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Gestionando Expectativas del Cliente Durante el Desarrollo
Las expectativas del cliente se desalinean cuando la comunicación es irregular o cuando los clientes carecen de visibilidad del progreso, llevando a frustración al momento de la entrega incluso cuando los equipos hicieron buen trabajo. La feature ClientFlow de GitScrum proporciona portales dedicados para clientes con visibilidad curada, permitiendo a las agencias compartir progreso, recolectar feedback, y mantener confianza sin exponer el caos interno de desarrollo.
Brechas de Expectativa
Por Qué las Expectativas Se Desvían
CAUSAS COMUNES DE DESALINEACIÓN:
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│ DÓNDE SALEN MAL LAS EXPECTATIVAS │
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│ SCOPE CREEP: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Solicitud inicial: "Formulario de contacto simple" ││
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│ │ Evolución: ││
│ │ Semana 1: "¿Puede enviar a diferentes emails por tema?" ││
│ │ Semana 2: "¿Podemos agregar carga de archivos?" ││
│ │ Semana 3: "Necesitamos integración CRM también" ││
│ │ Semana 4: "¿Por qué está tomando tanto tiempo?" ││
│ │ ││
│ │ Problema: Cada adición parecía pequeña ││
│ │ Realidad: Alcance triplicado sin ajuste de timeline ││
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│ PROGRESO INVISIBLE: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Semana 1: Trabajo backend, setup DB, diseño API ││
│ │ Semana 2: Lógica core, autenticación, integraciones ││
│ │ Semana 3: Más backend, testing, bug fixes ││
│ │ Semana 4: Desarrollo UI comienza ││
│ │ ││
│ │ Cliente ve: Nada visible por 3 semanas ││
│ │ Cliente piensa: "¿Qué están haciendo?" ││
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│ │ Equipo hizo: Trabajo de fundación crítico ││
│ │ Percepción cliente: Equipo es lento ││
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│ │
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Configuración ClientFlow
Portales Dedicados para Clientes
CONFIGURANDO VISIBILIDAD DEL CLIENTE:
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│ CONFIGURACIÓN CLIENTFLOW │
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│ CONTROLES DE VISIBILIDAD: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Lo que clientes PUEDEN ver: ││
│ │ ✅ Milestones y fechas límite ││
│ │ ✅ Tareas marcadas "visible-cliente" ││
│ │ ✅ Porcentajes de progreso ││
│ │ ✅ Comentarios marcados para cliente ││
│ │ ✅ Entregables listos para revisión ││
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│ │ Lo que clientes NO PUEDEN ver: ││
│ │ ❌ Tareas técnicas internas ││
│ │ ❌ Reportes de bugs y fixes ││
│ │ ❌ Discusiones del equipo ││
│ │ ❌ Detalles de time tracking ││
│ │ ❌ Asignaciones de costo/recursos ││
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Comunicación de Progreso
Actualizaciones Regulares
ACTUALIZACIONES DE ESTADO ESTRUCTURADAS:
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│ MANTENER CLIENTES INFORMADOS │
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│ │
│ ACTUALIZACIÓN SEMANAL: │
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│ │ Plantilla (publicar en ClientFlow o email): ││
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│ │ ## Actualización Semana 15 de Enero ││
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│ │ **Progreso: 65% completo** ││
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│ │ ### Completado Esta Semana ││
│ │ ✅ Diseño homepage aprobado ││
│ │ ✅ Funcionalidad formulario contacto ││
│ │ ✅ Layouts responsive móvil ││
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│ │ ### En Progreso ││
│ │ 🔄 Integración catálogo productos (80%) ││
│ │ 🔄 Setup y estilo blog (60%) ││
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│ │ ### Próximamente ││
│ │ 📅 Integración pagos (inicia lunes) ││
│ │ 📅 Optimización SEO ││
│ │ ││
│ │ ### Necesita Su Input ││
│ │ ⚠️ Por favor revisar estructura categorías producto ││
│ │ ⚠️ Esperando lineamientos marca para footer ││
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│ │ ### Estado Timeline ││
│ │ En track para lanzamiento 15 Feb ✅ ││
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Gestión de Alcance
Manejando Cambios
PROCESO DE SOLICITUD DE CAMBIO:
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│ GESTIONANDO CAMBIOS DE ALCANCE │
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│ WORKFLOW SOLICITUD CAMBIO: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Cuando cliente solicita cambio: ││
│ │ ││
│ │ 1. RECONOCER ││
│ │ "¡Gracias por el feedback! Evaluaré esto y ││
│ │ te respondo con evaluación de impacto." ││
│ │ ││
│ │ 2. EVALUAR ││
│ │ Crear tarea interna: "Evaluar: [solicitud]" ││
│ │ - Estimar esfuerzo ││
│ │ - Impacto timeline ││
│ │ - Implicaciones costo ││
│ │ ││
│ │ 3. RESPONDER (ClientFlow) ││
│ │ "Solicitud Cambio: Agregar carga archivos ││
│ │ ││
│ │ Evaluación Impacto: ││
│ │ • Esfuerzo adicional: 8 horas ││
│ │ • Impacto timeline: +2 días ││
│ │ • Costo: $XXX o incluido en contingencia ││
│ │ ││
│ │ Opciones: ││
│ │ A) Incluir en alcance actual (+$XXX, +2 días) ││
│ │ B) Agregar a Fase 2 (sin impacto a Fase 1) ││
│ │ C) Reemplazar feature menor prioridad (sin impacto) ││
│ │ ││
│ │ Por favor confirmar cómo proceder." ││
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