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Mejores Prácticas de Kickoff de Proyecto
Cómo empiezas un proyecto moldea todo lo que sigue. Un buen kickoff crea alineación, entusiasmo, y claridad. Un mal kickoff—o ninguno—lleva a confusión, expectativas desalineadas, y esfuerzo desperdiciado.
Elementos del Kickoff
| Elemento | Propósito | Tiempo |
|---|---|---|
| Objetivos | Por qué lo hacemos | 10 min |
| Equipo | Quiénes están involucrados | 10 min |
| Scope | Qué está incluido | 15 min |
| Timeline | Cuándo pasan las cosas | 10 min |
| Riesgos | Qué podría salir mal | 10 min |
| Próximos pasos | Qué pasa ahora | 10 min |
Preparación
PREPARACIÓN DEL KICKOFF
═══════════════════════
1-2 SEMANAS ANTES:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ ☐ Definir objetivos y criterios de éxito │
│ ☐ Identificar stakeholders clave │
│ ☐ Determinar scope inicial │
│ ☐ Draft de timeline y milestones │
│ ☐ Identificar riesgos conocidos │
│ ☐ Preparar materiales de presentación │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
1 SEMANA ANTES:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ ☐ Enviar invitación con agenda │
│ ☐ Compartir pre-read (si hay) │
│ ☐ Confirmar asistencia │
│ ☐ Reservar sala/setup video │
│ ☐ Preparar proyecto en GitScrum │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
DÍA ANTES:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ ☐ Revisar presentación │
│ ☐ Confirmar tecnología funciona │
│ ☐ Enviar recordatorio │
│ ☐ Preparar notas para documentar │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Agenda del Kickoff
AGENDA TÍPICA (90 min)
══════════════════════
BIENVENIDA (5 min):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ├── Agradecer asistencia │
│ ├── Agenda overview │
│ └── Ground rules (participación, preguntas) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
CONTEXTO & OBJETIVOS (15 min):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ├── Por qué este proyecto │
│ ├── Problema que resuelve │
│ ├── Objetivos específicos │
│ └── Criterios de éxito │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
EQUIPO & ROLES (10 min):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ├── Presentaciones breves │
│ ├── Roles y responsabilidades │
│ └── Cómo contactar a cada quien │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
SCOPE (15 min):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ├── Qué SÍ incluye el proyecto │
│ ├── Qué NO incluye (explícitamente) │
│ ├── Assumptions clave │
│ └── Dependencias │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
TIMELINE (15 min):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ├── Milestones principales │
│ ├── Fechas clave / deadlines │
│ ├── Phases del proyecto │
│ └── Review/check-in points │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
RIESGOS & COMUNICACIÓN (15 min):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ├── Riesgos conocidos y mitigaciones │
│ ├── Plan de comunicación │
│ ├── Meetings recurrentes │
│ └── Herramientas a usar │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
PRÓXIMOS PASOS (10 min):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ├── Acciones inmediatas │
│ ├── Quién hace qué esta semana │
│ ├── Próxima reunión │
│ └── Preguntas finales │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
CIERRE (5 min):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ├── Resumen de acuerdos │
│ ├── Agradecer participación │
│ └── ¡Emoción por comenzar! │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Definiendo Scope
SCOPE IN / SCOPE OUT
════════════════════
SCOPE IN (Lo que haremos):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ Ejemplo proyecto "App Móvil v1": │
│ │
│ ✓ Login / registro │
│ ✓ Funcionalidad core (3 features) │
│ ✓ iOS y Android │
│ ✓ Integración con API existente │
│ ✓ Analytics básicos │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
SCOPE OUT (Lo que NO haremos):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ ✗ Push notifications (v2) │
│ ✗ Offline mode (v2) │
│ ✗ Admin dashboard │
│ ✗ Internacionalización │
│ ✗ Cambios al API │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
POR QUÉ ES IMPORTANTE:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ • Previene scope creep │
│ • Gestiona expectativas │
│ • Clarifica decisiones │
│ • Documento de referencia │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
En GitScrum
SETUP POST-KICKOFF EN GITSCRUM
══════════════════════════════
CREAR PROYECTO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ Proyecto: [Nombre del Proyecto] │
│ │
│ Descripción: │
│ • Objetivos │
│ • Criterios de éxito │
│ • Link a docs del kickoff │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
MILESTONES:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ M1: Foundation Complete - Week 2 │
│ M2: Feature 1 Done - Week 4 │
│ M3: Feature 2 Done - Week 6 │
│ M4: Testing Complete - Week 8 │
│ M5: Launch - Week 10 │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
TAREAS INICIALES:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ ☐ Setup desarrollo environment │
│ ☐ Crear repo y CI/CD │
│ ☐ Definir architecture │
│ ☐ Crear backlog inicial │
│ ☐ First sprint planning │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