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Onboarding des Clients d'Agence
Un onboarding client réussi établit les fondations de relations productives avec l'agence en mettant en place des workflows et canaux de communication clairs dès le départ. Les modèles d'espace de travail client, systèmes de permissions et fonctionnalités de scaffolding de projet de GitScrum aident les agences à mettre les nouveaux clients à niveau rapidement tout en maintenant des standards de prestation de services professionnels.
Créer Votre Système d'Onboarding
Checklist Pré-Onboarding
AVANT LE KICK-OFF CLIENT :
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│ PRÉPARATION ONBOARDING CLIENT │
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│ │
│ CONFIGURATION ESPACE DE TRAVAIL : │
│ □ Créer l'espace de travail client dans GitScrum │
│ □ Configurer la facturation et les paramètres du plan │
│ □ Mettre en place les modèles de projet par type client │
│ □ Configurer les labels et workflows par défaut │
│ │
│ CONFIGURATION DES ACCÈS : │
│ □ Créer les comptes utilisateur client │
│ □ Définir les niveaux de permission appropriés │
│ □ Configurer quels projets sont visibles │
│ □ Paramétrer les préférences de notification │
│ │
│ CANAUX DE COMMUNICATION : │
│ □ Connecter l'intégration Slack/Teams │
│ □ Configurer les règles de notification email │
│ □ Créer l'espace de documentation partagée │
│ □ Établir les chemins d'escalade │
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Structure des Permissions
NIVEAUX DE PERMISSION CLIENT :
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│ RÔLE │ NIVEAU D'ACCÈS │
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│ Admin Client │ • Voir tous les projets │
│ │ • Gérer les utilisateurs client │
│ │ • Accéder aux rapports et dashboards │
│ │ • Approuver les livrables │
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│ Reviewer Client │ • Voir les projets assignés │
│ │ • Commenter les tâches │
│ │ • Accéder aux rapports côté client │
│ │ • Réviser et approuver le travail │
├──────────────────┼──────────────────────────────────────────┤
│ Viewer Client │ • Voir la progression du projet │
│ │ • Accéder aux documents partagés │
│ │ • Voir le statut des jalons │
│ │ • Accès dashboard en lecture seule │
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Scaffolding de Projet
Structure de Projet Standard
MODÈLE DE PROJET CLIENT :
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 📁 Espace de Travail [Nom Client] │
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│ ├── 📋 Projets Actifs │
│ │ ├── Projet Alpha │
│ │ └── Projet Beta │
│ ├── 📊 Dashboard Client │
│ │ ├── Aperçu Progression │
│ │ ├── Timeline des Jalons │
│ │ └── Suivi Budget │
│ ├── 📝 Documentation │
│ │ ├── Exigences Projet │
│ │ ├── Spécifications Techniques │
│ │ └── Notes de Réunion │
│ └── 📈 Rapports │
│ ├── Statut Hebdomadaire │
│ ├── Revues de Sprint │
│ └── Suivi des Livrables │
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Configuration des Workflows
Workflows Orientés Client
WORKFLOW SIMPLIFIÉ POUR CLIENTS :
┌────────────┐ ┌────────────┐ ┌────────────┐ ┌─────────┐
│ Planifié │ → │ En Cours │ → │ Revue │ → │ Terminé │
└────────────┘ └────────────┘ └────────────┘ └─────────┘
│ │ │ │
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Le client voit ces étapes
WORKFLOW INTERNE (caché aux clients) :
┌────────┐ ┌────────┐ ┌────────┐ ┌────────┐ ┌────────┐ ┌────────┐
│Backlog │→│Design │→│Dev │→│QA │→│Revue │→│Fait │
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Configuration de la Communication
Mises à Jour Automatisées
RÈGLES DE NOTIFICATION CLIENT :
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ÉVÉNEMENT │ NOTIFICATION │
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│ Jalon complété │ Email + Alerte Dashboard │
│ Tâche en Revue │ Notification Dashboard │
│ Bloqueur identifié │ Email au contact client │
│ Progression hebdomadaire │ Rapport email automatique │
│ Livrable prêt │ Email + Notification Slack │
