Padronizando Workflows Através de Múltiplos Times

Quando diferentes times usam diferentes workflows, a colaboração sofre e a transferência de conhecimento se torna difícil. GitScrum permite a padronização de workflows através de templates de board compartilháveis, automações consistentes e sistemas de labels unificados.

O Problema de Inconsistência de Workflows

Diferentes workflows criam:

• Fricção na colaboração — Times não conseguem trabalhar juntos facilmente
• Atrasos no onboarding — Novos membros reaprendem tudo
• Caos em relatórios — Não consegue agregar métricas entre times
• Dispersão de ferramentas — Times usam ferramentas de forma diferente
• Silos de conhecimento — Práticas não transferem entre times
• Pontos cegos de gestão — Sem visão unificada do trabalho

Soluções de Padronização GitScrum

Equilibre consistência com flexibilidade:

Ferramentas de Padronização

Definindo Padrões Organizacionais

Elementos Core do Workflow

Padrões a Nível Organizacional:

Estrutura do Board (Requerida):
├── Colunas: Backlog, To Do, In Progress, Review, Done
├── Limites WIP: Máx 2 por desenvolvedor em Progress
├── Definição de Done: Revisado + Testado + Deployed
└── Arquivo: Auto-arquivar após 7 dias em Done

Labels (Requeridos):
├── Prioridade: P0-Crítico, P1-Alto, P2-Médio, P3-Baixo
├── Tipo: Bug, Feature, Melhoria, Dívida-Técnica
├── Tamanho: XS (<2h), S (2-4h), M (4-8h), L (8-16h), XL (16h+)
└── Status: Bloqueado, Precisa-Review, Pronto-para-Enviar

Configuração de Sprint (Requerida):
├── Duração: 2 semanas
├── Planejamento: Segunda do início do sprint
├── Review/Retro: Sexta do fim do sprint
└── Métricas: Velocidade, Taxa de Completude, Carryover

Customizações Opcionais do Time:
├── Colunas adicionais (Testing, Staging, etc.)
├── Labels específicos do time (tech stack, etc.)
├── Estruturas de sub-times
└── Preferências de integração

Definição de Estados do Workflow

Ciclo de Vida Padrão de Tarefa:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                    WORKFLOW ORGANIZACIONAL                   │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Backlog ──→ To Do ──→ In Progress ──→ Review ──→ Done
   │          │            │            │          │
   │          │            │            │          │
   ▼          ▼            ▼            ▼          ▼
 Refinado  Comprometido  Trabalho    Controle   Completo
 & Pronto  ao Sprint     Ativo       Qualidade  & Enviado

Definições de Estado:

Backlog:
├── Refinado com critérios de aceitação
├── Estimado com story points
├── Priorizado pelo Product Owner
└── Pronto para planejamento de sprint

To Do:
├── Comprometido para o sprint atual
├── Atribuído ou pronto para pegar
├── Todas as dependências resolvidas
├── Design/specs disponíveis

In Progress:
├── Sendo trabalhado ativamente
├── Desenvolvedor atribuído
├── Timer rodando (se usa time tracking)
└── Limite WIP se aplica

Review:
├── Código completo
├── PR enviado
├── Pronto para code review
├── Testes passando

Done:
├── Código revisado e aprovado
├── Merged para main
├── Deployed para staging/produção
└── Critérios de aceitação verificados

Criando Templates de Board

Template de Board Organizacional

Template de Board Padrão: "Engineering Sprint Board"

Colunas:
1. Backlog
   └── Descrição: "Itens refinados para sprints futuros"
   
2. Sprint Backlog
   └── Descrição: "Comprometido para este sprint"
   
3. In Progress
   └── Descrição: "Sendo desenvolvido ativamente"
   └── Limite WIP: Tamanho do time × 2
   
4. Code Review
   └── Descrição: "PR enviado, aguardando revisão"
   └── Limite WIP: Tamanho do time
   
5. Testing
   └── Descrição: "Pronto para verificação QA"
   └── Limite WIP: 5
   
6. Done
   └── Descrição: "Deployed e verificado"
   └── Auto-arquivo: 7 dias

Automações Incluídas:
├── Mover para Review → Atribuir a revisor aleatório
├── In Progress > 3 dias → Adicionar label "em-risco"
├── Todos os itens de checklist feitos → Mover para Review
└── Testing passou → Mover para Done

Labels Incluídos:
├── Todos os labels padrão organizacionais
├── O time pode adicionar labels customizados
└── Não pode remover labels padrão

Aplicando Templates aos Times

Deploy de Template:

Setup de Novo Time:
1. Criar novo board a partir do template
   GitScrum → Novo Board → Do Template → "Engineering Sprint Board"

2. Customizar configurações específicas do time
   ├── Nome do time no título do board
   ├── Ajustar limites WIP para tamanho do time
   ├── Adicionar labels específicos do time (opcional)
   └── Configurar integrações (repo GitHub, canal Slack)

3. Adicionar membros do time
   ├── Desenvolvedores: Acesso de edição
   ├── Scrum Master: Acesso de admin
   ├── Product Owner: Acesso de edição
   └── Stakeholders: Acesso de visualização

4. Verificar automações
   ├── Testar transições de workflow
   ├── Confirmar notificações funcionando
   └── Verificar conexões de integração

Atualizações de Template:
├── Admins de org atualizam template mestre
├── Times recebem notificação de mudanças
├── Opcional: Aplicar atualizações a boards existentes
└── Times mantêm customizações a menos que conflitem

Padrões de Automação

Automações a Nível Organizacional

Biblioteca de Automações Padrão:

