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Gestionando Múltiples Clientes como Agencia
Las agencias manejan prioridades competidoras a través de múltiples cuentas de clientes, cada una con requisitos y expectativas únicos. La organización multi-proyecto, permisos a nivel de cliente y herramientas de planificación de capacidad de GitScrum ayudan a las agencias a mantener visibilidad a través de todas las cuentas mientras entregan trabajo de calidad y mantienen clientes satisfechos.
Organización de Proyectos de Agencia
| Modelo | Mejor Para | Consideración |
|---|---|---|
| Proyecto por cliente | Separación clara | Muchos proyectos a gestionar |
| Workspace por cliente | Clientes grandes | Mayor overhead |
| Proyecto único + labels | Pocos clientes pequeños | Menos aislamiento |
| Híbrido | Tamaños de cliente mixtos | Complejidad |
Organización Multi-Cliente
ESTRUCTURA DE PROYECTO DE AGENCIA
ORGANIZACIÓN DEL WORKSPACE:
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Workspace de Agencia │
│ │
│ ├── 📁 Acme Corp │
│ │ ├── Proyecto: Rediseño Web Acme │
│ │ ├── Proyecto: App Mobile Acme │
│ │ └── Proyecto: Mantenimiento Acme │
│ │ │
│ ├── 📁 TechStart Inc │
│ │ ├── Proyecto: MVP TechStart │
│ │ └── Proyecto: TechStart Fase 2 │
│ │ │
│ ├── 📁 GlobalRetail │
│ │ ├── Proyecto: E-commerce GlobalRetail │
│ │ └── Proyecto: Soporte GlobalRetail │
│ │ │
│ └── 📁 Interno │
│ ├── Proyecto: Website Agencia │
│ └── Proyecto: Herramientas Internas │
└─────────────────────────────────────────────────┘
TEMPLATE DE PROYECTO CLIENTE:
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Proyecto: [Cliente] [Nombre del Proyecto] │
│ │
│ Labels Estándar: │
│ ├── [billable] / [non-billable] │
│ ├── [priority:high/medium/low] │
│ ├── [phase:discovery/design/dev/launch] │
│ └── [type:feature/bug/maintenance] │
│ │
│ Campos Personalizados: │
│ ├── Contacto del cliente │
│ ├── Tipo de contrato (fijo/hora/retainer) │
│ ├── Horas de presupuesto │
│ └── Deadline │
└─────────────────────────────────────────────────┘
Gestión de Capacidad
ASIGNACIÓN DE CAPACIDAD
PLANIFICACIÓN DE CAPACIDAD DEL EQUIPO:
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Tamaño del equipo: 8 desarrolladores │
│ Horas disponibles/semana: 280 (35h × 8) │
│ │
│ Asignación de esta semana: │
│ ┌─────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Acme Corp 90h (32%) ████████ │ │
│ │ TechStart Inc 70h (25%) ██████ │ │
│ │ GlobalRetail 55h (20%) █████ │ │
│ │ Pool Mantenimiento 35h (12%) ███ │ │
│ │ Interno 20h (7%) ██ │ │
│ │ Buffer 10h (4%) █ │ │
│ └─────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Leyenda: │
│ ████ Comprometido ░░░░ Disponible │
└─────────────────────────────────────────────────┘
ASIGNACIÓN DE DESARROLLADORES:
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Developer Cliente Primario Secundario │
│ ───────────────────────────────────────────── │
│ @alex Acme Corp (80%) TechStart(20%)│
│ @jordan Acme Corp (100%) - │
│ @sam TechStart (100%) - │
│ @taylor GlobalRetail(80%) Manten (20%) │
│ @casey GlobalRetail(60%) TechStart(40%)│
│ @riley Pool Mantenimiento (100%) │
│ @morgan Interno (50%) Buffer (50%) │
│ @drew Acme Mobile (100%) - │
└─────────────────────────────────────────────────┘
Dashboard de Cliente
VISTA DE PORTFOLIO DE CLIENTES
RESUMEN DE SALUD DE CLIENTES:
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Cliente Estado Proyecto Horas Rev │
│ ───────────────────────────────────────────── │
│ Acme Corp ✓ En Track 156/200 $24K │
│ TechStart Inc ⚠ En Riesgo 89/100 $14K │
│ GlobalRetail ✓ En Track 52/80 $8K │
│ Interno ✓ En Track 18/30 - │
└─────────────────────────────────────────────────┘
CALENDARIO DE DEADLINES:
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Esta Semana: │
│ ├── Mié: Demo MVP TechStart │
│ └── Vie: Sprint Review GlobalRetail │
│ │
│ Próxima Semana: │
│ ├── Lun: Lanzamiento Fase 1 Web Acme │
