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Criando Cultura de Documentação Efetiva
Cultura de documentação significa que times escrevem, mantêm e realmente usam documentação como parte do trabalho diário—não como pensamento tardio ou checkbox de compliance. NoteVault do GitScrum provê a infraestrutura, mas cultura requer práticas intencionais: tornar documentação o caminho de menor resistência, incorporá-la em workflows, e celebrar documentação como contribuição valiosa. O objetivo é conhecimento pesquisável, atual que reduz perguntas e acelera onboarding.
Princípios Documentação
Por Que Documentação Falha
PROBLEMAS COMUNS DOCUMENTAÇÃO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PADRÕES DE FALHA │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ DOCUMENTAÇÃO SOMENTE-ESCRITA: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Problema: Escrita uma vez, nunca lida ou atualizada ││
│ │ ││
│ │ Sintomas: ││
│ │ • Docs não correspondem ao sistema atual ││
│ │ • Ninguém confia na documentação ││
│ │ • Mais fácil perguntar do que ler docs ││
│ │ ││
│ │ Causa raiz: Sem triggers de atualização, sem dono ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ DÍVIDA DE DOCUMENTAÇÃO: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Problema: Docs ficam para trás, esforço para ││
│ │ atualizar cresce ││
│ │ ││
│ │ Sintomas: ││
│ │ • Última atualização há meses ││
│ │ • Iniciativas "precisamos documentar tudo" ││
│ │ • Sprints heroicos de documentação ││
│ │ ││
│ │ Causa raiz: Documentação separada da entrega ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ DOCS NÃO DESCOBRÍVEIS: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Problema: Docs existem mas ninguém consegue encontrar ││
│ │ ││
│ │ Sintomas: ││
│ │ • "Não sabia que tínhamos docs para isso" ││
│ │ • Documentação duplicada ││
│ │ • Busca não retorna resultados ││
│ │ ││
│ │ Causa raiz: Sem estrutura, naming, ou links ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ PARALISIA PERFECCIONISMO: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Problema: "Docs não boas o suficiente para publicar" ││
│ │ ││
│ │ Sintomas: ││
│ │ • Rascunhos nunca finalizados ││
│ │ • Medo de documentar info incorreta ││
│ │ • Super-engenharia de documentação ││
│ │ ││
│ │ Causa raiz: Tratar docs como artefatos permanentes ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Mentalidade Documentação
PRINCÍPIOS CULTURAIS:
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│ VALORES DOCUMENTAÇÃO │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 1. DOCUMENTAÇÃO É CÓDIGO │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ ✅ Controle versão (histórico NoteVault) ││
│ │ ✅ Revisada (time pode comentar/sugerir) ││
│ │ ✅ Testada (links funcionam, exemplos rodam) ││
│ │ ✅ Mantida (atualizações regulares) ││
│ │ ││
│ │ Se código muda, docs mudam no mesmo "commit" ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ 2. BOM O SUFICIENTE > PERFEITO │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Doc incompleto > Sem doc ││
│ │ Notas rough hoje > Doc polido um dia ││
│ │ Atualizado rápido > Atualizado completamente ││
│ │ ││
│ │ Sempre pode melhorar depois. Não pode usar o que ││
│ │ não existe. ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ 3. RESPONDER UMA VEZ, DOCUMENTAR SEMPRE │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Regra: Se responde pergunta duas vezes, documente ││
│ │ ││
│ │ "Como faço deploy para staging?" ││
│ │ → Primeira vez: Responder no Slack ││
│ │ → Segunda vez: Criar doc, linkar daqui em diante ││
│ │ ││
│ │ Documentação cresce de necessidades reais ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ 4. ESCREVER É PENSAR │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Documentação força clareza ││
│ │ Não pode documentar o que não entende ││
│ │ Escrever revela lacunas no conhecimento ││
│ │ ││
│ │ "Não entendi até tentar explicar" ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Estrutura Documentação
Organização NoteVault
ORGANIZANDO DOCUMENTAÇÃO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ESTRUTURA RECOMENDADA │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ESTRUTURA POR AUDIÊNCIA + PROPÓSITO: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ 📁 Onboarding/ ││
