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Configurando Rastreamento de Tempo para Billing
Rastreamento de tempo preciso é essencial para billing de agência, lucratividade de projeto, e planejamento de capacidade. Rastreamento de tempo mal configurado leva a vazamento de receita, faturas disputadas, e estimativas imprecisas. O rastreamento de tempo do GitScrum integra perfeitamente com tarefas para capturar horas faturáveis sem esforço.
Desafios de Rastreamento de Tempo
| Desafio | Impacto | Solução |
|---|---|---|
| Entradas de tempo esquecidas | Perda de receita | Rastreamento fácil em tempo real |
| Sem contexto de tarefa | Faturas pouco claras | Tempo vinculado a tarefas |
| Todas horas marcadas faturáveis | Disputas de cliente | Categorização clara |
| Estimativas imprecisas | Orçamentos excedidos | Comparação histórica |
| Sem processo de aprovação | Erros no billing | Workflow de revisão |
Configuração de Rastreamento de Tempo
Configuração Básica
CONFIGURAÇÕES DE RASTREAMENTO DE TEMPO
══════════════════════════════════════
CONFIGURAÇÕES DA ORGANIZAÇÃO:
├── Rastreamento de tempo: Habilitado
├── Arredondamento padrão: 15 minutos
├── Entrada mínima: 15 minutos
├── Exigir descrição: Sim
├── Exigir link de tarefa: Sim
└── Lembrete semanal: Sexta 16h
CONFIGURAÇÕES DE BILLING:
├── Padrão: Faturável
├── Override por projeto: Sim
├── Categorias: Faturável, Não-faturável, Interno
└── Taxa cliente: Por projeto/tipo de tarefa
WORKFLOW DE APROVAÇÃO:
├── Aprovação obrigatória: Sim
├── Aprovador: Gerente de projeto
├── Bloquear após aprovação: Sim
└── Janela de edição: 7 dias
Configuração de Taxa
ESTRUTURA DE TAXA DE BILLING
════════════════════════════
NÍVEIS DE TAXA:
├── Padrão organização: $150/hr
├── Override projeto: Por cliente
├── Baseado em role: Por membro equipe
└── Tipo de tarefa: Por categoria trabalho
CONFIGURAÇÃO EXEMPLO:
─────────────────────────────────────
Cliente: Acme Corp
Taxa Projeto: $125/hr
Taxas por Role:
├── Senior Developer: $150/hr
├── Developer: $125/hr
├── Designer: $140/hr
└── Project Manager: $130/hr
Taxas por Tipo de Tarefa:
├── Development: $125/hr
├── Design: $140/hr
├── Consulting: $175/hr
├── Support: $100/hr
└── Admin: Não-faturável
─────────────────────────────────────
Workflow de Entrada de Tempo
Logando Tempo
PROCESSO DE ENTRADA DE TEMPO
════════════════════════════
MÉTODO 1: Timer
─────────────────────────────────────
1. Abrir tarefa
2. Clicar "Start Timer"
3. Trabalhar na tarefa
4. Clicar "Stop Timer"
5. Adicionar descrição
6. Submeter
MÉTODO 2: Entrada Manual
─────────────────────────────────────
1. Abrir tarefa ou log de tempo
2. Entrar data, duração
3. Selecionar faturável/não-faturável
4. Adicionar descrição
5. Submeter
MÉTODO 3: Entrada em Massa (fim do dia)
─────────────────────────────────────
1. Abrir visão de log de tempo
2. Adicionar entradas para cada tarefa
3. Revisar totais
4. Submeter tudo
Melhores Práticas de Entrada
EXEMPLO DE BOA ENTRADA DE TEMPO
═══════════════════════════════
Tarefa: Implementar autenticação usuário
Data: 10 Março, 2024
Duração: 2h 30m
Faturável: Sim
Taxa: $125/hr
Descrição:
"Implementou fluxo OAuth com Google.
Configurou lógica de refresh de token.
Adicionou tratamento de erro para falhas de auth."
