Solicitudes de Cambio
Gestiona cambios de alcance con Solicitudes de Cambio de ClientFlow. Captura valor adicional y mantén control del proyecto.
Las solicitudes de cambio formalizan modificaciones de alcance a propuestas aprobadas. Cuando los clientes quieren más de lo originalmente acordado, las solicitudes de cambio capturan el valor adicional.
Requisito: Las solicitudes de cambio solo pueden crearse desde una propuesta aprobada.
Estados de Solicitud de Cambio
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Borrador | Siendo editada, no visible para el cliente |
| Enviada | Entregada al cliente por correo |
| Vista | Cliente abrió la solicitud |
| Aprobada | Cliente aceptó |
| Ajuste Solicitado | Cliente quiere modificaciones |
| Rechazada | Cliente declinó |
Crear una Solicitud de Cambio
Desde una Propuesta Aprobada
- Abre una propuesta aprobada
- Haz clic en Solicitar Cambios
- Completa el formulario de solicitud de cambio
Campos Requeridos
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Propuesta | Auto-vinculada a la propuesta fuente |
| Resumen | Breve descripción del cambio |
| Justificación | Razón del cambio |
Campos Opcionales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Título para la solicitud de cambio |
| Expira El | Fecha de expiración de la solicitud |
| Términos Comerciales | Condiciones de pago |
| Stripe Habilitado | Permitir pago en línea |
| Correo del Destinatario | Anular destinatario predeterminado |
Cotizar el Cambio
Elige un enfoque de precio:
| Modo | Cálculo |
|---|---|
| Valor Fijo | Establece el precio adicional total |
| Tarifa por Hora | Horas × Tarifa = Valor Adicional |
El valor adicional se calcula en centavos para precisión.
Acciones de Solicitud de Cambio
Borrador
| Acción | Resultado |
|---|---|
| Editar | Modificar cualquier campo |
| Enviar | Correo al cliente, estado → Enviada |
| Eliminar | Remover solicitud de cambio |
Enviada y Vista
| Acción | Resultado |
|---|---|
| Aprobar | Aceptar cambio, estado → Aprobada |
| Solicitar Ajuste | Cliente quiere modificaciones |
| Rechazar | Declinar solicitud de cambio |
Aprobada
| Acción | Resultado |
|---|---|
| Generar Factura | Crear factura por el valor adicional |
Panel de Detalle de Solicitud de Cambio
La vista de detalle muestra:
| Sección | Contenido |
|---|---|
| Encabezado | Nombre, insignia de estado |
| Propuesta Vinculada | Referencia de propuesta fuente |
| Resumen | Descripción del cambio |
| Justificación | Razón del cambio |
| Valor Adicional | Monto calculado |
| Términos Comerciales | Condiciones de pago |
| Línea de Tiempo | Marcas de tiempo de creación, envío, vista, decisión |
Relación con Propuestas
Las solicitudes de cambio siempre están vinculadas a una propuesta:
- No pueden existir sin una propuesta aprobada
- Se agregan al valor total de la propuesta
- Aparecen en la sección Solicitudes de Cambio Relacionadas de la propuesta
- Pueden facturarse por separado o con el saldo de la propuesta
Visibilidad en Dashboard
| Ubicación | Vista |
|---|---|
| Pipeline de Ingresos | Solicitudes de cambio en pipeline por estado |
| Insights | Solicitudes de cambio pendientes, próximas a expirar |
| Detalle de Propuesta | Lista de solicitudes de cambio relacionadas |
Permisos
| Acción | Agency Owner | Manager | Developer | Cliente |
|---|---|---|---|---|
| Ver solicitudes de cambio | ✓ | ✓ | — | Propias |
| Crear solicitudes de cambio | ✓ | ✓ | — | — |
| Enviar solicitudes de cambio | ✓ | ✓ | — | — |
| Aprobar/Rechazar | ✓ | ✓ | — | Propias |
| Generar factura | ✓ | ✓ | — | — |
Solución de Problemas
"No puedo crear solicitud de cambio"
Necesitas una propuesta aprobada primero. Verifica que el estado de la propuesta sea Aprobada.
"El cliente solicitó ajuste"
Edita la solicitud de cambio según los comentarios, luego reenvía.
"La solicitud de cambio expiró"
Crea una nueva solicitud de cambio con fecha de expiración actualizada.
