Eliminando la Sobrecarga de Reuniones

Las reuniones consumen tiempo de desarrolladores, fragmentan el enfoque, y a menudo logran menos que alternativas async. La sobrecarga de reuniones es un síntoma de malas prácticas de comunicación, ownership poco claro, y miedo a perderse algo. Eliminarla requiere cambio cultural y límites prácticos.

Problema de Reuniones

Auditoría de Reuniones

Evaluando Reuniones Actuales

FRAMEWORK DE AUDITORÍA DE REUNIONES
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PARA CADA REUNIÓN RECURRENTE, PREGUNTAR:

1. PROPÓSITO
   □ ¿Cuál es el objetivo?
   □ ¿Qué decisiones se toman?
   □ ¿Qué pasaría si paramos?

2. FRECUENCIA
   □ ¿Semanal necesaria o mensual OK?
   □ ¿Podemos reducir duración?
   □ ¿Podemos alternar formatos?

3. ASISTENTES
   □ ¿Quién debe estar vs. nice to have?
   □ ¿Algunos pueden asistir async (grabación)?
   □ ¿Esta reunión es para ellos o para ti?

4. ALTERNATIVA
   □ ¿Podría ser un email?
   □ ¿Podría ser documento async?
   □ ¿Podría ser un hilo de Slack?

TEMPLATE DE AUDITORÍA:
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Reunión: Weekly Team Sync
Propósito: Updates de estado, bloqueadores
Duración: 60 min × 6 personas = 6 horas/semana
Decisión: Estado → async, bloqueadores → standup 15 min
Nuevo costo: 1.5 horas/semana
Ahorro: 4.5 horas/semana × 52 = 234 horas/año
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Categorías de Reuniones

EVALUACIÓN DE TIPOS DE REUNIÓN
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ELIMINAR (ir async):
├── Reuniones de update de estado
├── Compartir información (sin discusión)
├── Leer documentos juntos
├── Reuniones de aprobación (decisiones simples)
└── "Hagamos sync" sin agenda

REDUCIR:
├── All-hands → mensual no semanal
├── Reuniones de 1 hora → 30 min por defecto
├── Reviews semanales → bi-semanales
├── Grupo grande → más pequeño + grabación
└── Presencial → async cuando sea posible

MANTENER:
├── Brainstorming (ideación creativa)
├── Resolución de problemas complejos
├── Construcción de relaciones
├── Conversaciones sensibles
├── Training y onboarding
└── Retrospectivas (necesitan discusión)

Reemplazando Reuniones

Alternativas Async

ALTERNATIVAS ASYNC POR TIPO DE REUNIÓN
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UPDATES DE ESTADO:
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En lugar de: Reunión semanal de estado de equipo
Usar: 
├── Standup async escrito en Slack
├── Visibilidad del board de GitScrum
├── Reportes de progreso automatizados
└── Escalación basada en excepción

FORMATO:
Postear antes de 10am Lunes:
- Completado semana pasada: [lista]
- Enfoque esta semana: [lista]
- Bloqueadores: [lista o "ninguno"]

COMPARTIR INFORMACIÓN:
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En lugar de: Anuncios de all-hands
Usar:
├── Video grabado (Loom)
├── Anuncio escrito + hilo de Q&A
├── Documento con comentarios
└── Newsletter de equipo

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