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Integrando Rastreamento de Tempo com Faturamento
Para agências e freelancers, rastreamento de tempo não é apenas sobre produtividade—é sobre receita. Conectar tempo ao faturamento reduz disputas de faturas, melhora precisão e fornece insights sobre lucratividade de projetos. Este guia cobre abordagens práticas para integração de faturamento.
Requisitos de Faturamento
| Dado | Propósito | Obrigatório |
|---|---|---|
| Duração | Valor a cobrar | ✓ Sim |
| Projeto/Cliente | Quem cobrar | ✓ Sim |
| Descrição | Justificar tempo | ✓ Sim |
| Flag faturável | Incluir/excluir | ✓ Sim |
| Taxa | Calcular custo | ✓ Sim |
Configuração de Entrada de Tempo
Rastreamento de Tempo Faturável
ENTRADA DE TEMPO PARA FATURAMENTO
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REQUISITOS DA ENTRADA:
─────────────────────────────────────
Cada entrada precisa:
├── Data: Quando o trabalho aconteceu
├── Duração: Quanto tempo
├── Projeto: Cliente/projeto
├── Tarefa: O que foi feito
├── Descrição: Detalhes para fatura
├── Faturável: Sim/Não
├── Taxa: (frequentemente automática)
└── Entradas completas
BOAS DESCRIÇÕES:
─────────────────────────────────────
Para itens de linha da fatura:
├── Específico sobre o que foi feito
├── Cliente consegue entender
├── Não muito técnico
├── Justifica o tempo
└── Reduz questionamentos
Exemplos:
❌ "Desenvolvimento" (muito vago)
❌ "Bug corrigido no userController.js linha 47" (muito técnico)
✅ "Corrigido problema de autenticação no login"
✅ "Implementada funcionalidade de reset de senha"
✅ "Revisado e testado fluxo de checkout"
FATURÁVEL VS NÃO-FATURÁVEL:
─────────────────────────────────────
Faturável:
├── Trabalho solicitado pelo cliente
├── Entregas contratadas
├── Correção de bugs (geralmente)
├── Reuniões com cliente
└── Diretamente atribuível
Não-faturável:
├── Reuniões internas
├── Trabalho administrativo
├── Aprendizado/treinamento
├── Retrabalho por erros próprios
├── Vendas/propostas
└── Custos operacionais
Configuração de Taxas
Múltiplas Estruturas de Taxa
CONFIGURAÇÃO DE TAXAS
═════════════════════
POR MEMBRO DO TIME:
─────────────────────────────────────
Taxas diferentes por pessoa:
├── Desenvolvedor Sênior: R$300/hr
├── Desenvolvedor: R$240/hr
├── Desenvolvedor Júnior: R$160/hr
├── Designer: R$260/hr
├── PM: R$200/hr
└── Automático baseado em quem
POR PROJETO:
─────────────────────────────────────
Taxas específicas por cliente:
├── Cliente A: R$280/hr
├── Cliente B: R$240/hr (desconto volume)
├── Cliente C: R$320/hr (trabalho urgente)
├── Acordado em contrato
└── Automático por projeto
POR TIPO DE TAREFA:
─────────────────────────────────────
Diferentes tipos de trabalho:
├── Desenvolvimento: R$260/hr
├── Design: R$240/hr
├── Consultoria: R$350/hr
├── Suporte: R$200/hr
├── Tag na entrada de tempo
└── Taxa segue a tag
TAXAS COMBINADAS:
─────────────────────────────────────
Taxa única para projeto:
├── Média entre o time
├── Mais simples para cliente
├── Menos detalhe na fatura
├── Bom para times fixos
└── R$250/hr combinado
Fluxo de Faturamento
Processo Completo
FLUXO DE TEMPO PARA FATURA
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ETAPA 1: REGISTRO DE TEMPO
─────────────────────────────────────
Durante o trabalho:
├── Iniciar timer ao começar tarefa
├── Parar ao finalizar
├── Adicionar descrição clara
├── Marcar como faturável
└── Revisar antes de submeter
ETAPA 2: REVISÃO SEMANAL
─────────────────────────────────────
Fim da semana:
├── Verificar entradas completas
├── Corrigir descrições vagas
├── Confirmar categorização
├── Aprovar para faturamento
└── Resolver discrepâncias
ETAPA 3: GERAÇÃO DE FATURA
─────────────────────────────────────
Ciclo de faturamento:
├── Exportar tempo aprovado
├── Agrupar por projeto/cliente
├── Aplicar taxas corretas
├── Gerar fatura
└── Enviar para aprovação
ETAPA 4: ENVIO E ACOMPANHAMENTO
─────────────────────────────────────
Pós-aprovação:
├── Enviar fatura ao cliente
├── Anexar relatório detalhado
