Rapports de suivi du temps

L'onglet Rapports génère des rapports de temps formatés adaptés à la facturation client, la revue interne, le traitement de la paie et la documentation de conformité. Transformez les entrées de temps brutes en résumés professionnels avec des paramètres configurables et des options d'export.

Note : C'est une fonctionnalité Pro.

Vue d'ensemble de l'interface

La vue Rapports fournit la configuration et la génération de rapports :

Contrôles de filtre

Sélection de période : Définissez la plage de dates du rapport :

• Cette semaine
• Semaine dernière
• Ce mois
• Mois dernier
• Plage personnalisée (dates de début/fin précises)

Filtre utilisateur : Incluez des membres d'équipe spécifiques ou tous les utilisateurs.

Filtre projet : Rapport sur des projets spécifiques (si multi-projet).

Options de rapport

Type de rapport : Sélectionnez le format et le focus :

• Rapport résumé
• Rapport détaillé
• Rapport client
• Rapport d'équipe

Regroupement : Organisez les entrées par :

• Date
• Utilisateur
• Tâche
• Projet

Options d'inclusion :

• Notes/descriptions
• Statut facturable
• Codes de tâches
• Sous-totaux

Section de sortie

Les rapports générés s'affichent dans la page avec les actions d'export.

Types de rapports

Rapport résumé

Aperçu de haut niveau avec totaux agrégés :

Contenu :

• Période couverte
• Heures totales
• Répartition facturable/non-facturable
• Totaux par utilisateur
• Totaux par projet

Cas d'utilisation : Résumés exécutifs, aperçus rapides.

Rapport détaillé

Liste complète niveau entrée :

Contenu :

• Chaque entrée de temps
• Date, utilisateur, tâche, durée
• Notes pour chaque entrée
• Totaux cumulés
• Sous-totaux quotidiens

Cas d'utilisation : Pistes d'audit, enregistrements complets.

Rapport client

Format professionnel pour le partage externe :

Contenu :

• Présentation propre
• Marque de l'entreprise (si configurée)
• Entrées facturables uniquement (ou option)
• Descriptions de tâches sans codes internes
• Résumé et détail optionnel

Cas d'utilisation : Pièces jointes de factures, communication client.

Rapport d'équipe

Focus sur les contributions individuelles :

Contenu :

• Répartition par membre
• Totaux individuels
• Patterns quotidiens
• Métriques de comparaison

Cas d'utilisation : Revues de performance, planification des ressources.

Configurer les rapports

Sélection de la plage de dates

Périodes prédéfinies :

1. Cliquez sur le menu déroulant période
2. Sélectionnez parmi les options (Cette semaine, Mois dernier, etc.)
3. Le rapport recalcule

Plage personnalisée :

1. Sélectionnez "Personnalisé" dans le menu déroulant
2. Choisissez la date de début dans le calendrier
3. Choisissez la date de fin dans le calendrier
4. Cliquez sur Appliquer

Filtrage utilisateur

Tous les utilisateurs : Le rapport inclut toute l'équipe Utilisateurs spécifiques : Sélectionnez les individus à inclure Votre temps uniquement : Filtrez sur vous-même seulement

Portée du projet

Quand vous travaillez avec plusieurs projets :

• Sélectionnez un projet spécifique pour un rapport focalisé
• Ou incluez tous pour une vue agrégée

Options de regroupement

Comment les entrées s'organisent dans le rapport :

Choisissez selon l'audience du rapport et l'objectif.

Options de contenu du rapport

Inclure les notes

Quand activé :

• Les descriptions des entrées apparaissent
• Utile pour justifier le temps
• Ajoute de la longueur au rapport

Quand désactivé :

• Rapport plus propre et court
• Juste les faits : tâche, durée, date

Afficher le statut facturable

Quand activé :

• Chaque entrée marquée comme facturable ou non
• Sous-totaux par statut facturable
• Essentiel pour les rapports de facturation

Quand désactivé :

• Vue simplifiée
• Toutes les entrées traitées également

Codes de tâches

Quand activé :

• Identifiants de tâches affichés (PROJ-123)
• Référence pour le suivi
• Audience technique

Quand désactivé :

• Noms de tâches uniquement
• Plus propre pour les clients

Sous-totaux

Quand activé :

• Totaux cumulés par section
• Sous-totaux quotidiens
• Sous-totaux par catégorie

Quand désactivé :

• Juste les totaux généraux
• Plus rapide à parcourir

Générer les rapports

Aperçu

Avant l'export, prévisualisez dans le navigateur :

1. Configurez les paramètres du rapport
2. Cliquez sur "Générer" ou "Aperçu"
3. Révisez la sortie à l'écran
4. Ajustez les paramètres si nécessaire

Rafraîchir

Après les changements de paramètres :

• Cliquez sur Rafraîchir pour régénérer
• Les nouvelles données apparaissent immédiatement
• L'aperçu précédent est remplacé

Exporter les rapports

Formats d'export

PDF : Format document professionnel

• Prêt à imprimer
• Rendu cohérent
• Sûr pour les clients

Excel (XLSX) : Format tableur

• Modifiable
• Triable
• Compatible tableaux croisés dynamiques

CSV : Format de données simple

• Compatibilité maximale
• Import vers d'autres systèmes
• Léger

Processus d'export

1. Générez le rapport désiré
2. Cliquez sur Exporter
3. Sélectionnez le format
4. Le fichier se télécharge dans le navigateur

