5 min lectura • Guide 273 of 877
Optimizando la Comunicación con Clientes
La comunicación con clientes es esencial pero puede convertirse en un sumidero de tiempo. Reuniones interminables, cadenas de email poco claras, y solicitudes constantes de status comen tiempo de desarrollo. Optimizar significa dar a los clientes la visibilidad que necesitan mientras se protege el foco del equipo.
Problemas de Comunicación
| Problema | Causa | Solución |
|---|---|---|
| Demasiadas reuniones | Clientes quieren visibilidad | Dashboards async |
| Solicitudes constantes de status | Sin updates regulares | Reportes programados |
| Scope creep | Proceso de cambio poco claro | Gestión de cambios |
| Cadenas de email | Comunicación desorganizada | Sistema centralizado |
| Clientes sorprendidos | Mala gestión de expectativas | Updates regulares y honestos |
Estructura de Comunicación
FRAMEWORK DE COMUNICACIÓN CON CLIENTES
══════════════════════════════════════
AL INICIO DEL PROYECTO:
─────────────────────────────────────
Acordar:
CANALES DE COMUNICACIÓN:
├── Día a día: [Canal - ej., Slack]
├── Decisiones formales: Email
├── Status: Dashboard de GitScrum + email semanal
├── Urgente: Teléfono/texto
└── Documentar en brief del proyecto
CADENCIA DE REUNIONES:
├── Sync semanal: 30 min
├── Sprint review: Cada 2 semanas
├── Ad-hoc: Según necesidad (solicitar 24h antes)
└── Sin daily standups con cliente
TIEMPOS DE RESPUESTA:
├── Urgente: Mismo día
├── Normal: 24 horas
├── Preguntas: Siguiente día hábil
└── Establecer expectativas realistas
ACTUALIZACIONES DE STATUS:
├── Resumen escrito semanal (viernes)
├── Dashboard siempre actualizado
├── Updates de milestone
├── Sin sorpresas—comunicar temprano
Comunicación Async Primero
PRIORIDAD DE COMUNICACIÓN ASYNC
═══════════════════════════════
POR QUÉ ASYNC PRIMERO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ • Protege el tiempo de focus del equipo │
│ • Cliente puede revisar cuando quiera │
│ • Crea registro escrito │
│ • Escala mejor (múltiples clientes) │
│ • Menos context switching │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
CUÁNDO USAR CADA CANAL:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ ASYNC (Preferido): │
│ • Status updates │
│ • Preguntas que pueden esperar │
│ • Documentación de decisiones │
│ • Feedback sobre entregas │
│ │
│ SYNC (Cuando es necesario): │
│ • Discusiones complejas │
│ • Resolución de conflictos │
│ • Demos de features │
│ • Kickoffs y planning │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Status Updates
FORMATO DE UPDATE SEMANAL
═════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Proyecto: [Nombre] │
│ Semana: [Fecha] │
│ Status: 🟢 En Camino / 🟡 En Riesgo / 🔴 Atrasado │
│ │
│ RESUMEN: │
│ [1-2 oraciones: dónde estamos, qué sigue] │
│ │
│ COMPLETADO ESTA SEMANA: │
│ • [Entregable, no tarea] │
│ • [Entregable, no tarea] │
│ │
│ PRÓXIMA SEMANA: │
│ • [Qué esperamos entregar] │
│ │
│ RIESGOS/BLOCKERS: │
│ • [Si hay, con plan de mitigación] │
│ │
│ DECISIONES NECESARIAS: │
│ • [Si necesitamos input del cliente] │
│ │
│ LINK AL DASHBOARD: [URL] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Gestión de Cambios
PROCESO DE CAMBIO DE SCOPE
══════════════════════════
CUANDO LLEGA UN REQUEST:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ 1. DOCUMENTAR: Qué exactamente se está pidiendo │
│ │
│ 2. EVALUAR IMPACTO: │
│ • ¿Cuánto tiempo toma? │
│ • ¿Qué se desplaza? │
│ • ¿Afecta el deadline? │
│ • ¿Hay costo adicional? │
│ │
│ 3. PRESENTAR OPCIONES: │
│ Opción A: Agregar feature, extender timeline │
│ Opción B: Agregar feature, quitar otra cosa │
│ Opción C: Agregar a siguiente fase │
│ │
│ 4. OBTENER APROBACIÓN ESCRITA: │
│ Email o documento firmado │
│ │
│ 5. IMPLEMENTAR: │
│ Solo después de aprobación │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
En GitScrum
COMUNICACIÓN CON CLIENTES EN GITSCRUM
═════════════════════════════════════
HERRAMIENTAS:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ • ClientFlow para portales de cliente │
│ • Dashboards con acceso viewer │
│ • Tracking de milestones │
│ • Documentación en NoteVault │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