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Gestionando Expectativas de Stakeholders
La gestión de stakeholders es frecuentemente la diferencia entre proyectos exitosos y fallidos—no por la ejecución técnica, sino por la percepción y alineación. Gestionar expectativas significa asegurar que stakeholders tengan un entendimiento preciso de progreso, riesgos, y trade-offs. GitScrum proporciona las herramientas de visibilidad y canales de comunicación estructurada necesarios para mantener stakeholders informados y comprometidos apropiadamente.
Entendiendo Necesidades de Stakeholders
Tipos de Stakeholders
PAISAJE DE STAKEHOLDERS:
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│ DIFERENTES STAKEHOLDERS, DIFERENTES NECESIDADES │
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│ SPONSORS EJECUTIVOS: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Qué les importa: ││
│ │ • Resultados negocio, ROI ││
│ │ • Timeline alto nivel y milestones ││
│ │ • Presupuesto y asignación recursos ││
│ │ • Alineación estratégica ││
│ │ • Riesgos que necesitan escalación ││
│ │ ││
│ │ Estilo comunicación: ││
│ │ • Updates resumen (semanal o quincenal) ││
│ │ • Enfoque en resultados, no actividades ││
│ │ • Pedidos claros si se necesitan decisiones ││
│ │ • Sin jerga técnica ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ STAKEHOLDERS PRODUCTO: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Qué les importa: ││
│ │ • Entrega features y calidad ││
│ │ • Experiencia usuario y feedback ││
│ │ • Timelines de release ││
│ │ • Decisiones alcance y trade-offs ││
│ │ ││
│ │ Estilo comunicación: ││
│ │ • Sesiones demo regulares ││
│ │ • Updates progreso features ││
│ │ • Discusiones trade-off con opciones ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ STAKEHOLDERS EXTERNOS (Clientes, Partners): │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Qué les importa: ││
│ │ • Entrega de compromisos ││
│ │ • Calidad y confiabilidad ││
│ │ • Comunicación y responsividad ││
│ │ • Valor por inversión ││
│ │ ││
│ │ Estilo comunicación: ││
│ │ • Reportes estado formales ││
│ │ • Updates basados en milestones ││
│ │ • Profesional, orientado a soluciones ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
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Estableciendo Expectativas
Alineación Inicial
ESTABLECIENDO EXPECTATIVAS AL INICIO PROYECTO:
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│ ESTABLECIENDO ENTENDIMIENTO CLARO DESDE DÍA UNO │
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│ │
│ ACUERDOS KICKOFF PROYECTO: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ ALCANCE: ││
│ │ □ Definir qué está EN alcance (entregables específicos) ││
│ │ □ Definir qué está FUERA alcance (exclusiones explícitas)│
│ │ □ Documentar supuestos que podrían afectar alcance ││
│ │ □ Establecer proceso solicitud cambios ││
│ │ ││
│ │ TIMELINE: ││
│ │ □ Comunicar estimaciones como RANGOS, no fechas únicas ││
│ │ □ Identificar milestones clave y dependencias ││
│ │ □ Explicar factores que podrían impactar timeline ││
│ │ □ Acordar cómo se comunicarán retrasos ││
│ │ ││
│ │ COMUNICACIÓN: ││
│ │ □ Acordar frecuencia y formato updates ││
│ │ □ Establecer rutas escalación ││
│ │ □ Definir autoridad toma decisiones ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ COMUNICACIÓN ESTIMACIONES: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ ✓ BUENO: "Estimamos 6-8 semanas con equipo actual. ││
│ │ Riesgos clave incluyen complejidad integración ││
│ │ API y disponibilidad terceros." ││
│ │ ││
│ │ ✗ MALO: "Estará listo en 6 semanas." ││
│ │ ││
│ │ Por qué funcionan rangos: ││
│ │ • Reconoce incertidumbre honestamente ││
│ │ • Da stakeholders ventana planificación realista ││
│ │ • Reduce presión para cumplir fechas arbitrarias ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
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Transparencia con GitScrum
Visibilidad Dashboard
COMPARTIENDO ESTADO PROYECTO:
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│ VISIBILIDAD GITSCRUM PARA STAKEHOLDERS │
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│ VISTA DASHBOARD STAKEHOLDER: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ ┌─────────────────────────────────────────────────────┐ ││
│ │ │ PROYECTO: Portal Cliente v2.0 │ ││
│ │ │ │ ││
│ │ │ PROGRESO MILESTONES: │ ││
│ │ │ M1: Fundación ████████████████████ 100% ✓ │ ││
│ │ │ M2: Features Core ██████████████░░░░░░ 70% │ ││
│ │ │ M3: Integraciones ██████░░░░░░░░░░░░░░ 30% │ ││
│ │ │ M4: Lanzamiento ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ 0% │ ││
│ │ │ │ ││
│ │ │ SALUD SPRINT 8: 🟢 En Camino │ ││
│ │ │ Comprometido: 42 pts │ Completado: 28 pts │ ││
│ │ │ Días restantes: 4 │ Proyectado: 44 pts │ ││
│ │ └─────────────────────────────────────────────────────┘ ││
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│ │
│ ACCESO SOLO LECTURA PARA STAKEHOLDERS: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ GitScrum permite compartir: ││
│ │ • Resumen proyecto y progreso milestones ││
