ClientFlow: Gestão de Clientes para Agências

ClientFlow transforma o GitScrum de uma ferramenta de projetos num sistema completo de gestão de clientes. Rastreie clientes, envie faturas, gira propostas, monitorize receitas e dê aos clientes acesso controlado—tudo integrado com o seu fluxo de trabalho de projeto.

O Que o ClientFlow Resolve

Agências gerem múltiplas relações: clientes expectando visibilidade, faturas requerendo rastreio, propostas precisando aprovação e receitas exigindo supervisão. ClientFlow centraliza estas preocupações:

Sem ClientFlow:

• Dados de clientes espalhados por spreadsheets
• Rastreio de faturas em software de contabilidade separado
• Sem conexão entre trabalho faturável e faturação
• Relatórios de receitas manuais

Com ClientFlow:

• Base de dados de clientes unificada com histórico completo
• Faturação integrada conectada ao registo de tempo
• Fluxo de trabalho de propostas com rastreio de aprovação
• Dashboards de receitas em tempo real

A Interface ClientFlow

Cabeçalho da Página

O cabeçalho exibe métricas críticas de negócio:

Botões de ação:

• Pesquisar: Filtrar clientes por nome/email
• Atualizar: Recarregar dados
• Novo Cliente: Criar registo de cliente

Filtros da Barra Lateral

A barra lateral esquerda fornece filtragem poderosa:

Filtros de Entidade:

• Clientes: Ver lista de clientes
• Faturas: Ver todas as faturas
• Propostas: Ver todas as propostas

Filtros de Estado (quando entidade selecionada):

• Para Faturas: Rascunho, Enviada, Paga, Em Atraso
• Para Propostas: Rascunho, Enviada, Aprovada, Rejeitada

Filtros de Cliente:

• Todos os Clientes
• Com Faturas
• Pagamento Pendente
• Em Atraso

Área de Conteúdo Principal

Exibe a vista filtrada—cartões de cliente, tabelas de faturas ou listas de propostas baseado na seleção da barra lateral.

Gestão de Clientes

Criar Clientes

Clique "Novo Cliente" para abrir o modal de criação:

Informação Obrigatória:

• Nome do Cliente: Nome da empresa ou indivíduo
• Endereço de Email: Email de contacto principal

Informação Opcional:

• Telefone: Número de contacto
• Morada: Rua, cidade, código postal, país
• Número de IVA: Para faturação
• Website: Website do cliente

Controlo de Acesso: Ative acesso ao portal do cliente definindo uma password. Isto permite ao cliente fazer login e ver:

• Faturas e estado de pagamento
• Propostas para aprovação
• Progresso de projetos atribuídos

Vista de Detalhe do Cliente

Clique em qualquer cliente para ver informação completa:

Secção do Cabeçalho:

• Nome do cliente e info de contacto
• Botões de ação rápida (Editar, Criar Fatura, Nova Proposta)
• Indicadores de estado do cliente

Conteúdo por Separadores:

Separador Visão Geral:

• Estatísticas resumidas
• Atividade recente
• Links rápidos

Separador Faturas:

• Todas as faturas para este cliente
• Estado (Rascunho, Enviada, Paga, Em Atraso)
• Montantes e datas
• Rastreio de pagamentos

Separador Propostas:

• Propostas enviadas ao cliente
• Estado de aprovação
• Valor e datas

Separador Projetos:

• Projetos atribuídos ao cliente
• Estado e progresso do projeto
• Utilização de orçamento

Separador Pedidos de Alteração:

• Alterações de scope de propostas aprovadas
• Rastreio de estado
• Impacto em valor

Editar Clientes

Clique "Editar" em qualquer cliente para modificar:

• Informação de contacto
• Detalhes de morada
• Número de IVA
• Configurações de controlo de acesso

Eliminar Clientes

Aviso: Eliminar um cliente também remove todas as faturas associadas.

1. Abra detalhes do cliente
2. Clique "Eliminar Cliente"
3. Confirme a eliminação

Esta ação não pode ser desfeita.