│ └── Jue: Kickoff TechStart Fase 2 │
│ │
│ Fin de Mes: │
│ └── Go-Live E-commerce GlobalRetail │
└─────────────────────────────────────────────────┘
ATENCIÓN NECESARIA:
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ 🔴 TechStart: Riesgo scope creep - revisar backlog│
│ 🟡 Acme: Aprobación de diseño pendiente - 3 días│
│ 🟡 GlobalRetail: Recurso necesario próxima semana│
└─────────────────────────────────────────────────┘
Time Tracking para Facturación
ESTRUCTURA DE TIME TRACKING
RASTREO DE TIEMPO FACTURABLE:
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Tarea: Implementar flujo de checkout │
│ Cliente: GlobalRetail │
│ Proyecto: E-commerce GlobalRetail │
│ │
│ Tiempo registrado: │
│ ├── @taylor: 4h (desarrollo) │
│ ├── @casey: 2h (code review) │
│ └── Total: 6h │
│ │
│ Labels: [billable] [dev] │
│ Tarifa: $150/hora │
│ Valor: $900 │
└─────────────────────────────────────────────────┘
REPORTE MENSUAL POR CLIENTE:
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Cliente: GlobalRetail │
│ Período: Enero 2024 │
│ │
│ Horas por categoría: │
│ ├── Desarrollo: 45h ($6,750) │
│ ├── Diseño: 12h ($1,800) │
│ ├── QA: 8h ($1,200) │
│ ├── Project Management: 5h ($750) │
│ └── Total: 70h ($10,500) │
│ │
│ vs. Presupuesto: 70/80h (87.5%) │
│ Estado: En presupuesto ✓ │
└─────────────────────────────────────────────────┘
Prevención de Context Switching
ESTRATEGIAS ANTI-CONTEXT-SWITCHING
══════════════════════════════════
REGLAS DE ASIGNACIÓN:
─────────────────────────────────────
1. Un cliente primario por día
├── Mañana: Cliente A (4h enfocadas)
├── Tarde: Cliente A (4h enfocadas)
└── Evitar saltar entre clientes
2. Máximo 2 clientes activos por developer
├── Primario: 60-80%
├── Secundario: 20-40%
└── Sin tercer cliente concurrente
3. Días de mantenimiento dedicados
├── Viernes: Pool de mantenimiento
├── Todos los clientes pequeños
└── Sin trabajo de proyecto grande
PROTOCOLO DE HANDOFF:
─────────────────────────────────────
Al cambiar de cliente:
├── Documentar estado actual
├── Commitear trabajo en progreso
├── Actualizar tarea en GitScrum
├── Mental break (5-10 min)
└── Revisar contexto del nuevo cliente
BATCHING DE TRABAJO SIMILAR:
─────────────────────────────────────
├── Code reviews: Bloque de 1h
├── Meetings: Agrupa en mañana/tarde
├── Trabajo profundo: Bloques de 2-3h
└── Respuestas a clientes: 2x/día
Comunicación con Clientes
GESTIÓN DE COMUNICACIÓN DE CLIENTES
═══════════════════════════════════
UPDATES REGULARES:
─────────────────────────────────────
├── Semanal: Status report por email
├── Bi-semanal: Call de sync (30 min)
├── Mensual: Review de progreso (60 min)
└── Ad-hoc: Slack para urgencias
STATUS REPORT TEMPLATE:
─────────────────────────────────────
Proyecto: [Nombre]
Período: [Fechas]
Estado General: ✓ En Track / ⚠ Riesgo / 🔴 Bloqueado
Logros esta semana:
• Feature X completada
• Bug crítico Y resuelto
Próximos pasos:
• Sprint siguiente: Feature Z
• Necesitamos: Aprobación de diseños
Métricas:
• Horas usadas: 45/50
• Timeline: En track para [fecha]
PERMISOS DE CLIENTE EN GITSCRUM:
─────────────────────────────────────
├── Viewer: Solo ver progreso
├── Reporter: Ver + agregar comentarios
├── Guest: Proyectos específicos
└── No acceso a otros clientes
Soluciones Relacionadas con GitScrum
- Onboarding de Clientes de Agencia
- Mejores Prácticas de Gestión de Agencia
- Time Tracking con Facturación
- Gestión de Expectativas de Clientes
Conclusión
Gestionar múltiples clientes como agencia requiere organización clara, visibilidad centralizada y disciplina en asignación de capacidad. GitScrum proporciona la estructura multi-proyecto, time tracking integrado y vistas de portfolio necesarias para mantener a todos los clientes satisfechos mientras se mantiene rentabilidad y calidad. La clave está en fronteras claras, comunicación proactiva y prevención activa de context switching.