Factures

Créez et suivez les factures depuis ClientFlow. Liez les factures aux clients et propositions pour une visibilité complète.

Statuts des Factures

Créer une Facture

Depuis le Profil Client

1. Allez dans l'onglet Clients de ClientFlow
2. Sélectionnez un client
3. Ouvrez l'onglet Factures dans le panneau de détail client
4. Cliquez sur Créer Facture

Champs de Facture

Préréglages de Conditions de Paiement

Définition rapide de la date d'échéance :

Ou définissez une date personnalisée manuellement.

Générer une Facture depuis une Proposition

Quand une proposition est approuvée, vous pouvez générer une facture directement :

1. Ouvrez la proposition approuvée
2. Cliquez sur Générer Facture
3. Choisissez le montant (total ou partiel)
4. La facture est créée liée à la proposition

La proposition suit :

• Montant total facturé
• Reste à facturer
• Statut entièrement facturé

Panneau de Détail Facture

Consultez les détails de la facture incluant :

Gérer les Factures

Factures Brouillon

• Modifiez n'importe quel champ
• Supprimez la facture
• Envoyez au client quand prête

Factures Envoyées

• Voir l'activité client (ouverte, vue)
• Envoyer des rappels
• Copier le lien public
• Enregistrer le paiement à réception

Enregistrer un Paiement

1. Ouvrez la facture
2. Cliquez sur Marquer comme Payée ou action équivalente
3. Le statut de la facture passe à Payée
4. Le tableau de bord des revenus se met à jour automatiquement

Visibilité des Factures

Onglets du Tableau de Bord

Les factures apparaissent dans plusieurs vues du tableau de bord :

Profil Client

L'onglet Factures de chaque client affiche :

• Toutes les factures pour ce client
• Badges de statut des factures
• Accès rapide pour créer une nouvelle facture

Factures en Retard

Les factures dépassant leur date payment_due sont signalées :

• Apparaissent dans l'onglet À Risque avec type de risque "overdue_invoice"
• Affichées dans les Analyses comme éléments de priorité Critique
• Comptage des jours de retard affiché
• Contribuent au score de risque client

Devise

Les factures utilisent la devise par défaut du workspace. Le montant s'affiche formaté selon les paramètres régionaux.

Permissions

Dépannage

"Impossible de supprimer une facture envoyée"

Les factures envoyées sont verrouillées pour la piste d'audit. Marquez comme annulée à la place.

"La facture n'apparaît pas dans l'onglet Revenus"

Vérifiez le filtre de période sur le tableau de bord.

"Le client dit ne pas avoir reçu la facture"

Copiez le lien public et envoyez directement, ou renvoyez via le panneau de facture.

Le Problème : Facturation Déconnectée du Travail

Vous venez de perdre 4 800 $ de marge parce que personne n'a facturé quand le travail était terminé.

Cela arrive constamment. Pas parce que les agences sont négligentes. Parce que la facturation est déconnectée du travail.

La Solution : Facturez Où le Travail Se Fait

La différence : 30 minutes de travail deviennent 3 minutes. Et rien n'est oublié.

Créer une Facture en Réalité

Depuis les Entrées de Temps (La Méthode Rapide)

Votre équipe a enregistré 36 heures sur le projet site web Acme. Voici comment le facturer :

1. Ouvrez le profil client Acme
2. Cliquez sur "Créer Facture"
3. Cliquez sur "Importer depuis Entrées de Temps"
4. Sélectionnez la période
5. Révisez les entrées—chacune devient une ligne :

1. Ajoutez les éléments fixes (hébergement, licences)
2. Définissez la date d'échéance
3. Envoyez

Les entrées de temps sont maintenant marquées "facturées." Elles n'apparaîtront pas une seconde fois. Vous ne pouvez pas double-facturer par accident.

Lignes Manuelles (Pour Travail au Forfait)

Ajoutez descriptions, quantités, taux—tout ce que votre client s'attend à voir.

Approche Mixte

Beaucoup d'agences font les deux :

• Livrables au forfait (depuis proposition)
• Extras temps et matériaux (depuis suivi)

Les deux fonctionnent ensemble sur la même facture.

États des Factures : Ce Qui Se Passe Réellement

L'État Le Plus Important : Vue

Quand une facture affiche "Vue", vous savez :

• Le client l'a reçue (pas dans les spams)
• Il l'a ouverte (conscient du montant et de l'échéance)
• Vous avez des bases pour relancer ("Je vois que vous avez reçu la facture...")

Cela change la conversation de recouvrement. Vous ne vous demandez plus s'il l'a vue.