│ │ • Burndown sprint y gráficos velocidad ││
│ │ • Estado tareas alto nivel (sin detalles) ││
│ │ • Vistas timeline y roadmap ││
│ │ ││
│ │ Beneficios: ││
│ │ • Visibilidad real reduce reuniones estado ││
│ │ • Auto-servicio responde "¿dónde estamos?" ││
│ │ • Construye confianza a través transparencia ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
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Manejando Conversaciones Difíciles
Comunicando Malas Noticias
ENTREGANDO UPDATES DIFÍCILES:
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│ CUANDO LAS COSAS NO VAN COMO PLANEADO │
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│ PRINCIPIOS: │
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│ │ 1. COMUNICAR TEMPRANO ││
│ │ Tan pronto sepas hay problema, compártelo ││
│ │ Malas noticias no mejoran con edad ││
│ │ ││
│ │ 2. VENIR CON OPCIONES ││
│ │ No solo presentar el problema ││
│ │ Ofrecer 2-3 posibles soluciones ││
│ │ ││
│ │ 3. APROPIARSE DE LA SITUACIÓN ││
│ │ No culpar miembros equipo o factores externos ││
│ │ Enfocarse en qué se puede hacer ││
│ │ ││
│ │ 4. SER ESPECÍFICO ││
│ │ Cuantificar el impacto ││
│ │ Proveer timeline claro para resolución ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ TEMPLATE COMUNICACIÓN RETRASO: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Asunto: Update Proyecto - Ajuste Timeline Necesario ││
│ │ ││
│ │ LA SITUACIÓN: ││
│ │ La API del proveedor pagos tiene comportamiento no ││
│ │ documentado que requiere trabajo adicional. Esto ││
│ │ probablemente retrasará el milestone 1-2 semanas. ││
│ │ ││
│ │ OPCIONES: ││
│ │ A) Aceptar retraso (1-2 semanas) ││
│ │ - Sin reducción alcance ││
│ │ - Nueva meta: Abril 15 en lugar de Abril 1 ││
│ │ ││
│ │ B) Reducir alcance, mantener fecha ││
│ │ - Lanzar solo con tarjeta crédito ││
│ │ - Agregar PayPal/Apple Pay en release siguiente ││
│ │ ││
│ │ RECOMENDACIÓN: ││
│ │ Opción A - Retraso menor, mantiene calidad. ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
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Negociación de Alcance
GESTIONANDO SOLICITUDES ALCANCE:
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│ CUANDO STAKEHOLDERS QUIEREN MÁS │
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│ │
│ RESPUESTA SOLICITUD ALCANCE: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Solicitud: "¿Podemos agregar SSO antes del lanzamiento?"││
│ │ ││
│ │ Respuesta: ││
│ │ "Agregar SSO sería valioso. Esto es lo que significa: ││
│ │ ││
│ │ Esfuerzo: ~3 semanas desarrollo ││
│ │ ││
│ │ Opciones: ││
│ │ ││
│ │ A) Agregar a alcance actual ││
│ │ → Lanzamiento mueve de Mar 1 a Mar 22 ││
│ │ ││
│ │ B) Intercambiar por algo más ││
│ │ → Remover reportes avanzados (esfuerzo similar) ││
│ │ → Mantener lanzamiento Mar 1 ││
│ │ ││
│ │ C) Agregar a roadmap post-lanzamiento ││
│ │ → Mantener lanzamiento Mar 1 ││
│ │ → SSO disponible Abril 15 ││
│ │ ││
│ │ ¿Qué preferirías?" ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ FRASES CLAVE: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ ✓ "Sí, y esto es lo que tomaría..." ││
│ │ ✓ "Podemos hacer eso si..." ││
│ │ ✓ "¿Qué estarías dispuesto a intercambiar?" ││
│ │ ││
│ │ ✗ "Eso no es posible" ││
│ │ ✗ "No tenemos tiempo" ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Construyendo Confianza
Prácticas de Construcción Confianza
GANANDO CONFIANZA STAKEHOLDER:
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│ COMPORTAMIENTOS CONSISTENTES QUE CONSTRUYEN CONFIANZA │
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│ │
│ CONFIABILIDAD: │
│ □ Entregar lo que te comprometes │
│ □ Cumplir deadlines que estableces │
│ □ Dar seguimiento a items acción │
│ □ Si no puedes entregar, comunicar temprano │
│ │
│ TRANSPARENCIA: │
│ □ Compartir buenas y malas noticias │
│ □ Explicar el "por qué" detrás decisiones │
│ □ Admitir cuando no sabes algo │
│ │
│ CUENTA BANCARIA CONFIANZA: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ DEPÓSITOS (+): RETIROS (-): ││
│ │ • Entregar a tiempo • Perder deadlines ││
│ │ • Comunicación proactiva • Sorpresas ││
│ │ • Resolver problemas • Excusas ││
│ │ • Tomar responsabilidad • Culpar otros ││
│ │ • Estimaciones honestas • Prometer de más ││
│ │ ││
│ │ Construir depósitos antes de necesitar hacer retiros ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
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Mejores Prácticas
Hacer
GESTIÓN STAKEHOLDER EFECTIVA:
✓ CONOCER TUS STAKEHOLDERS
Diferentes necesidades, diferente comunicación
✓ ESTABLECER EXPECTATIVAS TEMPRANO
Rangos no fechas, alcance explícito
✓ COMUNICAR PROACTIVAMENTE
Actualizar antes que tengan que preguntar
✓ DOCUMENTAR DECISIONES
Una sola fuente de verdad
✓ TRAER OPCIONES, NO PROBLEMAS
Mostrar que lo pensaste bien
No Hacer
TRAMPAS GESTIÓN STAKEHOLDER:
✗ PROMETER DE MÁS
"Claro, podemos hacer eso" sin análisis
✗ ESCONDER PROBLEMAS
Siempre salen, usualmente peor
✗ SORPRENDER CON MALAS NOTICIAS
Comunicar temprano, comunicar seguido
✗ REACCIONES DEFENSIVAS
Escuchar, entender, luego responder