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Onboarding de Clientes para Agencias
Un onboarding exitoso de clientes establece la base para relaciones productivas entre agencia y cliente, estableciendo flujos de trabajo claros y canales de comunicación desde el inicio. Las plantillas de espacios de trabajo para clientes, sistemas de permisos y características de estructuración de proyectos de GitScrum ayudan a las agencias a incorporar nuevos clientes rápidamente mientras mantienen estándares profesionales de entrega de servicios.
Creando Tu Sistema de Onboarding
Lista de Verificación Pre-Onboarding
ANTES DEL KICKOFF CON EL CLIENTE:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PREPARACIÓN DE ONBOARDING DE CLIENTE │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ CONFIGURACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO: │
│ □ Crear espacio de trabajo del cliente en GitScrum │
│ □ Configurar ajustes de facturación y plan │
│ □ Establecer plantillas de proyecto para tipo de cliente │
│ □ Configurar etiquetas y flujos de trabajo predeterminados │
│ │
│ CONFIGURACIÓN DE ACCESO: │
│ □ Crear cuentas de usuario para el cliente │
│ □ Establecer niveles de permiso apropiados │
│ □ Configurar qué proyectos son visibles │
│ □ Establecer preferencias de notificación │
│ │
│ CANALES DE COMUNICACIÓN: │
│ □ Conectar integración de Slack/Teams │
│ □ Configurar reglas de notificación por email │
│ □ Crear espacio de documentación compartida │
│ □ Establecer rutas de escalación │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Estructura de Permisos
NIVELES DE PERMISO PARA CLIENTES:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ROL │ NIVEL DE ACCESO │
├───────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│ Admin Cliente │ • Ver todos los proyectos │
│ │ • Gestionar usuarios del cliente │
│ │ • Acceder a reportes y dashboards │
│ │ • Aprobar entregables │
├───────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│ Revisor Cliente │ • Ver proyectos asignados │
│ │ • Comentar en tareas │
│ │ • Acceder a reportes para cliente │
│ │ • Revisar y aprobar trabajo │
├───────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│ Visualizador │ • Ver progreso del proyecto │
│ Cliente │ • Acceder a documentos compartidos │
│ │ • Ver estado de hitos │
│ │ • Acceso de solo lectura a dashboard │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Estructuración de Proyectos
Estructura Estándar de Proyecto
PLANTILLA DE PROYECTO PARA CLIENTE:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 📁 [Nombre del Cliente] Espacio de Trabajo │
│ ├── 📋 Onboarding │
│ │ ├── Reunión de kickoff completada │
│ │ ├── Accesos configurados │
│ │ ├── Documentación inicial entregada │
│ │ └── Canales de comunicación establecidos │
│ ├── 📋 Discovery / Descubrimiento │
│ │ ├── Requerimientos recopilados │
│ │ ├── Análisis técnico completado │
│ │ └── Propuesta/SOW aprobada │
│ ├── 📋 Sprint Activo │
│ │ ├── Tareas en progreso │
│ │ ├── En revisión │
│ │ └── Listo para demo │
│ ├── 📋 Entregables │
│ │ ├── Pendientes de revisión │
│ │ ├── Aprobados │
│ │ └── Desplegados │
│ └── 📁 Documentación │
│ ├── Contratos y acuerdos │
│ ├── Especificaciones técnicas │
│ └── Guías de usuario │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Flujo de Trabajo de Onboarding
FASES DEL ONBOARDING:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ FASE 1: PREPARACIÓN (Antes del Kickoff) │
│ ───────────────────────────────────────── │
│ Día -7 a -1 │
│ │
│ □ Contrato firmado y recibido │
│ □ Pago inicial procesado │
│ □ Espacio de trabajo creado en GitScrum │
│ □ Equipo interno asignado │
│ □ Materiales de kickoff preparados │
│ │
│ FASE 2: KICKOFF (Día 1) │
│ ─────────────────────── │
│ │
│ □ Reunión de presentación del equipo │
│ □ Revisión de objetivos y expectativas │
│ □ Demostración de GitScrum al cliente │
│ □ Entrega de credenciales de acceso │
│ □ Definición de canales de comunicación │
│ │
│ FASE 3: CONFIGURACIÓN (Días 2-5) │
│ ──────────────────────────────── │
│ │
│ □ Cliente explora la plataforma │
│ □ Sesión de Q&A para dudas │
│ □ Configuración de integraciones │
│ □ Primer backlog creado │
│ □ Primer sprint planificado │
│ │
│ FASE 4: OPERACIÓN (Semana 2+) │
│ ───────────────────────────── │
│ │
│ □ Primer sprint en ejecución │
│ □ Reportes de progreso configurados │
│ □ Ritmo de comunicación establecido │
│ □ Feedback inicial recopilado │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Comunicación con Clientes
