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Configurando Seguimiento de Tiempo para Facturación
El seguimiento de tiempo preciso es esencial para facturación de agencias, rentabilidad de proyectos y planificación de capacidad. Un seguimiento de tiempo mal configurado lleva a pérdida de ingresos, facturas disputadas y estimaciones inexactas. El seguimiento de tiempo de GitScrum se integra sin problemas con tareas para capturar horas facturables sin esfuerzo.
Desafíos del Seguimiento de Tiempo
| Desafío | Impacto | Solución |
|---|---|---|
| Entradas de tiempo olvidadas | Pérdida de ingresos | Seguimiento fácil en tiempo real |
| Sin contexto de tarea | Facturas poco claras | Tiempo vinculado a tareas |
| Todas las horas marcadas facturables | Disputas de cliente | Categorización clara |
| Estimaciones inexactas | Excesos de presupuesto | Comparación histórica |
| Sin proceso de aprobación | Errores en facturación | Flujo de revisión |
Configuración de Seguimiento de Tiempo
Configuración Básica
CONFIGURACIÓN DE SEGUIMIENTO DE TIEMPO
══════════════════════════════════════
CONFIGURACIÓN DE ORGANIZACIÓN:
├── Seguimiento de tiempo: Habilitado
├── Redondeo default: 15 minutos
├── Entrada mínima: 15 minutos
├── Requerir descripción: Sí
├── Requerir vínculo a tarea: Sí
└── Recordatorio semanal: Viernes 4pm
CONFIGURACIÓN DE FACTURABLES:
├── Default: Facturable
├── Override por proyecto: Sí
├── Categorías: Facturable, No-facturable, Interno
└── Tarifa cliente: Por proyecto/tipo de tarea
FLUJO DE APROBACIÓN:
├── Aprobación requerida: Sí
├── Aprobador: Project manager
├── Bloquear después de aprobación: Sí
└── Ventana de edición: 7 días
Configuración de Tarifas
ESTRUCTURA DE TARIFAS DE FACTURACIÓN
════════════════════════════════════
NIVELES DE TARIFA:
├── Default de organización: $150/hr
├── Override por proyecto: Por cliente
├── Basado en rol: Por miembro del equipo
└── Tipo de tarea: Por categoría de trabajo
EJEMPLO DE SETUP:
─────────────────────────────────────
Cliente: Acme Corp
Tarifa del Proyecto: $125/hr
Tarifas por Rol:
├── Desarrollador Senior: $150/hr
├── Desarrollador: $125/hr
├── Diseñador: $140/hr
└── Project Manager: $130/hr
Tarifas por Tipo de Tarea:
├── Desarrollo: $125/hr
├── Diseño: $140/hr
├── Consultoría: $175/hr
├── Soporte: $100/hr
└── Admin: No-facturable
─────────────────────────────────────
Flujo de Entrada de Tiempo
Registrando Tiempo
PROCESO DE ENTRADA DE TIEMPO
════════════════════════════
MÉTODO 1: Timer
─────────────────────────────────────
1. Abrir tarea
2. Click "Iniciar Timer"
3. Trabajar en tarea
4. Click "Detener Timer"
5. Agregar descripción
6. Enviar
MÉTODO 2: Entrada Manual
─────────────────────────────────────
1. Abrir tarea o log de tiempo
2. Ingresar fecha, duración
3. Seleccionar facturable/no-facturable
4. Agregar descripción
5. Enviar
MÉTODO 3: Entrada Masiva (fin del día)
─────────────────────────────────────
1. Abrir vista de log de tiempo
2. Agregar entradas para cada tarea
3. Revisar totales
4. Enviar todas
Mejores Prácticas de Entrada
EJEMPLO DE BUENA ENTRADA DE TIEMPO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ Fecha: 15 de Marzo, 2024 │
│ Duración: 2h 30m │
│ Tarea: AUTH-123 - Implementar login OAuth │
│ Tipo: Facturable │
│ Descripción: Implementación del flujo OAuth con Google, │
│ testing de casos edge, code review fixes │
│ │
│ ✓ Específico sobre trabajo realizado │
│ ✓ Vinculado a tarea │
│ ✓ Categorizado correctamente │
│ ✓ Descripción clara para factura │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
EJEMPLO DE MALA ENTRADA:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ Duración: 8h │
│ Tarea: Ninguna │
│ Descripción: "Desarrollo" │
│ │
│ ✗ Sin tarea vinculada │
│ ✗ Descripción vaga │
│ ✗ Probablemente inexacto │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Flujo de Aprobación
Proceso de Review
FLUJO DE APROBACIÓN DE TIEMPO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ 1. ENVÍO │
│ └── Miembro del equipo registra tiempo │
│ │
│ 2. PENDIENTE APROBACIÓN │
│ └── Entradas aparecen en cola del manager │
│ │
│ 3. REVIEW │
│ ├── Verificar descripciones │
│ ├── Confirmar categorización │
│ ├── Validar duraciones │
│ └── Aprobar o devolver │
│ │
│ 4. APROBADO │
│ └── Tiempo bloqueado, listo para facturación │
│ │
│ 5. FACTURADO │
│ └── Incluido en factura a cliente │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Reportes de Facturación
Dashboard de Tiempo
DASHBOARD DE FACTURACIÓN:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ CLIENTE: Acme Corp │
│ PERÍODO: Marzo 2024 │
│ │
│ RESUMEN: │
│ ├── Horas facturables: 156h │
│ ├── Horas no-facturables: 24h │
│ ├── Tarifa promedio: $132/hr │
│ └── Total facturable: $20,592 │
│ │
│ POR TIPO DE TRABAJO: │
│ ├── Desarrollo: 98h ($12,250) │
│ ├── Diseño: 32h ($4,480) │
│ ├── Reuniones: 18h ($2,340) │
│ └── PM: 8h ($1,040) │
│ │
│ ESTADO DE APROBACIÓN: │
│ ├── Aprobado: 140h │
│ ├── Pendiente: 16h │
│ └── Devuelto: 0h │
│ │
│ [Generar Factura] [Exportar Detalles] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