Clients ClientFlow
Gérez la base de clients de votre agence dans ClientFlow.
Description Générale
La section Clients centralise toutes les informations des clients de votre agence. Chaque client peut avoir plusieurs projets, contacts et un historique complet.
Le Problème que Cela Résout
Sans gestion centralisée des clients, les agences font face à:
| Problème | Conséquence | Solution |
|---|---|---|
| Informations dispersées | Perte de temps à chercher | Base de données unique |
| Contacts non centralisés | Communication inefficace | Annuaire par client |
| Historique perdu | Pas de contexte | Timeline complète |
| Pas de visibilité | Équipe mal informée | Vue partagée |
| Projets désorganisés | Confusion client/projet | Association claire |
Vue Principale
Liste des Clients
La liste affiche tous vos clients avec les informations essentielles:
| Colonne | Description | Utilité |
|---|---|---|
| Nom/Entreprise | Identification principale | Retrouver rapidement |
| Contact principal | Personne de référence | Communication |
| Projets actifs | Quantité en cours | Charge de travail |
| État | Actif, inactif, prospect | Segmentation |
| Dernière activité | Interaction récente | Suivi relation |
| Valeur totale | Somme des projets | Analyse business |
États des Clients
| État | Description | Action Typique |
|---|---|---|
| 🟢 Actif | Projets en cours | Suivi régulier |
| 🟡 Prospect | En négociation | Conversion |
| 🔴 Inactif | Plus de projets actifs | Réactivation |
| ⏸ Suspendu | Relation en pause | Résolution |
Filtres et Recherche
| Filtre | Options | Usage |
|---|---|---|
| Recherche | Par nom, email, entreprise | Trouver rapidement |
| État | Actifs, inactifs, prospects, tous | Segmentation |
| Projets | Avec/sans projets actifs | Charge actuelle |
| Date | Dernière activité | Suivi relation |
| Valeur | Plage de montants | Analyse business |
Fiche Client Complète
Informations Générales
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Raison sociale | Nom légal de l'entreprise | Acme Corporation SARL |
| Nom commercial | Comment on l'appelle | Acme |
| Secteur | Catégorie d'activité | Technologie |
| Taille | Nombre d'employés | 50-100 |
| Site web | URL du client | www.acme.com |
| Adresse | Localisation principale | Paris, France |
| Notes | Informations importantes | Client VIP depuis 2020 |
Section Contacts
Pour chaque contact du client:
| Information | Description |
|---|---|
| Nom complet | Prénom et nom |
| Poste | Fonction dans l'entreprise |
| Adresse professionnelle | |
| Téléphone | Numéro direct |
| Mobile | Numéro personnel (optionnel) |
| Rôle | Décideur, technique, facturation |
| Notes | Préférences, remarques |
| Portail | Accès au portail client |
Types de Rôles de Contact
| Rôle | Description | Permissions Portail |
|---|---|---|
| Décideur | Approuve les livrables | Approbation + Vue |
| Technique | Point de contact technique | Vue + Commentaires |
| Facturation | Gère les aspects financiers | Vue factures uniquement |
| Observateur | Suivi uniquement | Vue en lecture seule |
Section Projets
| Information | Description |
|---|---|
| Nom du projet | Identification |
| État | En cours, terminé, en attente |
| Progression | % d'achèvement |
| Budget | Montant alloué |
| Date limite | Échéance prévue |
| Équipe | Membres assignés |
Section Historique
Timeline chronologique avec:
| Événement | Détails Enregistrés |
|---|---|
| Réunions | Date, participants, notes |
| Communications | Emails importants, appels |
| Changements d'état | Passage de prospect à client |
| Projets | Démarrage, livraison |
| Notes | Ajouts manuels de l'équipe |
| Fichiers | Documents partagés |
Comment Utiliser
Créer un Client
- Cliquez sur Nouveau client
- Remplissez les informations de base:
- Nom de l'entreprise (obligatoire)
- Nom commercial (optionnel)
- Email de contact principal
- Téléphone (optionnel)
- Secteur d'activité
- Ajoutez des contacts supplémentaires si nécessaire
- Sauvegardez
Ajouter un Contact
- Ouvrez la fiche client
- Section Contacts → bouton Ajouter
- Renseignez:
- Prénom et nom
- Poste
- Email et téléphone
- Rôle dans le projet
- Configurez l'accès au portail si souhaité
- Sauvegardez
Associer un Projet
- Ouvrez la fiche client
- Section Projets → Lier projet
- Choisissez:
- Sélectionner un projet existant, ou
- Créer un nouveau projet
- Le projet apparaît automatiquement dans la fiche
Gérer le Portail Client
Pour chaque contact avec accès au portail:
- Fiche client → Contact spécifique
- Activez Accès portail
- Configurez les permissions:
- Voir les tâches
- Commenter
- Approuver les livrables
- Voir les documents
- Envoyez l'invitation automatique
Portail Client
Ce que les Clients Voient
| Élément | Accessible |
|---|---|
| Progression du projet | ✓ |
| Tâches (selon config) | ✓ |
| Documents partagés | ✓ |
| Jalons et deadlines | ✓ |
| Communication équipe | ✓ |
Ce que les Clients NE VOIENT PAS
| Élément | Caché |
|---|---|
| Discussions internes | ✓ |
| Détails financiers internes | ✓ |
| Autres clients | ✓ |
| Time tracking détaillé | ✓ |
| Configuration workspace | ✓ |
Permissions
| Action | Owner | Admin | Manager | Member |
|---|---|---|---|---|
| Voir liste clients | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Créer client | ✓ | ✓ | ✓ | — |
| Modifier client | ✓ | ✓ | ✓ | — |
| Supprimer client | ✓ | ✓ | — | — |
| Gérer contacts | ✓ | ✓ | ✓ | — |
| Configurer portail | ✓ | ✓ | ✓ | — |
| Voir historique | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Meilleures Pratiques
Organisation
- Informations complètes - Remplissez tous les champs pertinents
- Contacts multiples - Au moins 2 par client
- Rôles clairs - Qui décide, qui technique
- Notes à jour - Documentez les préférences
Suivi Relation
- Historique régulier - Notez les interactions importantes
- État actuel - Mettez à jour prospect → client
- Projets liés - Associez tous les projets
- Revue périodique - Nettoyez les clients inactifs
Liens Connexes
- Dashboard ClientFlow - Vue d'ensemble
- Projets - Gestion des projets
- Membres de l'Équipe - Gestion équipe
Chaque client peut avoir accès au portail:
- Voir progression de leurs projets
- Approuver les livrables
- Communiquer avec l'équipe
- Télécharger des documents
Permissions
- Voir clients — Selon rôle workspace
- Créer/Modifier — Managers et Admins
- Supprimer — Admins uniquement