Estableciendo Expectativas
ACUERDO DE COMUNICACIÓN:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ CANALES Y PROPÓSITOS: │
│ ───────────────────── │
│ │
│ GITSCRUM: │
│ • Actualizaciones de tareas y progreso │
│ • Comentarios técnicos en tareas │
│ • Aprobaciones de entregables │
│ • Documentación del proyecto │
│ │
│ SLACK/TEAMS: │
│ • Comunicación rápida del día a día │
│ • Preguntas que necesitan respuesta rápida │
│ • Coordinación de reuniones │
│ │
│ EMAIL: │
│ • Comunicación formal │
│ • Decisiones importantes documentadas │
│ • Resúmenes semanales de progreso │
│ │
│ VIDEOLLAMADAS: │
│ • Demos de sprint │
│ • Reuniones de planificación │
│ • Discusiones complejas │
│ │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ TIEMPOS DE RESPUESTA ESPERADOS: │
│ ────────────────────────────── │
│ │
│ Urgente (bloqueador): 2-4 horas │
│ Alta prioridad: Mismo día laboral │
│ Normal: 24-48 horas │
│ Baja prioridad: 3-5 días laborales │
│ │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ REUNIONES RECURRENTES: │
│ ────────────────────── │
│ │
│ Daily Standup (interno): Diario, 15 min │
│ Sync con cliente: Semanal, 30 min │
│ Demo de sprint: Cada 2 semanas, 1 hora │
│ Revisión mensual: Mensual, 1 hora │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Plantillas de Comunicación
TEMPLATES ÚTILES:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ EMAIL DE BIENVENIDA: │
│ ──────────────────── │
│ │
│ Asunto: ¡Bienvenido a [Agencia]! Tus accesos a GitScrum │
│ │
│ Hola [Nombre del Cliente], │
│ │
│ ¡Estamos emocionados de comenzar a trabajar contigo! │
│ │
│ Aquí están tus credenciales de acceso: │
│ • URL: app.gitscrum.com │
│ • Usuario: [email] │
│ • Contraseña temporal: [password] │
│ │
│ Recursos para comenzar: │
│ • Guía rápida de GitScrum: [link] │
│ • Video tutorial: [link] │
│ • Agenda de kickoff: [link] │
│ │
│ Tu equipo asignado: │
│ • Project Manager: [nombre] │
│ • Tech Lead: [nombre] │
│ │
│ ¿Dudas? Responde a este email o escríbenos en Slack. │
│ │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ REPORTE SEMANAL: │
│ ──────────────── │
│ │
│ ## Resumen Semanal - [Proyecto] - Semana [X] │
│ │
│ ### ✅ Completado esta semana │
│ - [Tarea 1] │
│ - [Tarea 2] │
│ │
│ ### 🔄 En progreso │
│ - [Tarea 3] - 70% completada │
│ - [Tarea 4] - En revisión │
│ │
│ ### 📋 Próxima semana │
│ - [Tarea 5] │
│ - [Tarea 6] │
│ │
│ ### ⚠️ Bloqueadores/Riesgos │
│ - [Ninguno] / [Descripción del bloqueador] │
│ │
│ ### 📊 Métricas │
│ - Velocidad: [X] puntos │
│ - Tareas completadas: [X]/[Y] │
│ - % Sprint completado: [X]% │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Automatización del Onboarding
Flujos de Trabajo Automatizados en GitScrum
AUTOMATIZACIONES RECOMENDADAS:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ AL CREAR NUEVO CLIENTE: │
│ ──────────────────────── │
│ Trigger: Nuevo espacio de trabajo creado │
│ Acciones: │
│ • Crear tableros predeterminados │
│ • Agregar etiquetas estándar │
│ • Crear tareas de onboarding checklist │
│ • Asignar PM predeterminado │
│ │
│ AL AGREGAR USUARIO CLIENTE: │
│ ──────────────────────────── │
│ Trigger: Nuevo usuario invitado │
│ Acciones: │
│ • Enviar email de bienvenida │
│ • Asignar permisos según rol │
│ • Agregar a canales de Slack relevantes │
│ • Crear tarea de "Onboarding completado" │
│ │
│ AL COMPLETAR ONBOARDING: │
│ ────────────────────────── │
│ Trigger: Checklist de onboarding 100% │
│ Acciones: │
│ • Notificar al equipo │
│ • Actualizar estado del cliente a "Activo" │
│ • Programar primera revisión mensual │
│ • Enviar encuesta de satisfacción inicial │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Métricas de Éxito del Onboarding
KPIs a Rastrear
MÉTRICAS DE ONBOARDING:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ TIEMPO: │
│ • Días desde contrato firmado hasta primer sprint │
│ • Tiempo promedio para completar checklist de onboarding │
│ • Tiempo hasta primera entrega │
│ │
│ CALIDAD: │
│ • % de tareas de onboarding completadas a tiempo │
│ • Puntuación de satisfacción post-onboarding │
│ • Número de preguntas/issues en primeras 2 semanas │
│ │
│ ADOPCIÓN: │
│ • % de usuarios cliente que acceden a GitScrum │
│ • Frecuencia de login del cliente │
│ • % de comentarios/aprobaciones hechos por cliente │
│ │
│ NEGOCIO: │
│ • Retención de clientes a 3/6/12 meses │
│ • NPS después del primer proyecto │
│ • Clientes referidos por clientes onboardeados │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