Estratégias de Otimização de Workflow

Otimização de workflow é sobre remover fricção entre trabalho começando e valor entregue. Cada espera, handoff e passo desnecessário adiciona atraso. Otimizar workflow significa encontrar e eliminar esses atrasos para criar fluxo suave e rápido da ideia à produção.

Análise de Workflow

Entendendo Seu Workflow

Mapeando Estado Atual

MAPEAMENTO DE WORKFLOW
══════════════════════

PASSO 1: IDENTIFICAR ESTÁGIOS
─────────────────────────────────────
Liste cada estado pelo qual o trabalho passa:

Backlog → Refinado → Sprint → Em Progresso →
Code Review → QA → Staging → Produção

Inclua estados de espera:
├── Aguardando review
├── Aguardando QA
├── Aguardando deploy
├── Aguardando aprovação
└── Frequentemente ocultos mas significativos

PASSO 2: MEDIR TEMPO EM CADA
─────────────────────────────────────
Rastreie tempo real por estágio:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Timeline de Tarefa Típica                             │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                         │
│  Backlog:        5 dias  ████████████████████          │
│  Em Progresso:   2 dias  ████████                      │
│  Code Review:    3 dias  ████████████                  │
│  Teste QA:       1 dia   ████                          │
│  Deploy:         2 dias  ████████                      │
│  ─────────────────────────────────────────────          │
│  Total:         13 dias                                │
│                                                         │
│  Trabalho Ativo: 3 dias (23%)                          │
│  Esperando:     10 dias (77%)                          │
│                                                         │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

INSIGHT: 77% esperando, não trabalhando.
Oportunidade de otimização é enorme.

PASSO 3: ENCONTRAR GARGALOS
─────────────────────────────────────
Gargalo = Estágio onde trabalho acumula

Sinais:
├── Itens esperando para entrar no estágio
├── Tempo longo naquele estágio
├── Estágios anteriores com fome
├── Estágios seguintes com fome
└── Todos culpam esse estágio

Gargalos comuns:
├── Code Review (reviewers insuficientes)
├── QA (testes manuais)
├── Deploy (processo complexo)
├── Aprovação (disponibilidade de stakeholder)
└── Pessoa única (férias = bloqueado)

Estratégias de Otimização

Reduzir Tempo de Espera

ELIMINANDO TEMPO DE ESPERA
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ESPERA DE CODE REVIEW:
─────────────────────────────────────
Problema: PRs esperam 2-3 dias por review

Soluções:
├── SLA de review (24 horas máximo)
├── Horário dedicado para review (bloco diário)
├── Auto-atribuir reviewers
├── PRs menores (mais rápido revisar)
├── Visibilidade da fila de review
└── Incentivar review (conta como trabalho)

Resultado: 3 dias → 1 dia

ESPERA DE APROVAÇÃO:
─────────────────────────────────────
Problema: Esperando aprovação de stakeholder

Soluções:
├── Definir quem pode aprovar o que
├── Escalação se sem resposta
├── Aprovação async (não reuniões)
├── Default-approve com timeout
├── Reduzir o que precisa aprovação
└── Empoderar decisões do time

Resultado: 2 dias → 0.5 dia

ESPERA DE DEPLOY:
─────────────────────────────────────
Problema: Deploys só semanalmente

Soluções:
├── CI/CD automatizado
├── Deploy contínuo
├── Feature flags
├── Rollback automatizado
├── Menos burocracia de aprovação
└── Confiança através de testes

Resultado: 7 dias → On merge

Reduzir Handoffs

MINIMIZANDO TRANSFERÊNCIAS
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PROBLEMA DE HANDOFFS:
─────────────────────────────────────
Cada handoff:
├── Tempo de espera
├── Perda de contexto
├── Oportunidade de erro
├── Retrabalho potencial
└── Adiciona lead time

TRADICIONAL (MUITOS HANDOFFS):
─────────────────────────────────────
Dev → Code Review → QA → Staging → 
Approval → Production

5 handoffs, cada um adiciona delay

OTIMIZADO (MENOS HANDOFFS):
─────────────────────────────────────
Squad cross-functional:
├── Dev faz testes automatizados
├── Pair programming (review built-in)
├── QA embedded no time
├── Deploy automatizado
└── Feature flag para stakeholder

Resultado: Menos esperas, mais fluxo

Limitar WIP

CONTROLE DE WORK IN PROGRESS
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POR QUE LIMITAR WIP:
─────────────────────────────────────
Lei de Little:
Lead Time = WIP / Throughput

Menos WIP = Menor Lead Time
(assumindo throughput constante)

EXEMPLO:
─────────────────────────────────────
Antes (WIP alto):
├── 20 items em progresso
├── Throughput: 10/semana
├── Lead Time: 2 semanas
├── Context switching alto
└── Nada termina rápido

Depois (WIP limitado):
├── 5 items em progresso
├── Throughput: 10/semana (mesmo)
├── Lead Time: 0.5 semana
├── Foco melhorado
└── Coisas terminam rápido

