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Escribiendo Briefs de Proyecto Efectivos
Un brief de proyecto es el documento fundacional que responde por qué, qué y cómo para un proyecto. Buenos briefs alinean stakeholders, guían equipos y previenen scope creep. Malos briefs crean confusión, desalineación y esfuerzo desperdiciado. Esta guía cubre cómo escribir briefs que realmente ayudan.
Propósito del Brief
| Buen Brief | Mal Brief |
|---|---|
| Alinea stakeholders | Crea confusión |
| Guía decisiones | Ignorado |
| Previene scope creep | Alcance poco claro |
| Accionable | Abstracto |
| Referenciado durante el proyecto | Escrito una vez, olvidado |
Estructura del Brief
Secciones Esenciales
ESTRUCTURA DE BRIEF DE PROYECTO
═══════════════════════════════
1. RESUMEN DEL PROYECTO
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ • Nombre del proyecto │
│ • Descripción en una oración │
│ • Sponsor/Dueño │
│ • Fecha de creación │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
2. PROBLEMA/OPORTUNIDAD
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ • ¿Qué problema estamos resolviendo? │
│ • ¿Por qué es importante ahora? │
│ • ¿Qué pasa si no lo hacemos? │
│ • Evidencia/datos que soportan la necesidad │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
3. OBJETIVOS Y MÉTRICAS
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ • Objetivos específicos (SMART) │
│ • Cómo mediremos éxito │
│ • KPIs target │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
4. ALCANCE
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ • QUÉ ESTÁ INCLUIDO: │
│ - Feature A │
│ - Feature B │
│ │
│ • QUÉ NO ESTÁ INCLUIDO: │
│ - Feature X (fase futura) │
│ - Feature Y (fuera de alcance) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Template Completo
TEMPLATE DE BRIEF DE PROYECTO
═════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ NOMBRE: [Nombre del proyecto] │
│ FECHA: [DD/MM/YYYY] │
│ AUTOR: [Nombre] │
│ VERSIÓN: [1.0] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
## 1. RESUMEN EJECUTIVO
[2-3 oraciones describiendo qué, por qué y resultado esperado]
## 2. CONTEXTO Y PROBLEMA
### El Problema
[Describir el problema o oportunidad]
### Por Qué Ahora
[Por qué es prioritario en este momento]
### Impacto de No Actuar
[Qué pasa si no hacemos nada]
## 3. OBJETIVOS
### Objetivo Principal
[Meta #1 - específica y medible]
### Objetivos Secundarios
- [Meta #2]
- [Meta #3]
### Métricas de Éxito
| Métrica | Actual | Target | Método de Medición |
|---------|--------|--------|-------------------|
| [KPI 1] | [X] | [Y] | [Cómo] |
| [KPI 2] | [X] | [Y] | [Cómo] |
## 4. USUARIOS OBJETIVO
[Quién se beneficia y cómo]
## 5. ALCANCE
### Incluido
- [Funcionalidad A]
- [Funcionalidad B]
### Excluido
- [Funcionalidad X - por qué]
- [Funcionalidad Y - por qué]
## 6. RESTRICCIONES
- Presupuesto: [monto]
- Tiempo: [fecha límite]
- Técnicas: [limitaciones]
- Regulatorias: [requisitos]
## 7. RIESGOS
| Riesgo | Probabilidad | Impacto | Mitigación |
|--------|--------------|---------|------------|
| [R1] | Alta/Media/Baja | Alto/Medio/Bajo | [Plan] |
## 8. EQUIPO Y ROLES
| Rol | Persona | Responsabilidad |
|-----|---------|-----------------|
| Sponsor | [Nombre] | Aprobaciones finales |
| PM | [Nombre] | Ejecución día a día |
| Tech Lead | [Nombre] | Decisiones técnicas |
## 9. TIMELINE
| Hito | Fecha | Entregable |
|------|-------|------------|
| Kickoff | [fecha] | Brief aprobado |
| MVP | [fecha] | [descripción] |
| Launch | [fecha] | [descripción] |
## 10. APROBACIONES
| Stakeholder | Firma | Fecha |
|-------------|-------|-------|
| [Nombre] | _____ | _____ |
Errores Comunes
QUÉ EVITAR EN BRIEFS
════════════════════
❌ DEMASIADO VAGO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ "Mejorar la experiencia del usuario" │
│ │
│ ✅ MEJOR: │
│ "Reducir tiempo de checkout de 5 min a 2 min, │
│ medido por analytics de conversión" │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
❌ SIN MÉTRICAS:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ "El proyecto será exitoso cuando los usuarios │
│ estén contentos" │
│ │
│ ✅ MEJOR: │
│ "Éxito = NPS > 50, retención mes 1 > 60%" │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
❌ ALCANCE INFINITO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Solo lista de "incluido" sin límites │
│ │
│ ✅ MEJOR: │
│ Sección explícita de "NO incluido" con razones │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
❌ SIN DUEÑO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ "El equipo decidirá..." │
│ │
│ ✅ MEJOR: │
│ Roles claros con nombres específicos │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Alineación de Stakeholders
PROCESO DE ALINEACIÓN
═════════════════════
PASO 1: BORRADOR INICIAL
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PM crea borrador basado en: │
│ ├── Conversaciones con sponsor │
│ ├── Investigación de usuarios │
│ └── Input técnico inicial │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
│
▼
PASO 2: REVIEW CON EQUIPO CORE
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Validar: │
│ ├── ¿Es factible técnicamente? │
│ ├── ¿Timeline es realista? │
│ └── ¿Faltan consideraciones? │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
│
▼
PASO 3: REVIEW CON STAKEHOLDERS
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Validar: │
│ ├── ¿Objetivos correctos? │
│ ├── ¿Alcance apropiado? │
│ └── ¿Prioridades alineadas? │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
│
▼
PASO 4: APROBACIÓN FORMAL
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ├── Firmas de stakeholders clave │
│ ├── Documento versionado │
│ └── Comunicado al equipo │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Brief en GitScrum
CONFIGURAR BRIEF EN GITSCRUM
════════════════════════════
OPCIÓN 1: DOCUMENTO EN PROYECTO
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Proyecto > Documentos > Agregar Brief │
│ ├── Usar template predefinido │
│ ├── Vincular a épicas │
│ └── Actualizar cuando cambie scope │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
OPCIÓN 2: ÉPICA COMO BRIEF
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Crear épica con toda la información │
│ ├── Descripción = Brief completo │
│ ├── Stories vinculadas al scope │
│ └── Comentarios para updates │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
VINCULAR A TRABAJO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Brief ────► Épicas ────► Stories ────► Tareas │
│ │
│ Cada nivel referencia el nivel anterior │
│ para mantener alineación │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Checklist de Brief
ANTES DE APROBAR EL BRIEF
═════════════════════════
☐ ¿Problema/oportunidad está claro?
☐ ¿Objetivos son SMART?
☐ ¿Hay métricas de éxito definidas?
☐ ¿Alcance tiene límites claros?
☐ ¿Fuera de alcance está documentado?
☐ ¿Restricciones están listadas?
☐ ¿Riesgos identificados con mitigación?
☐ ¿Equipo y roles definidos?
☐ ¿Timeline tiene hitos?
☐ ¿Stakeholders clave han revisado?
☐ ¿Hay proceso de aprobación?