L'Email de Facture

Quand vous cliquez "Envoyer", le client reçoit :

Objet : Facture #1042 de [Votre Agence] - 5 400 $ échéance 28 fév

Corps inclut :

• Résumé : Montant, date d'échéance
• Aperçu des lignes
• Lien pour voir la facture complète
• Bouton de paiement (si configuré)
• Option téléchargement PDF

Les clients peuvent payer directement depuis l'email si vous avez connecté Stripe ou autre passerelle de paiement. Un clic → payer → terminé.

Enregistrer les Paiements

Quand le paiement arrive :

1. Ouvrez la facture
2. Cliquez "Enregistrer Paiement"
3. Entrez :

- Montant reçu (total ou partiel) - Date de paiement - Méthode (chèque, virement, carte, etc.) - Numéro de référence (pour rapprochement)

Le statut de la facture se met à jour. Le tableau de bord des revenus se met à jour. Les prévisions de trésorerie se mettent à jour.

Paiements Partiels

Le client paie 3 000 $ sur une facture de 5 400 $ :

1. Enregistrez le paiement de 3 000 $
2. La facture affiche le solde : 2 400 $ restants
3. Le statut reste "Envoyée" (ou indicateur "Partiellement Payée")
4. Enregistrez le prochain paiement à réception
5. Montant complet reçu → statut devient "Payée"

Vous savez toujours exactement où vous en êtes.

Les Trois Erreurs Qui Coûtent de l'Argent aux Agences

Erreur 1 : Facturation Retardée

Règle : Facturez dans les 48 heures après achèvement du travail.

Les factures tardives signalent aux clients que le paiement n'est pas urgent. Si vous prenez un mois pour facturer, ils prendront un mois pour payer.

Erreur 2 : Descriptions Vagues

Mauvais : "Travail de développement - Février"

Bon : "Refonte page d'accueil : mise en page responsive, intégration CMS, tests cross-browser (12 heures)"

Les descriptions spécifiques :

• Justifient vos tarifs
• Réduisent les questions client
• Construisent la confiance
• Documentent ce qui a été livré

Erreur 3 : Échéances Floues

Mauvais : "Net 30" (à partir de quand ? Quelle date exacte ?)

Bon : "Échéance : 28 février 2026"

Les dates spécifiques sont plus difficiles à ignorer que les termes relatifs.

Stratégie de Timing de Facturation

Ne Jamais Facturer Trimestriellement

Certaines agences facturent trimestriellement "pour simplifier."

Problèmes :

• Le client voit un gros montant, a un choc
• Écart de trésorerie de 90+ jours
• Litiges plus difficiles à résoudre des mois plus tard
• Vous financez leur activité

Maximum mensuel. Bihebdomadaire pour le travail T&M.

Conditions de Paiement Qui Fonctionnent

La Règle de l'Acompte

Premier projet avec tout client : Exigez un acompte. Raison : Vous ne savez pas s'il paiera. Il ne connaît pas votre travail. L'acompte aligne le risque.

Montants d'acompte qui fonctionnent :

• 30% = Faible engagement (client teste encore)
• 50% = Standard (les deux parties engagées)
• 100% = Prépayé (clients récurrents, services productisés)

La Séquence de Recouvrement Qui Fait Payer

Avant l'Échéance

Jour -3 : Le système envoie un rappel automatique "La facture #1042 arrive à échéance dans 3 jours. [Payer maintenant]"

Date d'Échéance

Jour 0 : Le système envoie la notification d'échéance "La facture #1042 arrive à échéance aujourd'hui. [Payer maintenant]"

Après l'Échéance

Jour 3 : "Bonjour Sarah, petit rappel que la facture #1042 est en retard. Des questions où je peux aider ?"

(Supposez qu'ils ont oublié. N'accusez pas.)

Jour 7 : "Je reviens sur la facture #1042. S'il y a un problème avec la facture, faites-le moi savoir. Sinon, veuillez traiter quand vous le pouvez."

(Créer la responsabilité. Offrir une sortie.)

Jour 14 : Appel téléphonique. Pas d'email. "Bonjour Sarah, j'appelle au sujet de la facture #1042. Y a-t-il quelque chose qui empêche le paiement que je devrais savoir ?"

(C'est là que vous apprenez s'il y a un vrai problème : litige, problème de trésorerie, insatisfaction du travail.)

Jour 21 : "Je dois faire un suivi formel sur la facture #1042, maintenant en retard de 21 jours. Veuillez fournir un calendrier de paiement ou me faire savoir si nous devons discuter."

(Ton formel. Ils savent que c'est sérieux.)

