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Gestion de Projet Client pour les Agences
Les agences font face à des défis uniques pour gérer plusieurs clients avec des attentes et des calendriers différents. GitScrum fournit une visibilité multi-projet, des fonctionnalités de collaboration client et des outils de gestion des ressources qui aident les agences à livrer un excellent travail client tout en maintenant l'efficacité de l'équipe.
Structure de Projet Agence
Organisation Multi-Client
HIÉRARCHIE DE PROJET AGENCE :
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ESPACE DE TRAVAIL AGENCE │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ CLIENT : ACME CORP │
│ ├── Refonte Site Web [Actif] T1 2024 │
│ ├── Application Mobile [Actif] T1-T2 2024 │
│ └── Contrat Support [En cours] │
│ │
│ CLIENT : BETA INC │
│ ├── Plateforme E-commerce [Actif] T1-T2 2024 │
│ └── Automatisation Marketing[Planif.] T2 2024 │
│ │
│ CLIENT : GAMMA STARTUP │
│ ├── Développement MVP [Actif] T1 2024 │
│ └── Recherche UX [Terminé] │
│ │
│ INTERNE │
│ ├── Développement Outils [En cours] │
│ └── Formation Équipe [En cours] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Allocation des Ressources
PLANIFICATION DE CAPACITÉ ÉQUIPE :
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ SEMAINE DU 15-19 JAN │
├──────────────┬──────────────────────────────────────────────┤
│ DÉVELOPPEUR │ ALLOCATION PROJET │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────┤
│ Alex │ ████████░░ ACME Site Web (80%) │
│ │ ░░░░░░░░██ Interne (20%) │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────┤
│ Marie │ ██████░░░░ Beta E-commerce (60%) │
│ │ ░░░░████░░ Gamma MVP (40%) │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────┤
│ Chen │ ██████████ ACME Mobile (100%) │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────┤
│ Jordan │ ████░░░░░░ ACME Support (40%) │
│ │ ░░░░████░░ Beta E-commerce (40%) │
│ │ ░░░░░░░░██ Formation (20%) │
└──────────────┴──────────────────────────────────────────────┘
Communication Client
Mises à Jour de Projet
MODÈLE DE MISE À JOUR CLIENT :
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ STATUT HEBDOMADAIRE : Refonte Site Web ACME │
│ Semaine du 15 Janvier 2024 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ PROGRESSION │
│ ████████████████░░░░ 75% │
│ │
│ TERMINÉ CETTE SEMAINE │
│ ✓ Page d'accueil - design et intégration │
│ ✓ Pages produits - template finalisé │
│ ✓ Navigation responsive - tests terminés │
│ │
│ EN COURS │
│ → Intégration panier d'achat (60%) │
│ → Optimisation performance images │
│ │
│ PROCHAINE SEMAINE │
│ • Finaliser panier d'achat │
│ • Commencer intégration paiement │
│ • Tests utilisateurs │
│ │
│ ACTIONS REQUISES │
│ ⚠ Approbation design page contact nécessaire │
│ ⚠ Identifiants API Stripe attendus │
│ │
│ CALENDRIER │
│ Jalon Beta : 25 Jan ✓ En bonne voie │
│ Lancement : 15 Fév ✓ En bonne voie │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Gestion Multi-Projets
Vue Portfolio
TABLEAU DE BORD PORTFOLIO AGENCE
════════════════════════════════
PROJETS ACTIFS : 7
CLIENTS ACTIFS : 4
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PROJET │ CLIENT │ STATUT │ SANTÉ │
├───────────────────────┼───────────┼──────────┼─────────────┤
│ Refonte Site Web │ ACME │ 75% │ 🟢 OK │
│ Application Mobile │ ACME │ 45% │ 🟢 OK │
│ Support Contrat │ ACME │ N/A │ 🟢 OK │
│ Plateforme E-commerce │ Beta │ 60% │ 🟡 Attention│
│ MVP Développement │ Gamma │ 80% │ 🟢 OK │
│ Automatisation Mkt │ Beta │ 10% │ 🟢 OK │
│ Outils Internes │ Agence │ 30% │ 🔵 En pause │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
ALERTES :
├── Beta E-commerce : Retard potentiel sur intégration API
└── Capacité équipe : 95% utilisée cette semaine
Priorités Entre Clients
