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Clientflow para Gestión de Proyectos de Agencia
Gestionar múltiples clientes requiere procesos consistentes que escalen. Clientflow sistematiza cómo las agencias manejan proyectos desde la consulta inicial hasta la entrega y más allá. GitScrum permite un clientflow eficiente con flujos de trabajo estructurados, templates y automatización.
Desafíos del Clientflow
| Fase | Desafío | Solución |
|---|---|---|
| Recepción | Alcance inconsistente | Templates de intake |
| Onboarding | Pasos omitidos | Checklists |
| Ejecución | Scope creep | Límites claros |
| Comunicación | Demasiada/poca | Ritmos definidos |
| Entrega | Handoff incompleto | Checklist de entrega |
Proceso Completo de Clientflow
Flujo End-to-End
CICLO DE VIDA DEL CLIENTFLOW
════════════════════════════
RECEPCIÓN ONBOARDING EJECUCIÓN
│ │ │
▼ ▼ ▼
┌─────────┐ ┌────────────┐ ┌──────────┐
│ Consulta│ ──▶ │ Config. │ ──▶ │ Trabajo │
│ Alcance │ │ Proyecto │ │ Activo │
│ Propuest│ │ Kickoff │ │ Sprints │
└─────────┘ └────────────┘ └──────────┘
│
OFFBOARDING ENTREGA │
│ │ │
▼ ▼ │
┌───────────┐ ┌──────────┐ │
│ Handover │ ◀──│ Aprobac. │ ◀──────────┘
│ Seguimien│ │ Final │
│ Retainer?│ │ Lanzamien│
└───────────┘ └──────────┘
Fase 1: Recepción
FLUJO DE RECEPCIÓN
══════════════════
PASO 1: CAPTURA DE CONSULTA
├── Formulario de intake estándar
├── Información clave recopilada
├── Evaluación inicial de fit
└── Asignar a account manager
PASO 2: LLAMADA DE DESCUBRIMIENTO
├── Entender requisitos
├── Evaluar complejidad
├── Identificar restricciones
├── Calificar presupuesto/timeline
└── Documentar en GitScrum
PASO 3: ALCANCE
├── Definir entregables
├── Estimar esfuerzo
├── Identificar riesgos
├── Borrador de timeline
└── Revisión interna
PASO 4: PROPUESTA
├── Documento de alcance
├── Timeline
├── Precios
├── Términos
└── Enviar para aprobación
SETUP EN GITSCRUM:
├── Proyecto "Pipeline de Ventas"
├── Tarjetas para cada oportunidad
├── Columnas: Lead → Descubrimiento → Propuesta → Ganado/Perdido
└── Templates para cada etapa
Fase 2: Onboarding
CHECKLIST DE ONBOARDING DE CLIENTE
══════════════════════════════════
PRE-KICKOFF:
- [ ] Contrato firmado
- [ ] Depósito recibido
- [ ] Proyecto creado en GitScrum
- [ ] Equipo asignado
- [ ] Acceso de cliente otorgado
- [ ] Kickoff programado
REUNIÓN DE KICKOFF:
- [ ] Presentaciones
- [ ] Revisión del alcance
- [ ] Revisión del timeline
- [ ] Plan de comunicación
- [ ] Accesos y herramientas
- [ ] Preguntas respondidas
POST-KICKOFF:
- [ ] Notas de reunión enviadas
- [ ] Cliente agregado al portal
- [ ] Tareas iniciales creadas
- [ ] Primer hito definido
- [ ] Sync semanal programado
- [ ] Canal Slack/Teams creado
Fase 3: Ejecución
GESTIÓN DE EJECUCIÓN
════════════════════
RITMO SEMANAL:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ LUNES: Planificación de sprint/semana │
│ ├── Revisar prioridades │
│ ├── Asignar tareas │
│ └── Identificar bloqueadores │
│ │
│ MARTES-JUEVES: Trabajo de desarrollo │
│ ├── Ejecución de tareas │
│ ├── Daily standups (internos) │
│ └── Resolución de bloqueadores │
│ │
│ VIERNES: Revisión y comunicación │
│ ├── Revisar progreso de la semana │
│ ├── Enviar actualización a cliente │
│ └── Preparar siguiente semana │
│ │
│ CHECK-IN CON CLIENTE: Semanal o bi-semanal │
│ ├── Demo de progreso │
│ ├── Recoger feedback │
│ └── Alinear prioridades │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Fase 4: Entrega
CHECKLIST DE ENTREGA
════════════════════
PREPARACIÓN:
- [ ] Todas las features completadas
- [ ] QA interno aprobado
- [ ] Documentación actualizada
- [ ] Staging validado por cliente
- [ ] Plan de lanzamiento definido
LANZAMIENTO:
- [ ] Deploy a producción
- [ ] Verificación post-deploy
- [ ] Notificar stakeholders
- [ ] Monitorear métricas iniciales
POST-LANZAMIENTO:
- [ ] Período de soporte definido
- [ ] Handover documentación
- [ ] Transferencia de conocimiento
- [ ] Factura final enviada
- [ ] Solicitar testimonial/referencia
Fase 5: Offboarding
PROCESO DE OFFBOARDING
══════════════════════
CIERRE DE PROYECTO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ DOCUMENTACIÓN: │
│ ├── Manual de usuario/admin │
│ ├── Documentación técnica │
│ ├── Credenciales y accesos │
│ └── Guía de mantenimiento │
│ │
│ TRANSICIÓN: │
│ ├── Sesión de training (si aplica) │
│ ├── Transferencia a equipo interno del cliente │
│ └── Handover a equipo de soporte │
│ │
│ RELACIÓN: │
│ ├── Reunión de retrospectiva │
│ ├── Encuesta de satisfacción │
│ ├── Discutir oportunidades futuras │
│ └── Propuesta de retainer (si apropiado) │
│ │
│ SEGUIMIENTO: │
│ ├── Check-in 30 días post-entrega │
│ ├── Check-in 90 días │
│ └── Mantener relación para referencias │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Templates y Automatización
Template de Proyecto de Cliente
TEMPLATE ESTÁNDAR DE PROYECTO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ COLUMNAS: │
│ ├── Backlog │
│ ├── Sprint Actual │
│ ├── En Progreso │
│ ├── Revisión Interna │
│ ├── Revisión Cliente │
│ └── Completado │
│ │
│ AUTOMATIZACIONES PRE-CONFIGURADAS: │
│ ├── Notificar cliente → "Revisión Cliente" │
│ ├── Recordatorio 3 días sin respuesta │
│ ├── Mover a "En Progreso" al asignar │
│ └── Log de tiempo en transiciones │
│ │
│ CAMPOS PERSONALIZADOS: │
│ ├── Tipo: feature, bug, mejora │
│ ├── Prioridad: crítica, alta, media, baja │
│ ├── Visible Cliente: sí/no │
│ └── Horas Estimadas │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