Suivi des Heures Facturables

Le suivi précis des heures facturables est essentiel pour la rentabilité des agences et la confiance des clients. Un suivi inexact entraîne une perte de revenus, des litiges clients et des frustrations de facturation. GitScrum fournit un suivi du temps intégré qui capture le travail au moment où il se produit, pas de mémoire plusieurs jours plus tard.

Le Problème du Suivi

Configuration du Suivi du Temps

Configuration

PARAMÈTRES DE SUIVI DU TEMPS
════════════════════════════

PROJET : Site Web Client A
──────────────────────────
Suivi du temps : Activé
Taux par défaut : 150€/heure
Arrondi : Incréments de 15 minutes
Requis : Avant complétion de tâche

PARAMÈTRES DE TÂCHE :
├── Facturable par défaut : Oui
├── Entrée de temps requise : Oui
├── Minuteur disponible : Oui
└── Entrée manuelle : Autorisée

Enregistrer le Temps

OPTIONS D'ENTRÉE DE TEMPS
═════════════════════════

OPTION 1 : Minuteur
───────────────────
Cliquer "Démarrer Minuteur" sur la tâche
Travailler sur la tâche
Cliquer "Arrêter" une fois terminé
Temps enregistré automatiquement

OPTION 2 : Entrée Manuelle
──────────────────────────
Ouvrir la tâche
Ajouter entrée de temps : "2h 30m"
Ajouter description : "Stylisation frontend"
Sauvegarder

OPTION 3 : Saisie Rapide
────────────────────────
Vue feuille de temps quotidienne
Entrer le temps par tâche
Sauvegarde en lot

Facturable vs Non-Facturable

Catégorisation

ÉTIQUETAGE POUR LA FACTURATION
══════════════════════════════

LABELS FACTURABLES :
├── facturable        (par défaut pour travail client)
├── reunion-client    (temps de réunion facturable)
└── revision          (changements demandés par client)

LABELS NON-FACTURABLES :
├── interne           (réunions d'équipe, admin)
├── formation         (apprentissage, recherche)
├── hors-scope        (hors périmètre, documenter)
└── correction-bug    (dépend du contrat)

DÉPEND DU CONTRAT :
├── correction-bug    (certains contrats incluent)
├── support           (forfait vs horaire)
└── consultation      (pré-vente vs projet actif)

Gérer les Cas Limites

SCÉNARIOS DE FACTURATION
════════════════════════

DÉRIVE DE PÉRIMÈTRE :
─────────────────────
Client demande fonctionnalité hors SOW
├── Enregistrer temps comme "hors-scope"
├── Documenter dans description de tâche
├── Signaler au chef de projet
├── Facturer séparément ou négocier

BUG DE NOTRE CODE :
───────────────────
Bug causé par notre implémentation
├── Enregistrer comme non-facturable
├── Suivre pour apprentissage interne
└── Ne pas facturer au client

BUG SUITE À CHANGEMENT CLIENT :
───────────────────────────────
Bug du changement d'exigence client
├── Enregistrer comme facturable
├── Documenter la cause
└── Discuter avec le client si récurrent

Rapports et Export

Rapports de Temps

TYPES DE RAPPORTS
═════════════════

PAR PROJET :
────────────
┌────────────────────────────────────────────┐
│ PROJET : Site Web Client A                 │
│ Période : 1-15 Mars 2024                   │
├────────────────────────────────────────────┤
│ Développement frontend    │ 32h 15m │ 4838€│
│ Développement backend     │ 28h 00m │ 4200€│
│ Réunions client          │  6h 30m │  975€│
│ Tests et QA              │ 12h 45m │ 1913€│
├────────────────────────────────────────────┤
│ TOTAL FACTURABLE          │ 79h 30m │11925€│
│ Non-facturable           │  4h 15m │    0€│
└────────────────────────────────────────────┘

PAR MEMBRE D'ÉQUIPE :
─────────────────────
┌────────────────────────────────────────────┐
│ MEMBRE : Marie Développeuse                │
│ Période : 1-15 Mars 2024                   │
├────────────────────────────────────────────┤
│ Client A - Frontend      │ 24h 00m │      │
│ Client B - Backend       │ 16h 30m │      │
│ Interne - Formation      │  4h 00m │      │
├────────────────────────────────────────────┤
│ TOTAL                    │ 44h 30m │      │
│ % Facturable             │    91%  │      │
└────────────────────────────────────────────┘