│ │ ├── Checklist Primeiro Dia ││
│ │ ├── Setup Desenvolvimento ││
│ │ ├── Acessos e Permissões ││
│ │ └── Quem Faz O Quê ││
│ │ ││
│ │ 📁 Como-Fazer/ ││
│ │ ├── Deploy para Produção ││
│ │ ├── Criar Nova Feature ││
│ │ ├── Debugar Problemas Comuns ││
│ │ └── Solicitar Acesso ││
│ │ ││
│ │ 📁 Arquitetura/ ││
│ │ ├── Visão Geral Sistema ││
│ │ ├── Mapa Serviços ││
│ │ ├── Fluxo Dados ││
│ │ └── Registros Decisões ││
│ │ ││
│ │ 📁 Runbooks/ ││
│ │ ├── Resposta Incidentes ││
│ │ ├── Recuperação Banco Dados ││
│ │ ├── Reinício Serviços ││
│ │ └── Procedimentos Rollback ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ CONVENÇÕES NAMING: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ ✅ Orientado a ação: "Como Deployar" não "Deployment" ││
│ │ ✅ Termos pesquisáveis: Use palavras que buscarão ││
│ │ ✅ Formato consistente: Mesmo padrão dentro de pastas ││
│ │ ││
│ │ Ruim: "Notas", "Misc", "Info Importante" ││
│ │ Bom: "Deploy para Produção", "Debugar Erros API" ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Integração com Workflow
Triggers Documentação
QUANDO DOCUMENTAR:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ INCORPORANDO NO WORKFLOW DESENVOLVIMENTO │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ TRIGGER: NOVA FEATURE │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Definição de Done inclui: ││
│ │ ☑ Feature documentada no NoteVault ││
│ │ ☑ Endpoints API adicionados à referência ││
│ │ ☑ Opções config documentadas ││
│ │ ││
│ │ No GitScrum: Adicionar checklist ao template tarefa ││
│ │ Feature não "done" até docs atualizados ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ TRIGGER: INCIDENTE │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Dentro de 48 horas do incidente: ││
│ │ ☑ Post-mortem documentado ││
│ │ ☑ Runbook criado ou atualizado ││
│ │ ☑ Gaps monitoramento documentados ││
│ │ ││
│ │ Criar tarefa seguimento: "Documentar learnings [incid.]"││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ TRIGGER: ONBOARDING NOVO MEMBRO │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Atribuição novo membro: ││
│ │ ☑ Documentar pontos fricção encontrados ││
│ │ ☑ Atualizar docs desatualizados encontrados ││
│ │ ☑ Adicionar passos setup faltantes ││
│ │ ││
│ │ Olhos frescos encontram gaps documentação ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ TRIGGER: PERGUNTA REPETIDA │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Regra: Perguntado duas vezes → Criar doc ││
│ │ ││
│ │ Depois de responder no Discussions: ││
│ │ 1. Criar página NoteVault ││
│ │ 2. Copiar resposta (melhorar formatação) ││
│ │ 3. Linkar no Discussions: "Adicionado aos docs: [link]" ││
│ │ 4. Compartilhar link para perguntas futuras ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Descobribilidade
Tornando Docs Encontráveis
ESTRATÉGIAS DESCOBERTA:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ AJUDANDO PESSOAS A ENCONTRAR DOCUMENTAÇÃO │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 1. PONTO ENTRADA ÚNICO │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Criar página "Índice Documentação" ou "Comece Aqui" ││
│ │ ││
│ │ Conteúdos: ││
│ │ • Links rápidos para docs mais comuns ││
│ │ • Diretório todas áreas documentação ││
│ │ • Links "Quero..." tarefas comuns ││
│ │ ││
│ │ Fixar na descrição projeto GitScrum ou README ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ 2. LINKS INTERNOS │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Cada doc linka para docs relacionados ││
│ │ ││
│ │ Em "Deploy para Produção": ││
│ │ • Links para "Procedimentos Rollback" ││
│ │ • Links para "Variáveis Ambiente" ││
│ │ • Links para "Resposta Incidentes" (se deploy falha) ││
│ │ ││
│ │ Usuários encontram info relacionada sem buscar ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ 3. LINKAGEM CONTEXTO TAREFA │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Linkar docs diretamente nas tarefas: ││
│ │ ││
│ │ Tarefa: "Adicionar provedor pagamentos" ││
│ │ Descrição inclui: ││
│ │ • Link para "Arquitetura Serviço Pagamentos" ││
│ │ • Link para "Padrões Integração API" ││
│ │ • Link para "Testando Fluxos Pagamento" ││
│ │ ││
│ │ Documentação aparece onde trabalho acontece ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