
─────────────────────────────────────
Factura con entradas de tiempo:
├── Cada entrada es un elemento de línea
├── Editar descripciones si es necesario
├── Ajustar tarifas si se requiere
├── Agregar elementos sin tiempo (gastos, cuotas fijas)
└── Revisar totales
Vista previa de factura
FACTURA COMPLETADA
══════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ TU EMPRESA FACTURA #FAC-2024-047 │
│ Calle Tecnología 123 │
│ Ciudad de México Fecha: 16 Dic, 2024 │
│ Vence: 15 Ene, 2025 │
│ │
│ FACTURAR A: │
│ Acme Corporation │
│ Av. Negocios 456 │
│ Guadalajara, Jalisco │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ DESCRIPCIÓN CANT TARIFA MONTO │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ Integración API (Dic 15) 2.5 $100 $250.00 │
│ Corrección bug login (Dic 14) 1.0 $100 $100.00 │
│ Diseño dashboard (Dic 14) 3.0 $100 $300.00 │
│ Revisión de código (Dic 12) 2.0 $100 $200.00 │
│ │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ Subtotal: $850.00 │
│ IVA (16%): $136.00 │
│ │
│ TOTAL: $986.00 │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Términos: Neto 30 │
│ Notas: ¡Gracias por su preferencia! │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Configurar tarifas por hora
CONFIGURACIÓN DE TARIFAS
════════════════════════
TARIFAS A NIVEL DE PROYECTO:
─────────────────────────────────────
Configuración del Proyecto → Facturación
├── Tarifa por hora predeterminada: $100
├── Moneda: USD
└── Configuración de impuestos
TARIFAS POR MIEMBRO:
─────────────────────────────────────
Configuración → Equipo → Perfil de Miembro
├── Tarifa por hora del miembro
├── Sobrescribir predeterminado del proyecto
└── Fecha efectiva
JERARQUÍA DE TARIFAS:
─────────────────────────────────────
Al calcular montos de factura:
1. Verificar tarifa específica del miembro
↓ (si no está configurada)
2. Verificar tarifa del proyecto
↓ (si no está configurada)
3. Usar predeterminado de organización
EJEMPLO:
─────────────────────────────────────
Proyecto: Acme Dashboard ($100/hr predeterminado)
├── Juan (Desarrollador): usa tarifa proyecto → $100/hr
├── María (Dev Senior): tarifa personalizada → $150/hr
└── Pedro (Contratista): tarifa personalizada → $125/hr
Resultado: El tiempo de cada persona calcula a su tarifa
Prevenir facturación duplicada
SEGUIMIENTO DE ESTADO DE FACTURACIÓN
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ESTADOS DE ENTRADA DE TIEMPO:
─────────────────────────────────────
┌─────────────────────┐
│ No facturado │ → Disponible para facturar
├─────────────────────┤
│ En factura │ → Agregado a factura (Borrador)
├─────────────────────┤
│ Facturado │ → Factura enviada a cliente
├─────────────────────┤
│ Pagado │ → Pago recibido
└─────────────────────┘
ACTUALIZACIONES AUTOMÁTICAS:
─────────────────────────────────────
Tiempo registrado → No facturado
Agregado a borrador de factura → En factura
Factura enviada → Facturado
Pago registrado → Pagado
FILTRAR POR ESTADO:
─────────────────────────────────────
Al agregar tiempo a factura:
├── Solo entradas "No facturado" visibles
├── Entradas ya facturadas ocultas
├── Previene facturación duplicada accidental
└── Rastro de auditoría claro
INDICADORES VISUALES:
─────────────────────────────────────
En reportes de tiempo:
├── 🔵 No facturado - Disponible
├── 🟡 En factura - En borrador
├── 🟢 Facturado - Enviado a cliente
└── ✓ Pagado - Pago recibido
Integración con sistemas externos
HERRAMIENTAS DE FACTURACIÓN EXTERNAS
════════════════════════════════════
OPCIONES DE EXPORTACIÓN:
─────────────────────────────────────
Si usas facturación externa:
├── Exportar reporte de tiempo (CSV/Excel)
├── Filtrar por estado de facturación
├── Importar a QuickBooks, Xero, etc.
└── Marcar como facturado en GitScrum
INTEGRACIÓN ZAPIER/PABBLY:
─────────────────────────────────────
Automatizar con disparadores:
├── Nueva entrada de tiempo → Agregar a hoja de cálculo
├── Factura creada → Notificar contabilidad
├── Pago recibido → Actualizar CRM
└── 3000+ conexiones de apps
ACCESO API:
─────────────────────────────────────
Para integraciones personalizadas:
├── Endpoint de entradas de tiempo
├── Endpoint de facturas
├── Webhooks para eventos
└── Documentación API completa
Reportes y análisis
ANALÍTICAS DE FACTURACIÓN
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DASHBOARD DE INGRESOS:
─────────────────────────────────────
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Resumen de Facturación - Q4 2024 │
├─────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Total Horas Registradas: 842 │
│ Horas Facturables: 756 │
│ Tasa de Utilización: 89.8% │
│ │
│ Facturado: $72,400 │
│ Cobrado: $65,200 │
│ Pendiente: $7,200 │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────┘
POR PROYECTO:
─────────────────────────────────────
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Proyecto Horas Facturado Pendiente │
│ ─────────────────────────────────────────────── │
│ Acme Dashboard 245 $24,500 $2,100 │
│ Plataforma Beta 189 $18,900 $0 │
│ Portal Cliente 322 $29,000 $5,100 │
└─────────────────────────────────────────────────┘
Pasos de implementación
GUÍA DE CONFIGURACIÓN
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PASO 1: CONFIGURAR TARIFAS
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Configuración → Facturación
├── Establecer tarifa predeterminada
├── Configurar moneda
├── Establecer términos de pago
└── Agregar impuestos si aplica
PASO 2: ESTABLECER TARIFAS POR PROYECTO
─────────────────────────────────────
Para cada proyecto de cliente:
├── Config. Proyecto → Facturación
├── Establecer tarifa específica (o usar predeterminada)
├── Configurar información del cliente
└── Establecer prefijo de factura
PASO 3: CONFIGURAR TARIFAS DEL EQUIPO
─────────────────────────────────────
Para precios variables:
├── Configuración → Equipo → Miembros
├── Establecer tarifas individuales donde sea necesario
├── Documentar fechas efectivas
└── Comunicar al equipo
PASO 4: CAPACITAR AL EQUIPO
─────────────────────────────────────
Compartir con equipo:
├── Cómo registrar tiempo en tareas
├── Detalle de descripción requerido
├── Expectativas de facturación
└── Trabajo no facturable vs facturable
PASO 5: ESTABLECER FLUJO DE FACTURACIÓN
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Definir proceso:
├── Frecuencia de facturación (semanal/mensual)
├── Revisión antes de facturar
├── Flujo de aprobación de facturas
└── Seguimiento de pagos
Mejores prácticas
- Registrar tiempo diariamente - Capturar horas precisas antes de olvidar detalles
- Agregar descripciones - Incluir contexto suficiente para elementos claros
- Configurar tarifas por adelantado - Establecer precios antes de comenzar trabajo
- Revisar antes de facturar - Verificar horas con equipo antes de enviar
- Facturar regularmente - Facturar consistentemente (semanal o quincenal)
- Rastrear utilización - Monitorear ratio facturable vs no facturable
- Usar descripciones consistentes - Descripciones amigables para el cliente
- Exportar para registros - Mantener respaldos de datos de facturación