├── Acompanhar pagamento
├── Reconciliar recebimentos
└── Atualizar lucratividade
Automação do Processo
INTEGRAÇÕES DE FATURAMENTO
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EXPORTAÇÃO PARA CONTABILIDADE:
─────────────────────────────────────
GitScrum → Software de Faturamento
Formatos suportados:
├── CSV (universal)
├── QuickBooks Online
├── Xero
├── FreshBooks
├── Nota Fiscal (Brasil)
└── SAP (empresarial)
DADOS EXPORTADOS:
─────────────────────────────────────
┌────────────────────────────────────────────┐
│ Data │ Projeto │ Horas │ Valor │
├───────────┼─────────────┼───────┼─────────┤
│ 15/01 │ Portal CRM │ 4.5h │ R$1170 │
│ 15/01 │ App Mobile │ 3.0h │ R$ 780 │
│ 16/01 │ Portal CRM │ 6.0h │ R$1560 │
│ 16/01 │ Consultoria │ 2.0h │ R$ 700 │
├───────────┴─────────────┴───────┴─────────┤
│ TOTAL PERÍODO: 15.5h │ R$4.210 │
└───────────────────────────────────────────┘
Relatórios de Lucratividade
Análise por Projeto
DASHBOARD DE LUCRATIVIDADE
══════════════════════════
PROJETO: Portal CRM
─────────────────────────────────────
┌────────────────────────────────────────────┐
│ RECEITA vs CUSTO │
├────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Faturado: R$ 45.000 │
│ Custo interno: R$ 28.000 │
│ ───────────────────────── │
│ Margem bruta: R$ 17.000 (37.8%) │
│ │
│ BREAKDOWN: │
│ Desenvolvimento: 120h × R$260 = R$31.200 │
│ Design: 40h × R$240 = R$ 9.600 │
│ PM: 20h × R$200 = R$ 4.000 │
│ ───────────────────────── │
│ Total faturado: 180h = R$44.800 │
│ │
│ Não-faturável: 25h (13.8% overhead) │
│ │
└────────────────────────────────────────────┘
TENDÊNCIA MENSAL:
─────────────────────────────────────
Jan: ████████████░░░░░░░░ 58% margem
Fev: ██████████░░░░░░░░░░ 52% margem
Mar: ████████░░░░░░░░░░░░ 41% margem ⚠️
Abr: ██████████████░░░░░░ 68% margem ✓
Alertas de Margem
SISTEMA DE ALERTAS
══════════════════
CONFIGURAÇÃO DE LIMITES:
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├── Margem saudável: > 40% ✅
├── Margem atenção: 30-40% ⚠️
├── Margem crítica: < 30% 🔴
└── Break-even: 0% 💀
ALERTAS AUTOMÁTICOS:
─────────────────────────────────────
🔴 Projeto "App Mobile"
Margem atual: 22%
Causa: 45h não-faturável (bugs)
Ação: Revisar escopo com cliente
⚠️ Projeto "E-commerce"
Margem atual: 35%
Causa: Escopo expandido
Ação: Negociar change request
✅ Projeto "Portal CRM"
Margem atual: 52%
Status: Dentro do esperado
Resolução de Disputas
Justificativa de Tempo
DOCUMENTAÇÃO PARA DISPUTAS
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CLIENTE QUESTIONA: "Por que 8 horas nessa tarefa?"
─────────────────────────────────────
RESPOSTA RUIM:
"Desenvolvimento da feature"
RESPOSTA BOA:
─────────────────────────────────────
┌────────────────────────────────────────────┐
│ Tarefa: Implementar filtro de busca │
├────────────────────────────────────────────┤
│ 16/01 - 3h - Análise e planejamento │
│ • Revisar requisitos com PO │
│ • Mapear campos filtráveis │
│ • Definir estrutura de dados │
│ │
│ 17/01 - 4h - Implementação │
│ • Desenvolver componente de filtro │
│ • Integrar com API existente │
│ • Adicionar validações │
│ │
│ 17/01 - 1h - Testes e ajustes │
│ • Testes unitários │
│ • Testes de integração │
│ • Correções de edge cases │
├────────────────────────────────────────────┤
│ Total: 8 horas │
└────────────────────────────────────────────┘
Melhores Práticas
Checklist de Implementação
CHECKLIST DE SUCESSO
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CONFIGURAÇÃO:
☐ Definir categorias faturável/não-faturável
☐ Configurar taxas por projeto/pessoa/tipo
☐ Criar templates de descrição
☐ Integrar com software de faturamento
PROCESSO:
☐ Treinar time em boas descrições
☐ Estabelecer revisão semanal
☐ Definir ciclo de faturamento
☐ Criar processo de aprovação
MONITORAMENTO:
☐ Dashboard de lucratividade
☐ Alertas de margem
☐ Relatórios mensais
☐ Análise de tendências
A integração de rastreamento de tempo com faturamento transforma dados de trabalho em receita previsível e insights acionáveis sobre a saúde financeira dos projetos.