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Base de Conhecimento com NoteVault
Uma base de conhecimento bem organizada previne silos de conhecimento e acelera onboarding. O recurso NoteVault do GitScrum fornece um espaço centralizado para documentação, decisões e conhecimento institucional que permanece conectado ao trabalho do seu projeto.
Valor da Base de Conhecimento
Por Que Documentar
BENEFÍCIOS DA BASE DE CONHECIMENTO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ SEM BASE DE CONHECIMENTO: │
│ │
│ • "Pergunta para a Sarah, ela sabe como funciona" │
│ • Mesmas perguntas respondidas repetidamente │
│ • Conhecimento vai embora quando pessoas saem │
│ • Onboarding leva meses │
│ • Decisões esquecidas, repetidas ou contraditórias │
│ │
│ COM BASE DE CONHECIMENTO: │
│ │
│ • "Veja os docs, está documentado" │
│ • Respostas self-service │
│ • Conhecimento persiste além dos indivíduos │
│ • Onboarding mais rápido │
│ • Histórico de decisões preservado │
│ │
│ EXEMPLO DE ROI: │
│ │
│ Perguntas de novo contratado: 10/semana │
│ Tempo por resposta: 15 minutos │
│ Custo semanal: 2.5 horas de tempo de dev sênior │
│ │
│ Com bons docs: 80% redução │
│ Economia: 2 horas/semana = 100 horas/ano │
│ Plus: Produtividade mais rápida do novo contratado │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
O Que Documentar
CATEGORIAS DE DOCUMENTAÇÃO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ ONBOARDING: │
│ • Guia de início │
│ • Setup de ambiente │
│ • Quem é quem │
│ • Visão geral de processos chave │
│ • Checklist da primeira semana │
│ │
│ ARQUITETURA: │
│ • Visão geral do sistema │
│ • Mapa de serviços │
│ • Diagramas de fluxo de dados │
│ • Escolhas tecnológicas (e por quê) │
│ • Architecture Decision Records (ADRs) │
│ │
│ PROCESSOS: │
│ • Workflow de desenvolvimento │
│ • Processo de code review │
│ • Processo de release │
│ • Resposta a incidentes │
│ • Como fazemos sprints │
│ │
│ RUNBOOKS: │
│ • Procedimentos de deploy │
│ • Problemas comuns e soluções │
│ • Alertas de monitoramento e respostas │
│ • Procedimentos de rollback │
│ │
│ DECISÕES: │
│ • Decisões técnicas importantes │
│ • Mudanças de processo │
│ • Seleção de ferramentas │
│ • Decisões de política │
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Estrutura do NoteVault
Organização
ESTRUTURA DA BASE DE CONHECIMENTO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ NoteVault │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 📁 Onboarding │
│ ├── Bem-vindo ao time │
│ ├── Setup de ambiente │
│ ├── Visão geral do codebase │
│ ├── Checklist primeira semana │
│ └── Contatos chave │
│ │
│ 📁 Arquitetura │
│ ├── Visão geral do sistema │
│ ├── Diretório de serviços │
│ ├── Schema do banco de dados │
│ └── 📁 ADRs │
│ ├── ADR-001: Usar GraphQL para API │
│ ├── ADR-002: PostgreSQL como DB principal │
│ └── ADR-003: Deployment Kubernetes │
│ │
│ 📁 Desenvolvimento │
│ ├── Padrões de código │
│ ├── Workflow Git │
│ ├── Diretrizes de code review │
│ └── Requisitos de testes │
│ │
│ 📁 Operações │
│ ├── Processo de deploy │
│ ├── Setup de monitoramento │
│ ├── Runbooks de incidentes │
│ └── Procedimentos de rollback │
│ │
│ 📁 Produto │
│ ├── Personas de usuário │
│ ├── Jornadas de usuário │
│ ├── Roadmap │
│ └── Decisões de produto │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Templates
TEMPLATE: ARCHITECTURE DECISION RECORD (ADR)
════════════════════════════════════════════
# ADR-XXX: [Título da Decisão]
## Status
[Proposto | Aceito | Depreciado | Substituído]
## Contexto
[Qual é o contexto e problema que estamos enfrentando?]
## Decisão
[Qual é a decisão que foi tomada?]
## Consequências
[Quais são as consequências dessa decisão?]