────────────────────────────────────
ENTRADA RUIM DE TEMPO (evitar):
Duração: 5h
Descrição: "Trabalhou em auth"
PROBLEMAS:
✗ Sem detalhes específicos
✗ Difícil justificar em fatura
✗ Sem contexto para referência futura
Categorias e Códigos
Categorias de Tempo
ESTRUTURA DE CATEGORIA DE TEMPO
════════════════════════════════
CATEGORIAS FATURÁVEIS:
├── Development
│ ├── Desenvolvimento frontend
│ ├── Desenvolvimento backend
│ ├── Integração API
│ └── Correções de bug (faturáveis)
├── Design
│ ├── Design UI
│ ├── Pesquisa UX
│ └── Prototipagem
├── Consulting
│ ├── Sessões de estratégia
│ ├── Consultoria técnica
│ └── Treinamento
└── Project Management
├── Reuniões cliente
├── Planejamento
└── Relatórios
CATEGORIAS NÃO FATURÁVEIS:
├── Interno
│ ├── Reuniões equipe
│ ├── 1:1s
│ └── Treinamento
├── Administrativo
│ ├── Rastreamento de tempo
│ ├── Email
│ └── Documentação
└── Business Development
├── Chamadas de vendas
├── Propostas
└── Networking
Workflow de Aprovação
Processo de Revisão
WORKFLOW DE APROVAÇÃO DE TEMPO
══════════════════════════════
CICLO SEMANAL:
─────────────────────────────────────
SEG-SEX: Equipe loga tempo
SEXTA: Submeter timesheet semanal
SEGUNDA: Gerente revisa/aprova
TERÇA: Bloqueado para billing
─────────────────────────────────────
SUBMISSÃO:
┌───────────────────────────────────────────────┐
│ Timesheet Semanal: 4-10 Março │
├───────────────────────────────────────────────┤
│ Faturável: 32.5 hrs $4,062.50 │
│ Não-faturável: 7.5 hrs │
│ Total: 40.0 hrs │
├───────────────────────────────────────────────┤
│ Status: Aprovação Pendente │
│ [Submeter para Revisão] │
└───────────────────────────────────────────────┘
APROVAÇÃO:
├── Revisor vê todas entradas
├── Pode aprovar/rejeitar cada
├── Comenta em issues
├── Opção de aprovar em massa
└── Bloqueio final após aprovação
Tratamento de Rejeição
WORKFLOW DE REJEIÇÃO
═════════════════════
RAZÕES DE REJEIÇÃO:
├── Descrição faltando
├── Contexto de tarefa pouco claro
├── Categoria incorreta
├── Duração suspeita
└── Link de tarefa faltando
PROCESSO:
1. Revisor rejeita entrada
2. Comentário explica issue
3. Funcionário notificado
4. Funcionário corrige entrada
5. Resubmete para aprovação
6. Revisor re-revisa
EXEMPLO DE REJEIÇÃO:
─────────────────────────────────────
Entrada: 8h Development na Tarefa #234
Razão: "8 horas em uma estimativa de 2 horas.
Por favor quebre trabalho realizado ou
ajuste se inclui outras tarefas."
─────────────────────────────────────
Relatórios de Billing
Preparação de Fatura
ESTRUTURA DE RELATÓRIO DE BILLING
══════════════════════════════════
CLIENTE: Acme Corp
PERÍODO: 1-31 Março, 2024
RESUMO:
┌────────────────────────────────────────────────┐
│ Categoria │ Horas │ Taxa │ Total │
├────────────────────────────────────────────────┤
│ Development │ 85.5 │ $125 │ $10,687│
│ Design │ 24.0 │ $140 │ $3,360│
│ Project Mgmt │ 12.0 │ $130 │ $1,560│
│ Consulting │ 4.0 │ $175 │ $700│
├────────────────────────────────────────────────┤
│ TOTAL │ 125.5 │ │$16,307│
└────────────────────────────────────────────────┘
DETALHE (exportável):
├── Data
├── Membro equipe
├── Tarefa/descrição
├── Horas
├── Taxa
└── Subtotal
Análise de Lucratividade
LUCRATIVIDADE DE PROJETO
════════════════════════
Projeto: Redesign Website Acme
ORÇAMENTO:
├── Cotado: $50,000
├── Horas orçadas: 400h
REAL (até agora):
├── Horas logadas: 320h
├── Horas restantes: 80h
├── Receita faturada: $40,000
├── Custo interno: $24,000
├── Margem bruta: $16,000 (40%)
PROJEÇÃO:
├── Est. total horas: 380h
├── Est. total receita: $47,500
├── Est. margem: 38%
├── Status: No caminho ✓
Melhores Práticas
Para Rastreamento de Tempo
- Logue diariamente — Não espere até fim da semana
- Seja específico — Descrições ajudam faturamento
- Categorize corretamente — Faturável vs não-faturável
- Revise semanalmente — Capture erros cedo
- Analise tendências — Melhore estimativas
Anti-Padrões
ERROS DE RASTREAMENTO DE TEMPO:
✗ Logando no fim do mês
✗ Descrições vagas
✗ Tudo marcado faturável
✗ Sem processo de aprovação
✗ Ignorando tempo não-faturável
✗ Não comparando com estimativas
✗ Criação manual de fatura