Jour 30+ : Moment de décision :

• Suspendre le travail en cours
• Négociation de plan de paiement
• Recouvrement s'ils ne s'engagent pas

Ce que la Plupart des Agences Font Mal

Passent de "email amical" à "30 jours frustré."

L'escalade graduelle fonctionne parce que :

1. Les rappels précoces obtiennent souvent un paiement immédiat
2. Chaque étape documente votre suivi
3. Relation préservée quand possible
4. Schéma clair si vous devez escalader formellement

Factures Récurrentes

Pour les clients en contrat :

1. Créez un modèle de facture avec les éléments standard
2. Définissez la récurrence (mensuelle, bihebdomadaire)
3. Le système génère la facture automatiquement
4. Révisez avant envoi automatique (optionnel)
5. Le client reçoit une facture prévisible, même moment chaque mois

La facturation de contrat devrait être ennuyeuse. Même montant, même moment, mêmes attentes. Les surprises tuent les contrats.

Le Problème du Temps Non Facturé

Le temps est suivi. Le travail est fait. Mais aucune facture n'existe.

ClientFlow affiche le "Temps Non Facturé" :

C'est de l'argent que vous avez gagné mais n'avez pas réclamé. Le système vous rappelle qu'il existe.

Causes courantes :

• Projet en cours, attente de jalon
• PM a oublié de demander la facture
• Travail tombé entre les cycles de facturation

Soit facturez-le, soit documentez pourquoi vous ne le faites pas.

Analytiques de l'Historique des Factures

Avec le temps, vous voyez des tendances :

Tendances Spécifiques Client

Quantum est un problème de recouvrement. Soit corrigez la relation, soit exigez des acomptes.

Connexion au Tableau de Bord des Revenus

Chaque facture affecte votre onglet Revenus :

• Envoyée → augmente le montant "En Attente"
• Payée → passe à "Encaissé"
• En Retard → apparaît dans "Retard" (rouge)

L'onglet Revenus n'est que des factures, agrégées. Gardez les factures exactes, et l'onglet Revenus est automatique.

Réalité Taxes et Devises

Configuration des Taxes

Configurez une fois dans les paramètres. Appliquez par facture selon les besoins.

Multi-Devise

• Définissez la devise par facture
• Par défaut depuis le workspace
• Supporte USD, EUR, GBP et 50+ autres
• Les rapports de revenus convertissent dans la devise principale

Agences internationales : Ça fonctionne simplement. Vous n'avez pas besoin de systèmes séparés.

Impact Réel pour les Agences

Avant la Facturation Connectée

• Factures créées dans QuickBooks
• Temps suivi dans Harvest
• Transfert de données manuel requis
• Des choses passaient à travers
• "Délai de facturation" moyen : 12 jours après achèvement du travail

Après ClientFlow

• Facture créée depuis le contexte du projet
• Entrées de temps récupérées automatiquement
• Rien ne passe à travers
• "Délai de facturation" moyen : 2 jours

Impact financier sur une agence à 200K$/mois :

• 10 jours de facturation plus rapide → 10 jours de paiement plus rapide
• 10 jours × 200K$/30 = ~67K$ de plus en banque à tout moment
• Moins d'utilisation de ligne de crédit
• Moins de stress

Dépannage

"Le client dit ne pas avoir reçu la facture"

1. Vérifiez l'adresse email
2. Vérifiez leurs spams
3. Renvoyez via ClientFlow
4. Envoyez le lien direct vers la facture

"La facture affiche un mauvais montant"

1. Vérifiez les lignes (le calcul est automatique)
2. Vérifiez les paramètres de taxe
3. Modifiez si Brouillon, ou annulez et recréez si Envoyée

"Impossible de supprimer une facture envoyée"

Les factures envoyées sont verrouillées pour la piste d'audit. Options :

• Enregistrer comme annulée
• Créer un avoir
• Émettre une facture corrigée

"Les entrées de temps ne s'importent pas"

1. Les entrées doivent être marquées facturables
2. Les entrées doivent être sur un projet lié à ce client
3. Les entrées doivent être dans la période sélectionnée
4. Les entrées ne peuvent pas être déjà facturées

La facturation n'est pas de l'administration. C'est la capture de revenus.

Chaque jour entre l'achèvement du travail et l'envoi de la facture est un jour où vous financez l'activité de votre client. Chaque facture qui passe à travers est de l'argent gagné et jamais réclamé.

ClientFlow rend la facturation assez rapide pour qu'il n'y ait aucune excuse de retarder—et assez transparente pour que rien ne se perde.