MATRICE DE PRIORISATION
═══════════════════════
CRITÈRES DE PRIORITÉ :
├── Échéances contractuelles
├── Valeur client (revenue)
├── Urgence technique
└── Impact sur relation client
RÈGLES DE RÉSOLUTION DE CONFLITS :
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. Les échéances contractuelles ont la priorité │
│ 2. Problèmes de production > Nouvelles fonctionnalités │
│ 3. Client à risque > Client stable │
│ 4. Petites tâches bloquantes > Grandes tâches non-urg. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
ESCALADE :
├── Conflit mineur : Chef de projet décide
├── Conflit majeur : Directeur de compte impliqué
└── Conflit critique : Direction impliquée
Suivi du Temps et Facturation
Temps par Client
RAPPORT TEMPS - JANVIER 2024
════════════════════════════
PAR CLIENT :
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ CLIENT │ HEURES │ BUDGET │ UTILISÉ │ STATUT │
├──────────────┼─────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│ ACME Corp │ 180h │ 200h │ 90% │ 🟢 OK │
│ Beta Inc │ 120h │ 150h │ 80% │ 🟢 OK │
│ Gamma Startup│ 85h │ 80h │ 106% │ 🔴 Dépassé │
│ Interne │ 45h │ 60h │ 75% │ 🔵 OK │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
ANALYSE GAMMA :
├── Heures prévues : 80h
├── Heures réelles : 85h (+6%)
├── Cause : Scope creep sur authentification
└── Action : Discussion avec client sur facturation
FACTURABLE CE MOIS :
├── ACME : 180h × 120€ = 21,600€
├── Beta : 120h × 110€ = 13,200€
├── Gamma : 80h × 100€ = 8,000€ (contrat fixe)
└── TOTAL : 42,800€
Onboarding Nouveau Client
Checklist de Démarrage
CHECKLIST ONBOARDING CLIENT
═══════════════════════════
PRÉPARATION (Avant kickoff) :
☐ Créer projet dans GitScrum
☐ Définir structure des colonnes
☐ Configurer les étiquettes client-spécifiques
☐ Créer espace documentation NoteVault
☐ Inviter contacts client (accès limité)
KICKOFF (Jour 1) :
☐ Présentation de l'équipe
☐ Revue des objectifs et livrables
☐ Définition des canaux de communication
☐ Calendrier des points de suivi
☐ Accès aux outils de collaboration
PREMIÈRE SEMAINE :
☐ Première mise à jour hebdomadaire envoyée
☐ Premiers tickets créés et assignés
☐ Environnement de développement configuré
☐ Client familiarisé avec le portail
PREMIÈRE MILESTONE :
☐ Premier livrable présenté
☐ Processus d'approbation testé
☐ Retours collectés et intégrés
☐ Ajustements de processus si nécessaire
Modèles de Projet
Standardiser les Workflows
MODÈLE PROJET AGENCE - SITE WEB
═══════════════════════════════
COLONNES :
├── 📥 Backlog
├── 📋 Sprint Actif
├── 🔄 En Cours
├── 👁 En Revue (Interne)
├── ⏳ En Attente Client
├── ✅ Approuvé
└── 🚀 Déployé
ÉTIQUETTES :
├── design / développement / contenu
├── urgent / haute / moyenne / basse
├── bug / fonctionnalité / amélioration
├── frontend / backend / intégration
└── [nom-client] pour filtrage rapide
AUTOMATISATIONS :
├── Tâche → En Attente Client → Email au client
├── Client approuve → Notifier équipe dev
├── Tâche terminée → Ajouter à rapport hebdo
└── Deadline proche → Notification PM
Meilleures Pratiques
Règles d'Or pour les Agences
- Frontières claires : Chaque client est un projet séparé
- Workflows standardisés : Même processus pour tous les clients
- Visibilité des ressources : Toujours savoir qui travaille sur quoi
- Communication proactive : Mises à jour régulières sans qu'on les demande
- Documentation : Tout est tracé, rien n'est perdu
Éviter les Pièges Courants
| Piège | Solution |
|---|---|
| Client qui monopolise l'équipe | Limites de capacité définies par contrat |
| Changements de scope non trackés | Processus formel de demande de changement |
| Développeurs surchargés | Tableau de bord de capacité visible |
| Conflits de priorité | Règles d'escalade claires |
| Perte de contexte projet | Documentation dans NoteVault |