IMPLEMENTANDO LIMITES:
─────────────────────────────────────
GitScrum → Board Settings:
├── Em Progresso: max 4
├── Code Review: max 3
├── QA: max 2
└── Forçar limites

Automatização

O Que Automatizar

AUTOMAÇÃO PARA FLUXO
════════════════════

AUTOMAÇÕES DE ALTO IMPACTO:
─────────────────────────────────────
1. STATUS AUTOMÁTICO:
   PR aberto → "Em Review"
   PR mergeado → "Done"
   → Sem update manual

2. ATRIBUIÇÃO AUTOMÁTICA:
   Status → "QA" → Atribuir @qa-lead
   Bug criado → Rotação de on-call
   → Sem espera por atribuição

3. NOTIFICAÇÕES INTELIGENTES:
   Bloqueado > 24h → Alertar SM
   Due date em 24h → Lembrar assignee
   → Proativo, não reativo

4. DEPLOY AUTOMATIZADO:
   Merge → Build → Test → Deploy Staging
   Tag → Deploy Production
   → Minutos, não dias

CALCULANDO ROI:
─────────────────────────────────────
Tempo economizado × frequência
÷ tempo para automatizar + manutenção

Se > 1, automatize.

Implementação no GitScrum

Visualizando Fluxo

CONFIGURAÇÃO DE BOARD PARA FLUXO
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COLUNAS OTIMIZADAS:
─────────────────────────────────────
Backlog | Refinado | Em Dev [3] | 
Review [2] | QA [2] | Done

Com WIP limits visíveis.

SWIMLANES PARA INSIGHT:
─────────────────────────────────────
Por tipo:
├── Features
├── Bugs
└── Tech Debt

Por prioridade:
├── Expedite (sem WIP limit)
├── Normal
└── Low priority

MÉTRICAS DE FLUXO:
─────────────────────────────────────
Dashboard mostrando:
├── Cycle time médio
├── Lead time médio
├── WIP atual
├── Throughput semanal
├── Items aging (> X dias)
└── Gargalos (coluna cheia)

Cumulative Flow Diagram

USANDO CFD PARA OTIMIZAÇÃO
══════════════════════════

O QUE O CFD MOSTRA:
─────────────────────────────────────
Bandas empilhadas ao longo do tempo:
├── Largura da banda = WIP naquele estágio
├── Inclinação = Throughput
├── Paralelo = Fluxo saudável
├── Divergindo = Problema
└── Convergindo = Gargalo sendo resolvido

LENDO O CFD:
─────────────────────────────────────
Itens
40│         ████████████████████ Done
  │     ████████████████░░░░░░░░
35│  ████████████░░░░░░░░░░░░░░░░░ Testing
  │████████░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
30│░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ In Progress
  └────────────────────────────────→
     Semana 1   2    3    4    5

Banda "Testing" engrossando = gargalo
Ação: Adicionar capacidade de QA

USANDO PARA MELHORIAS:
─────────────────────────────────────
1. Identifique banda engrossando
2. Investigue causa
3. Implemente solução
4. Observe CFD melhorando
5. Repita para próximo gargalo

Melhoria Contínua

Ciclo PDCA

MELHORIA ITERATIVA
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PLAN (Planejar):
─────────────────────────────────────
├── Identificar maior gargalo
├── Analisar causa raiz
├── Definir experimento
├── Estabelecer métrica de sucesso
└── Definir timeline

DO (Executar):
─────────────────────────────────────
├── Implementar mudança
├── Período de teste (2-4 semanas)
├── Coletar dados
├── Observar comportamento
└── Documentar aprendizados

CHECK (Verificar):
─────────────────────────────────────
├── Comparar antes vs depois
├── Métrica melhorou?
├── Efeitos colaterais?
├── Sustentável?
└── Conclusão: sucesso/falha

ACT (Agir):
─────────────────────────────────────
Se sucesso:
├── Padronizar mudança
├── Documentar processo
├── Treinar time
└── Próximo gargalo

Se falha:
├── Analisar por que
├── Ajustar abordagem
├── Tentar novamente
└── Ou tentar outra solução

Retrospectivas de Fluxo

RETRO FOCADA EM WORKFLOW
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DADOS PARA TRAZER:
─────────────────────────────────────
├── Cycle time últimas 4 semanas
├── Items que demoraram mais
├── Onde ficaram parados
├── Bloqueios recorrentes
└── CFD do período

PERGUNTAS PARA DISCUTIR:
─────────────────────────────────────
├── "Onde trabalho ficou parado mais tempo?"
├── "O que causou os maiores atrasos?"
├── "Quais handoffs podemos eliminar?"
├── "O que podemos automatizar?"
└── "O WIP limit está funcionando?"

AÇÕES TÍPICAS:
─────────────────────────────────────
├── Reduzir WIP limit de 5 para 3
├── Criar SLA de review de 24h
├── Automatizar deploy para staging
├── Adicionar capacidade de QA
└── Eliminar aprovação desnecessária

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