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Mejorando Comunicación con Stakeholders
La comunicación fuerte con stakeholders construye confianza, reduce sorpresas y asegura que los proyectos se mantengan alineados con las necesidades del negocio. GitScrum proporciona dashboards de visibilidad, reportes de progreso y herramientas de comunicación que mantienen a los stakeholders informados sin interrumpir el enfoque del equipo.
Necesidades de Stakeholders
Entendiendo Audiencias
MATRIZ DE COMUNICACIÓN CON STAKEHOLDERS:
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│ │
│ EJECUTIVOS: │
│ Necesitan: Resumen estratégico, ROI, riesgos mayores │
│ Frecuencia: Mensual + updates críticos │
│ Formato: Resumen ejecutivo, métricas clave │
│ Nivel de detalle: Outcomes de alto nivel │
│ │
│ PRODUCT MANAGERS: │
│ Necesitan: Progreso de features, timeline, trade-offs │
│ Frecuencia: Semanal + límites de sprint │
│ Formato: Estado por feature, burndown │
│ Nivel de detalle: Features y milestones │
│ │
│ PROJECT MANAGERS: │
│ Necesitan: Timeline, recursos, dependencias, riesgos │
│ Frecuencia: Semanal │
│ Formato: Gantt, registro de riesgos, vista de recursos │
│ Nivel de detalle: Milestones de proyecto │
│ │
│ STAKEHOLDERS DE NEGOCIO: │
│ Necesitan: Cuándo estará lista la feature, qué bloquea │
│ Frecuencia: Sprint demos + updates de sus features │
│ Formato: Demo, lenguaje de impacto de negocio │
│ Nivel de detalle: Funcionalidad visible para usuario │
│ │
│ LIDERAZGO TÉCNICO: │
│ Necesitan: Progreso técnico, decisiones de arquitectura │
│ Frecuencia: Sync técnico semanal │
│ Formato: Métricas técnicas, log de decisiones │
│ Nivel de detalle: Especificidades técnicas │
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Tipos de Información
QUÉ NECESITAN VS QUÉ NO NECESITAN STAKEHOLDERS:
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│ │
│ STAKEHOLDERS NECESITAN: │
│ ✓ Progreso hacia objetivos comprometidos │
│ ✓ Confianza de timeline y cambios │
│ ✓ Riesgos que pueden impactar entrega │
│ ✓ Decisiones que requieren su input │
│ ✓ Bloqueadores de dependencias externas │
│ ✓ Impacto de cambios de scope │
│ │
│ STAKEHOLDERS NO NECESITAN: │
│ ✗ Updates diarios a nivel de tarea │
│ ✗ Debates técnicos internos │
│ ✗ Estado individual de desarrolladores │
│ ✗ Cada bug encontrado y arreglado │
│ ✗ Detalles de ceremonias de proceso │
│ ✗ Feedback de code review │
│ │
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Formatos de Comunicación
Update Semanal
PLANTILLA DE UPDATE SEMANAL:
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│ │
│ PROYECTO: [Nombre] | SEMANA: [Fecha] │
│ │
│ ESTADO GENERAL: 🟢 En track / 🟡 En riesgo / 🔴 Atrasado │
│ │
│ PROGRESO ESTA SEMANA: │
│ • Feature A completada y en staging │
│ • Feature B 70% completa, en track │
│ • Performance: 3 de 5 mejoras implementadas │
│ │
│ PRÓXIMA SEMANA: │
│ • Completar Feature B │
│ • Comenzar testing de integración │
│ • Revisión de diseño Feature C │
│ │
│ RIESGOS/BLOQUEADORES: │
│ ⚠️ Esperando respuesta de API externa (3 días) │
│ ⚠️ Capacidad de QA reducida próxima semana │
│ │
│ DECISIONES NECESARIAS: │
│ 📋 ¿Priorizar Feature D o E para próximo sprint? │
│ │
│ MÉTRICAS CLAVE: │
│ Sprint completion: 85% | Velocity: 32 pts | Bugs: 3 │
│ │
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Dashboard para Stakeholders
DASHBOARD DE STAKEHOLDERS EN GITSCRUM:
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│ │
│ VISTA DE MILESTONE: │
│ ────────────────────────────────────────────────────── │
│ Q1 Release [████████████████░░░░] 80% │
│ Fecha objetivo: 15 Mar | Confianza: Alta │
│ │
│ Feature Checkout [████████████████████] 100% ✓ │
│ Feature Pagos [████████████████░░░░] 80% │
│ Feature Reportes [████████░░░░░░░░░░░░] 40% │
│ │
│ TIMELINE: │
│ ────────────────────────────────────────────────────── │
│ Feb 1 Feb 15 Mar 1 Mar 15 Abr 1 │
│ ├─────────┼─────────┼──────────┼─────────┤ │
│ │■■■■■■■■■│■■■■■■■■■│■■■■■░░░░░│ │ │
│ │ Sprint │ Sprint │ Sprint │ Buffer │ │
│ │ 23 │ 24 │ 25 │ │ │
│ │
│ RESUMEN DE RIESGOS: │
│ ────────────────────────────────────────────────────── │
│ 🟢 2 riesgos bajos | 🟡 1 riesgo medio | 🔴 0 riesgos altos │
│ │
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Gestión de Reuniones
ESTRUCTURA DE REUNIONES CON STAKEHOLDERS:
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│ SPRINT REVIEW (cada 2 semanas, 1 hora): │
│ • Demo de funcionalidad completada │
│ • Feedback de stakeholders │
│ • Ajustes de prioridad si necesario │
│ │
│ SYNC MENSUAL (30 min): │
│ • Progreso hacia objectives trimestrales │
│ • Riesgos y mitigaciones │
│ • Decisiones estratégicas │
│ │
│ AD-HOC (cuando sea necesario): │
│ • Cambios mayores de scope │
│ • Escalaciones │
│ • Decisiones críticas │
│ │
│ REGLA: Toda información de reunión debe ser │
│ accesible async después para quienes no asistieron │
│ │
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Comunicación de Malas Noticias
COMUNICANDO PROBLEMAS:
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│ │
│ PRINCIPIO: Temprano, honesto, con opciones │
│ │
│ ESTRUCTURA: │
│ 1. SITUACIÓN: Qué está pasando │
│ 2. IMPACTO: Qué significa para el proyecto │
│ 3. CAUSA: Por qué sucedió (sin culpar) │
│ 4. OPCIONES: Qué podemos hacer │
│ 5. RECOMENDACIÓN: Qué sugerimos │
│ │
│ EJEMPLO: │
│ "La integración de pagos está retrasada 1 semana debido │
│ a API del proveedor no documentada (situación). Esto │
│ afecta el release de Q1 (impacto). Descubrimos issues │
│ de compatibilidad durante integración (causa). │
│ │
│ Opciones: │
│ A) Retrasar release 1 semana │
│ B) Lanzar sin pagos, añadir en fast-follow │
│ C) Usar proveedor alternativo (2 semanas más) │
│ │
│ Recomendamos opción B por balance de riesgo/tiempo." │
│ │
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Mejores Prácticas
- Comunicar en lenguaje de negocio no técnico
- Proactivo mejor que reactivo - informar antes que pregunten
- Consistencia en formato y frecuencia
- Dashboard accesible para self-service
- Escalar temprano cuando hay problemas
- Documentar decisiones para referencia futura