### Positivas
- [Benefício 1]
- [Benefício 2]
### Negativas
- [Trade-off 1]
- [Trade-off 2]
## Alternativas Consideradas
1. [Alternativa 1] - Por que foi rejeitada
2. [Alternativa 2] - Por que foi rejeitada
## Data
[Data da decisão]
## Participantes
[Quem participou da decisão]
---
TEMPLATE: RUNBOOK
═════════════════
# [Nome do Procedimento]
## Quando Usar
[Em quais situações este runbook deve ser usado]
## Pré-requisitos
- [Acesso necessário]
- [Ferramentas necessárias]
- [Conhecimento prévio]
## Passos
### 1. [Primeiro Passo]
[Explicação se necessário]
2. [Segundo Passo]
[Explicação se necessário]
## Verificação
[Como verificar que o procedimento funcionou]
## Troubleshooting
| Problema | Solução |
|----------|---------|
| [Erro 1] | [Fix 1] |
| [Erro 2] | [Fix 2] |
## Rollback
[Como reverter se algo der errado]
## Contato
[Quem contatar para ajuda]
Vinculação com Trabalho
Conectando Docs a Tarefas
VINCULAÇÃO BIDIRECIONAL:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ DE TAREFA PARA DOC: │
│ ───────────────────── │
│ Tarefa GS-456: Implementar autenticação OAuth │
│ │
│ Documentação relacionada: │
│ ├── 📄 ADR-015: Escolha OAuth2 vs SAML │
│ ├── 📄 Arquitetura de Auth │
│ └── 📄 Runbook: Troubleshooting Auth │
│ │
│ DE DOC PARA TAREFAS: │
│ ───────────────────── │
│ Documento: ADR-015: Escolha OAuth2 vs SAML │
│ │
│ Tarefas relacionadas: │
│ ├── GS-456: Implementar OAuth (Em Progresso) │
│ ├── GS-457: Migrar usuários existentes (A Fazer) │
│ └── GS-458: Documentar endpoints (Concluído) │
│ │
│ BENEFÍCIOS: │
│ ├── Contexto imediato ao trabalhar na tarefa │
│ ├── Rastreabilidade de decisões │
│ ├── Onboarding mais fácil │
│ └── Auditoria simplificada │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Mantendo Atualizado
Estratégias de Manutenção
MANTENDO DOCS ATUALIZADOS:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ OWNERSHIP: │
│ ───────── │
│ Cada seção tem um dono responsável │
│ │
│ 📁 Onboarding → Maria (PM) │
│ 📁 Arquitetura → João (Tech Lead) │
│ 📁 Desenvolvimento → Time de Dev (rotativo) │
│ 📁 Operações → Carlos (DevOps) │
│ │
│ REVISÃO PERIÓDICA: │
│ ────────────────── │
│ • Mensal: Docs críticos (runbooks, onboarding) │
│ • Trimestral: Arquitetura e processos │
│ • Quando: Após cada mudança significativa │
│ │
│ GATILHOS DE ATUALIZAÇÃO: │
│ ──────────────────────── │
│ • Nova feature → Atualizar arquitetura │
│ • Incidente → Atualizar runbook │
│ • Processo mudou → Atualizar doc de processo │
│ • Novo membro → Validar onboarding │
│ │
│ INDICADORES DE DOC OBSOLETO: │
│ ──────────────────────────── │
│ ⚠️ Última atualização > 6 meses │
│ ⚠️ Feedback "isso não funciona mais" │
│ ⚠️ Perguntas repetidas sobre o mesmo tema │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Integração no Workflow
DOCUMENTAÇÃO NO DIA A DIA:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ DEFINITION OF DONE: │
│ ──────────────────── │
│ Tarefa só está "Done" se: │
│ ☐ Código implementado │
│ ☐ Testes passando │
│ ☐ Code review aprovado │
│ ☐ Documentação atualizada ← INCLUIR SEMPRE │
│ │
│ QUANDO DOCUMENTAR: │
│ ────────────────── │
│ • Nova feature → Adicionar ao docs de produto │
│ • Decisão importante → Criar ADR │
│ • Bug corrigido → Atualizar troubleshooting │
│ • Processo criado → Documentar passo a passo │
│ │
│ CODE REVIEW INCLUI: │
│ ──────────────────── │
│ "Documentação foi atualizada?" │
│ Se não, reviewer pede antes de aprovar │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Melhores Práticas
Checklist de Implementação
CHECKLIST BASE DE CONHECIMENTO
══════════════════════════════
ESTRUTURA:
☐ Definir categorias principais
☐ Criar templates padrão
☐ Estabelecer convenções de nomenclatura
☐ Configurar permissões de acesso
CONTEÚDO INICIAL:
☐ Documentar processos existentes
☐ Capturar conhecimento tribal
☐ Criar guia de onboarding
☐ Documentar decisões passadas importantes
MANUTENÇÃO:
☐ Atribuir owners para cada seção
☐ Definir ciclo de revisão
☐ Integrar na Definition of Done
☐ Criar métricas de uso
CULTURA:
☐ Incentivar contribuições
☐ Reconhecer bons documentadores
☐ Facilitar edição
☐ Tratar docs como código
Uma base de conhecimento bem mantida é um multiplicador de produtividade—cada hora investida economiza dezenas de horas do time.