Nommage des fichiers

Les fichiers exportés sont nommés systématiquement : RapportTemps[Projet][PlageDates].xlsx

Exemple : RapportTempsAcmeCorp2024-01-01_2024-01-31.pdf

Bonnes pratiques rapport client

Préparation

Avant d'envoyer aux clients :

1. Révisez toutes les entrées pour la précision
2. Vérifiez que les noms de tâches sont appropriés pour le client
3. Vérifiez que le marquage facturable est correct
4. Supprimez les notes internes si nécessaire

Présentation

Les rapports professionnels incluent :

• En-tête clair avec le nom de l'entreprise
• Période définie
• Sections organisées
• Totaux professionnels
• Informations de contact

Fréquence

Cadences courantes de reporting client :

• Hebdomadaire : Projets actifs, supervision rapprochée
• Bi-hebdomadaire : Engagement standard
• Mensuel : Contrats de maintenance, travail continu
• Par projet : Facturation par jalon

Utilisations des rapports internes

Traitement de la paie

Les rapports de temps supportent la paie :

1. Générez un rapport d'équipe pour la période de paie
2. Exportez vers Excel
3. Faites correspondre avec le système de paie
4. Résolvez les écarts

Revues de performance

Les rapports informent les revues :

1. Générez un rapport individuel
2. Comparez aux attentes
3. Notez les patterns et tendances
4. Discutez en réunion de revue

Post-mortem de projet

Après la complétion du projet :

1. Rapport de temps complet du projet
2. Comparez aux estimations
3. Identifiez les écarts d'estimation
4. Documentez les leçons apprises

Suivi budgétaire

Gestion budgétaire continue :

1. Rapports de projet réguliers
2. Comparez à l'allocation budgétaire
3. Alertez sur les dépassements
4. Ajustez les prévisions

Sections du rapport

En-tête

Haut du rapport inclut :

• Titre du rapport
• Date de génération
• Période couverte
• Généré par (utilisateur)
• Filtres appliqués

Section résumé

Faits rapides :

• Heures totales
• Heures facturables
• Heures non-facturables
• Nombre d'entrées
• Nombre d'utilisateurs (rapports d'équipe)

Section détail

Données niveau entrée (si rapport détaillé) :

• Chaque entrée en ligne
• Tous les champs sélectionnés
• Groupé selon la configuration
• Sous-totaux par groupe

Pied de page

Éléments du bas :

• Totaux généraux
• Notes/disclaimers
• Numéros de page (PDF)
• Horodatage de génération

Fonctionnalités avancées

Configurations de rapport enregistrées

Enregistrez les configurations couramment utilisées :

1. Configurez les paramètres du rapport
2. Nommez la configuration
3. Enregistrez pour usage futur
4. Chargez la config enregistrée la prochaine fois

Note : La disponibilité de la fonctionnalité varie.

Rapports planifiés

Génération automatique de rapports :

• Configurez les paramètres du rapport
• Définissez le planning (hebdomadaire, mensuel)
• Les rapports sont générés automatiquement
• Livraison par email aux destinataires

Note : La disponibilité de la fonctionnalité varie.

Templates de rapport

Templates personnalisés pour la marque :

• Logo de l'entreprise
• Couleurs personnalisées
• Texte de pied de page
• Informations de contact

Note : Nécessite Pro+ ou Enterprise.

Dépannage

Le rapport ne montre pas de données :

• Vérifiez que la plage de dates contient des entrées
• Vérifiez que le filtre utilisateur inclut des personnes avec du temps
• Confirmez que le filtre projet correspond aux entrées enregistrées
• Essayez une plage de dates plus large

Les totaux ne correspondent pas aux attentes :

• Vérifiez les filtres appliqués
• Certaines entrées peuvent être exclues
• Vérifiez le filtrage du statut facturable
• Comparez avec l'onglet Log avec les mêmes filtres

L'export échoue :

• Vérifiez le bloqueur de pop-up du navigateur
• Vérifiez les permissions de téléchargement
• Essayez un format différent
• Videz le cache du navigateur

Le PDF semble différent de l'aperçu :

• Le PDF est rendu avec les styles d'impression
• Certains éléments peuvent se déplacer
• L'aperçu est approximatif
• Testez l'export avant d'envoyer

Excel s'ouvre vide :

• Le fichier est peut-être en téléchargement
• Vérifiez le dossier de téléchargement
• Excel peut avoir besoin d'activer le contenu
• Essayez CSV comme alternative

Permissions

L'accès aux rapports suit les permissions de suivi du temps :

Certains types de rapports peuvent être restreints aux managers et au-dessus.

Détails de la fonctionnalité Pro

Les Rapports font partie du plan Pro. Sans Pro :

• Export basique disponible dans l'onglet Log
• Rapports formatés indisponibles
• Génération de rapport client restreinte

Ce que Pro ajoute

• Types de rapports multiples
• Formatage professionnel
• Export PDF
• Options de regroupement avancées
• Configurations enregistrées

Fonctionnalités liées

Onglet Log : Gestion des entrées brutes Onglet Graphiques : Analyse visuelle Onglet Coûts : Rapports financiers Export (Log) : Export de données basique