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Processus d'Onboarding
Semaine 1 : Configuration Initiale
ONBOARDING SEMAINE 1 :
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│ │
│ JOUR 1-2 : CONFIGURATION TECHNIQUE │
│ □ Créer l'espace de travail et le projet │
│ □ Configurer les permissions utilisateur │
│ □ Importer les documents initiaux │
│ □ Configurer les intégrations (Slack, email) │
│ │
│ JOUR 3-4 : KICK-OFF CLIENT │
│ □ Réunion de présentation de la plateforme │
│ □ Démonstration de navigation GitScrum │
│ □ Expliquer le workflow et les statuts │
│ □ Former sur la création de commentaires/feedback │
│ │
│ JOUR 5 : VALIDATION │
│ □ Client confirme accès fonctionnel │
│ □ Première tâche test créée/commentée │
│ □ Questions et ajustements │
│ □ Planifier check-in semaine 2 │
│ │
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Documentation d'Onboarding
DOCUMENTS À FOURNIR AU CLIENT :
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│ │
│ 📄 GUIDE DE DÉMARRAGE RAPIDE │
│ • Comment se connecter │
│ • Navigation dans le dashboard │
│ • Voir le statut des projets │
│ • Laisser des commentaires │
│ │
│ 📄 PROTOCOLE DE COMMUNICATION │
│ • Qui contacter pour quoi │
│ • Temps de réponse attendus │
│ • Processus d'escalade │
│ • Horaires de disponibilité │
│ │
│ 📄 GLOSSAIRE PROJET │
│ • Définitions des termes techniques │
│ • Signification des statuts │
│ • Labels et leur usage │
│ │
│ 📄 FAQ │
│ • Questions courantes │
│ • Résolution problèmes courants │
│ • Ressources supplémentaires │
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Bonnes Pratiques
Gestion Multi-Clients
ORGANISATION MULTI-CLIENTS :
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│ │
│ STRUCTURE RECOMMANDÉE : │
│ │
│ GitScrum │
│ ├── 📁 [Client A] Workspace │
│ │ ├── Projet Site Web │
│ │ └── Projet App Mobile │
│ ├── 📁 [Client B] Workspace │
│ │ └── Projet E-commerce │
│ └── 📁 [Client C] Workspace │
│ ├── Projet Phase 1 │
│ └── Projet Phase 2 │
│ │
│ AVANTAGES : │
│ • Isolation claire entre clients │
│ • Permissions granulaires par workspace │
│ • Facturation séparée simplifiée │
│ • Rapports par client automatiques │
│ │
│ RÈGLES : │
│ • Un client = un workspace dédié │
│ • Jamais mélanger les données clients │
│ • Templates réutilisables entre workspaces │
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Feedback et Amélioration Continue
OPTIMISER L'ONBOARDING :
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│ │
│ APRÈS CHAQUE ONBOARDING : │
│ │
│ COLLECTER FEEDBACK (2-4 semaines après) : │
│ • "Le processus d'accueil était-il clair ?" │
│ • "Avez-vous trouvé facilement ce dont vous aviez besoin?"│
│ • "Que pourrait-on améliorer ?" │
│ │
│ MÉTRIQUES À SUIVRE : │
│ • Temps jusqu'au premier commentaire client │
│ • Nombre de questions support semaine 1 │
│ • Taux d'adoption dashboard client │
│ • Satisfaction onboarding (NPS) │
│ │
│ ITÉRER : │
│ • Mettre à jour templates selon feedback │
│ • Améliorer documentation │
│ • Former équipe sur points problématiques │
│ • Automatiser tâches répétitives identifiées │
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Gestion des Attentes
Communication Proactive
ÉTABLIR LES BONNES ATTENTES :
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│ │
│ CLARIFIER DÈS LE DÉPART : │
│ │
│ PROCESSUS : │
│ • "Voici comment les sprints fonctionnent" │
│ • "Les revues ont lieu le vendredi" │
│ • "Les changements de scope suivent ce processus" │
│ │
│ DÉLAIS : │
│ • "Nous répondons aux commentaires sous 24h" │
│ • "Les urgences passent par ce canal" │
│ • "Les rapports sont envoyés chaque lundi" │
│ │
│ RESPONSABILITÉS : │
│ • "Le client fournit feedback sous 48h" │
│ • "Les approbations bloquent l'avancement si retardées" │
│ • "Le Product Owner côté client est [Nom]" │
│ │
│ ÉVITER LES SURPRISES : │
│ • Documenter tout dans GitScrum │
│ • Signaler les risques immédiatement │
│ • Réviser les attentes si contexte change │
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