1. Higiene de Sprint
   ├── SE tarefa em "In Progress" > 5 dias
   │   ENTÃO adicionar label "estagnado", notificar atribuído
   │
   ├── SE sprint termina E tarefa não Done
   │   ENTÃO adicionar label "carryover", mover para próximo sprint
   │
   └── SE tarefa em "Blocked" > 2 dias
       ENTÃO notificar Scrum Master

2. Gates de Qualidade
   ├── SE movido para "In Progress"
   │   ENTÃO requerer checklist: "Dev Checklist"
   │
   ├── SE movido para "Review"
   │   ENTÃO requerer: link de PR anexado
   │
   └── SE movido para "Done"
       ENTÃO requerer: Todos os itens de checklist completos

3. Notificações
   ├── SE tarefa atribuída
   │   ENTÃO notificar atribuído via Slack DM
   │
   ├── SE @mencionado em comentário
   │   ENTÃO notificar usuário mencionado
   │
   └── SE prioridade mudou para P0
       ENTÃO notificar canal do time

4. Integrações
   ├── SE GitHub PR merged
   │   ENTÃO mover tarefa vinculada para Testing
   │
   ├── SE GitHub PR aberto
   │   ENTÃO adicionar link de PR à tarefa, mover para Review
   │
   └── SE todos os testes passam
       ENTÃO adicionar label "testes-passando"

Padronização de Labels

Sistema de Labels Organizacional

Estrutura de Labels Padrão:

Convenção de Prefixos:
priority/    → Níveis de prioridade
type/        → Categorias de tipo de trabalho
size/        → Estimativas de esforço
status/      → Estado atual
team/        → Propriedade do time
tech/        → Stack tecnológico

Labels Padrão:

priority/P0-critico     🔴 Vermelho
priority/P1-alto        🟠 Laranja
priority/P2-medio       🟡 Amarelo
priority/P3-baixo       🟢 Verde

type/bug                🐛 Vermelho
type/feature            ✨ Azul
type/melhoria           💡 Roxo
type/divida-tecnica     🔧 Cinza
type/seguranca          🔒 Preto

size/XS                 (< 2 horas)
size/S                  (2-4 horas)
size/M                  (4-8 horas)
size/L                  (8-16 horas)
size/XL                 (> 16 horas)

status/bloqueado        🚫 Vermelho
status/precisa-review   👀 Amarelo
status/pronto-para-enviar🚀 Verde
status/em-espera        ⏸️ Cinza

Visibilidade Entre Times

Dashboard Organizacional

Dashboard de Visão Geral da Organização:

Status de Sprint de Todos os Times:

Time       │ Sprint │ Progresso │ Velocidade │ Saúde
───────────┼────────┼───────────┼────────────┼────────
Alpha      │ 19     │ 72%       │ 45 pts     │ 🟢 Bem
Beta       │ 19     │ 65%       │ 52 pts     │ 🟡 Em Risco
Gamma      │ 19     │ 85%       │ 38 pts     │ 🟢 Bem
Delta      │ 18     │ 100%      │ 41 pts     │ 🟢 Terminado

Bloqueios Entre Times:
├── Beta: Aguardando Alpha por spec de API (2 dias)
└── Gamma: Aguardando Beta por serviço de usuário (1 dia)

Métricas da Organização:
├── Velocidade total: 176 pts/sprint
├── Completude média: 80%
├── Issues P0 ativos: 2
└── Bugs abertos: 34

Detalhar: [Time Alpha] [Time Beta] [Time Gamma] [Time Delta]

Estratégia de Rollout

Implementação por Fases

Plano de Rollout de Padronização:

Fase 1: Fundação (Semana 1-2)
├── Definir documento de padrões organizacionais
├── Criar template mestre de board
├── Definir sistema de labels
├── Criar biblioteca de automações
└── Piloto com 1 time voluntário

Fase 2: Avaliação do Piloto (Semana 3-4)
├── Coletar feedback do time piloto
├── Ajustar padrões baseado em aprendizados
├── Documentar casos extremos e exceções
├── Refinar templates e automações
└── Criar guias de migração

Fase 3: Rollout Gradual (Semana 5-8)
├── Onboarding de 2-3 times por semana
├── Fornecer sessões de treinamento
├── Oferecer suporte de migração
├── Coletar feedback continuamente
└── Fazer ajustes conforme necessário

Fase 4: Adoção Completa (Semana 9+)
├── Todos os times usando padrões
├── Monitorar conformidade
├── Ciclos de revisão regulares
├── Melhoria contínua
└── Onboarding de novos times automatizado

Melhores Práticas

Para Líderes da Organização

1. Começar com o porquê — Explicar benefícios da padronização
2. Envolver times — Obter input antes de finalizar padrões
3. Permitir flexibilidade — Core requerido + extensões opcionais
4. Medir adoção — Rastrear uso e conformidade
5. Iterar padrões — Revisar e atualizar regularmente

Para Scrum Masters

1. Ser campeão da adoção — Liderar pelo exemplo
2. Apoiar migração — Ajudar times a transicionar
3. Coletar feedback — Ser a voz do time
4. Aplicar gentilmente — Educação sobre punição
5. Compartilhar aprendizados — Polinização cruzada de melhores práticas

Para Times

1. Abraçar o core — O padrão beneficia todos
2. Customizar com cuidado — Extensões devem agregar valor
3. Documentar desvios — Tornar exceções visíveis
4. Fornecer feedback — Ajudar a melhorar padrões
5. Ajudar novos membros — Onboarding nas práticas do time

Soluções Relacionadas

• Criando templates de board no GitScrum
• Configurando automações de workflow
• Configurando labels a nível organizacional