Export pour Facturation

FORMATS D'EXPORT
════════════════

CSV POUR COMPTABILITÉ :
───────────────────────
date,projet,tache,membre,heures,taux,montant,facturable
2024-03-01,Client A,Login Page,Marie,4.5,150,675,Oui
2024-03-01,Client A,API Setup,Jean,3.0,150,450,Oui

PDF POUR CLIENT :
─────────────────
┌────────────────────────────────────────────┐
│         RAPPORT DE TEMPS                   │
│         Site Web Client A                  │
│         Mars 2024                          │
├────────────────────────────────────────────┤
│                                            │
│ RÉSUMÉ :                                   │
│ • Total heures : 79h 30m                   │
│ • Taux horaire : 150€                      │
│ • Montant total : 11 925€                  │
│                                            │
│ DÉTAIL PAR TÂCHE :                         │
│ (voir pages suivantes)                     │
│                                            │
└────────────────────────────────────────────┘

INTÉGRATION :
─────────────
├── Export vers QuickBooks
├── Export vers Freshbooks
├── Export vers Harvest
└── API pour systèmes personnalisés

Bonnes Pratiques

Conseils pour un Suivi Précis

MEILLEURES PRATIQUES
════════════════════

ENREGISTRER EN TEMPS RÉEL :
───────────────────────────
├── ✅ Démarrer minuteur en début de tâche
├── ✅ Arrêter quand vous changez de contexte
├── ✅ Notes brèves pendant le travail
├── ❌ Ne pas reconstruire de mémoire
└── ❌ Ne pas attendre la fin de journée

GRANULARITÉ APPROPRIÉE :
────────────────────────
├── ✅ Entrées de 15-30 min minimum
├── ✅ Une entrée par type d'activité
├── ✅ Description claire et concise
├── ❌ Pas d'entrées de 5 minutes
└── ❌ Pas d'entrée "8h - journée entière"

DISCIPLINE D'ÉQUIPE :
─────────────────────
├── Revue quotidienne des entrées manquantes
├── Rappels automatiques à 17h
├── Validation hebdomadaire par manager
├── KPI : % du temps suivi vs prévu
└── Culture de responsabilité

FORMER LES NOUVEAUX :
─────────────────────
├── Onboarding sur les outils de suivi
├── Expliquer l'importance pour l'agence
├── Montrer l'impact sur la facturation
├── Mentor pour les premières semaines
└── Feedback régulier

Métriques de Suivi

Indicateurs Clés

MÉTRIQUES DE TEMPS
══════════════════

TAUX D'UTILISATION :
────────────────────
Heures facturables / Heures travaillées

Cibles typiques :
├── Développeurs : 70-80%
├── Designers : 65-75%
├── Chefs de projet : 50-60%
└── Direction : 20-30%

PRÉCISION DU SUIVI :
────────────────────
Heures suivies / Heures attendues

├── 95%+ : Excellent
├── 85-95% : Acceptable
├── < 85% : Amélioration nécessaire

RENTABILITÉ PAR PROJET :
────────────────────────
(Revenus facturés - Coût heures) / Coût heures

├── > 40% : Très rentable
├── 20-40% : Rentable
├── 0-20% : Marginal
└── < 0% : Perte - analyser

Erreurs Courantes

Pièges à Éviter

ANTI-PATTERNS
═════════════

❌ RECONSTRUCTION DE MÉMOIRE :
──────────────────────────────
├── Problème : "Je me souviens avoir travaillé 8h"
├── Impact : Temps sous ou sur-estimé
└── Solution : Minuteur ou saisie immédiate

❌ ARRONDI EXCESSIF :
─────────────────────
├── Problème : Arrondir tout à l'heure
├── Impact : Perte ou surfacturation
└── Solution : Incréments de 15 minutes

❌ TEMPS NON CATÉGORISÉ :
─────────────────────────
├── Problème : "Travail général" sans détail
├── Impact : Impossible d'analyser la rentabilité
└── Solution : Labels et descriptions obligatoires

❌ PAS DE VALIDATION :
──────────────────────
├── Problème : Données non vérifiées
├── Impact : Erreurs dans les factures
└── Solution : Validation hebdomadaire manager

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