| Estado | Descripción | Acciones |
|---|---|---|
| Borrador | Siendo creada | Editar, Eliminar, Enviar |
| Enviada | Entregada al cliente | Rastrear, Recordar |
| Vista | Cliente la abrió | Esperar decisión |
| Aprobada | Cliente aceptó | Generar Factura |
| Ajuste | Cliente quiere modificaciones | Revisar, Reenviar |
| Rechazada | Cliente declinó | Ver razón |
Crear Solicitudes de Cambio
Desde Propuesta
- Abre propuesta aprobada
- Ve a la sección Solicitudes de Cambio
- Haz clic en Nueva Solicitud de Cambio
Desde Perfil del Cliente
- Ve a la pestaña Solicitudes de Cambio del cliente
- Haz clic en Solicitar Cambios
- Selecciona propuesta padre
Campos Requeridos
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Propuesta Padre | Qué propuesta aprobada extiende esto |
| Nombre | Identificador del cambio |
| Resumen | Breve descripción de qué cambia |
| Justificación | Por qué se necesita el cambio |
| Valor | Costo adicional (horas × tarifa o fijo) |
Campos Opcionales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Válida Hasta | Fecha de expiración |
| Términos Comerciales | Condiciones de pago |
| Enlace de Pago | Para pago rápido |
Cotizar Solicitudes de Cambio
Horas × Tarifa
Calcula basándote en:
- Horas adicionales requeridas
- Tarifa por hora (puede diferir de la original)
- Muestra: Horas, Tarifa, Valor Adicional
Valor Fijo
Monto adicional único:
- Cargo único
- Más simple para cambios pequeños
- Muestra: Valor Adicional
Enviar Solicitudes de Cambio
- Revisa todos los detalles
- Haz clic en Enviar al Cliente
- Cliente recibe correo con enlace
- Rastrea vistas y espera decisión
Experiencia del Cliente
Los clientes pueden:
- Ver detalles de la solicitud de cambio
- Ver impacto en alcance del proyecto
- Entender costo adicional
- Aprobar directamente
- Solicitar ajustes
- Rechazar con razón
Manejo de Aprobación
Cuando el cliente aprueba:
- El estado de la Solicitud de Cambio se actualiza
- Generar Factura está disponible
- Crea factura por el valor adicional
- Alcance del proyecto oficialmente expandido
Generación de Factura
Igual que la generación de factura de propuesta:
- Opción de pago único
- Inmediato o programado
- Vinculada a la solicitud de cambio
Manejo de Ajustes
Si el cliente quiere modificaciones:
- Estado cambia a "Ajuste Solicitado"
- Revisa comentarios del cliente
- Revisa la solicitud de cambio
- Haz clic en Reenviar Actualizada
- Cliente revisa de nuevo
Manejo de Rechazos
Cuando el cliente rechaza:
- Razón de rechazo registrada
- Solicitud de cambio marcada "Rechazada"
- Alcance original permanece vigente
- Considera:
- Fases del cambio - Enfoques alternativos - Inclusión en roadmap futuro
Mejores Prácticas para Agencias
Documenta Todo
Cada discusión de alcance debería:
- Estar en la propuesta original (ya acordado)
- Estar en una solicitud de cambio (aprobación pendiente)
- Estar explícitamente fuera de alcance (documentado)
Nunca hagas trabajo basándote en acuerdos verbales.
Hazlo Fácil
Los clientes resisten procesos formales cuando son complicados:
- Mantén las solicitudes de cambio simples
- Explica el impacto claramente
- Cotiza justamente
- Aprueba rápidamente
No Cobres por Todo
No todos los cambios pequeños necesitan una solicitud de cambio:
| Tipo de Cambio | Enfoque |
|---|---|
| Arreglo de 5 minutos | Solo hazlo |
| Hora de trabajo | Considera rastrearlo para patrones |
| Medio día o más | Siempre solicitud de cambio |
| Fuera del alcance original | Siempre solicitud de cambio |
Construye buena voluntad con cosas pequeñas; protege el margen en cosas grandes.
Usa Plantillas
Para cambios comunes, crea plantillas:
- "Ronda de revisión adicional"
- "Nueva página/sección"
- "Recargo por entrega urgente"
- "Categoría de alcance expandido"
Explica el Por Qué
Ayuda a los clientes a entender:
- Impacto en el cronograma
- Requisitos de recursos
- Por qué el costo adicional es justo
- El valor que están recibiendo
Rastrea Patrones
Si constantemente estás creando solicitudes de cambio:
- Los alcances originales pueden ser muy reducidos
- El proceso de discovery necesita mejoras
- Las expectativas del cliente no se gestionaron
- Considera retainers de alcance fijo
Solicitudes de Cambio vs Nuevas Propuestas
| Situación | Usar |
|---|---|
| Extiende trabajo aprobado existente | Solicitud de Cambio |
| Nueva fase o proyecto separado | Nueva Propuesta |
| Alcance significativo (>40% del original) | Nueva Propuesta |
| Adición menor (<20% del original) | Solicitud de Cambio |
| Diferente cronograma/equipo | Nueva Propuesta |
| Mismo cronograma/equipo | Solicitud de Cambio |
Integración con Dashboard
Las Solicitudes de Cambio aparecen en:
Pestaña Pendientes
- Esperando aprobación del cliente
- Días esperando
- Indicadores de urgencia
Pestaña En Riesgo
- Solicitudes de cambio por expirar
- Valor en juego
Perfil del Cliente
- Historial completo de solicitudes de cambio
- Seguimiento de impacto en valor
Impacto en Ingresos
Solicitudes de cambio aprobadas:
- Se agregan al valor de vida del cliente
- Aumentan el presupuesto del proyecto
- Generan facturas adicionales
- Mejoran la rentabilidad del proyecto
Rastrea en el dashboard de Ingresos para:
- Ingresos adicionales capturados
- Tasa de aprobación de solicitudes de cambio
- Valor promedio de cambio
Permisos
| Acción | Agency Owner | Manager | Developer | Cliente |
|---|---|---|---|---|
| Ver solicitudes de cambio | ✓ | ✓ | — | Propias |
| Crear solicitudes de cambio | ✓ | ✓ | — | — |
| Enviar solicitudes de cambio | ✓ | ✓ | — | — |
| Eliminar solicitudes de cambio | ✓ | ✓ | — | — |
| Aprobar/Rechazar | — | — | — | ✓ |
Solución de Problemas
"El cliente no recibió la solicitud de cambio"
- Revisa carpeta de spam
- Verifica dirección de correo
- Reenvía o comparte enlace directo
"No puedo crear solicitud de cambio"
- Necesitas una propuesta aprobada primero
- Verifica que el cliente aún exista
- Verifica permisos
"La generación de factura falló"
- La solicitud de cambio debe estar aprobada
- Verifica detalles de facturación del cliente
- Intenta crear factura manualmente
Las Solicitudes de Cambio protegen la rentabilidad de la agencia mientras mantienen relaciones positivas con clientes. Al formalizar cambios de alcance, capturas valor que de otra forma se perdería por scope creep.