Gestão de Faturas

Criar Faturas

A partir da vista de detalhe do cliente:

1. Clique "Criar Fatura"
2. Preencha detalhes da fatura:

• Número da fatura (auto-gerado ou personalizado)
• Data de emissão
• Data de vencimento
• Linhas com descrições e montantes
• Configurações de imposto

1. Guarde como rascunho ou envie imediatamente

Linhas de Fatura

Adicione linhas manualmente ou extraia de:

• Entradas de tempo: Tempo faturável do projeto
• Montantes fixos: Cobranças únicas
• Itens recorrentes: Taxas de serviço standard

Estados de Fatura

Enviar Faturas

1. Abra a fatura
2. Reveja detalhes
3. Clique "Enviar"
4. Fatura é enviada por email ao cliente

Faturas enviadas incluem link para o cliente ver e (opcionalmente) pagar online.

Registar Pagamentos

Quando cliente paga:

1. Abra a fatura
2. Clique "Registar Pagamento"
3. Insira detalhes do pagamento:

• Montante recebido
• Data do pagamento
• Método de pagamento

1. Estado da fatura atualiza para "Paga"

Filtragem de Faturas

Filtre faturas por:

• Cliente
• Estado (Rascunho, Enviada, Paga, Em Atraso)
• Intervalo de datas
• Intervalo de montantes

Gestão de Propostas

Criar Propostas

Construa propostas para ganhar negócio de clientes:

1. Selecione cliente (ou crie durante a proposta)
2. Clique "Nova Proposta"
3. Construa conteúdo da proposta:

• Visão geral do projeto
• Scope de trabalho
• Cronograma
• Preço (fixo ou detalhado)
• Termos e condições

1. Guarde e envie

Fluxo de Trabalho de Propostas

Aprovação do Cliente

Quando enviada, clientes podem:

• Ver proposta via link
• Aprovar (aciona criação de projeto/fatura)
• Pedir alterações
• Rejeitar com motivo

Propostas aprovadas podem auto-gerar:

• Novo projeto
• Fatura inicial
• Equipa atribuída

Pedidos de Alteração

Clientes podem pedir alterações de scope em propostas aprovadas:

1. Cliente submete pedido de alteração através do portal
2. Agência revê e estima impacto
3. Agência aprova/rejeita alteração
4. Alterações aprovadas atualizam scope do projeto

Dashboard de Receitas

Métricas Chave

O dashboard evidencia saúde crítica do negócio:

Receita Total: Todos os pagamentos recebidos Montante Pendente: Faturas aguardando pagamento Montante em Atraso: Faturas vencidas Tempo Médio de Pagamento: Dias desde envio até pagamento

Gráficos de Receitas

Receita ao Longo do Tempo: Tendências mensais/trimestrais de receita Por Cliente: Distribuição de receita por clientes Por Serviço: Receita por categoria de serviço

Previsão de Pipeline

Baseado em:

• Faturas enviadas (alta probabilidade)
• Propostas aprovadas (média probabilidade)
• Propostas pendentes (baixa probabilidade)

Ajuda a prever receita futura.

Portal do Cliente

O Que Clientes Veem

Clientes com acesso ao portal podem ver:

• As suas faturas e estado de pagamento
• Propostas aguardando a sua revisão
• Projetos atribuídos e progresso
• Canais de suporte/comunicação

O Que Clientes Não Podem Ver

• Dados de outros clientes
• Discussões internas
• Funcionalidades completas de gestão de projeto
• Configurações do workspace

Ativar Acesso ao Portal

1. Edite o cliente
2. Ative "Controlo de Acesso"
3. Defina uma password
4. Cliente faz login via URL do workspace

Filtros Rápidos

Vista Todos os Clientes

Mostra cartões de cliente com:

• Nome e contacto do cliente
• Montante total faturado
• Resumo de estado de pagamento
• Ações rápidas

Com Faturas

Clientes que têm pelo menos uma fatura. Útil para:

• Lista de clientes ativos
• Análise de receita
• Follow-up de pagamentos

Pagamento Pendente

Clientes com faturas enviadas não pagas. Prioridade para:

• Esforços de cobrança
• Lembretes de pagamento
• Previsão de fluxo de caixa

Em Atraso

Clientes com faturas vencidas. Crítico para:

• Follow-up imediato
• Procedimentos de escalação
• Rastreio de dívida

Integração com Workspace

Conexão com Registo de Tempo

Entradas de tempo faturável ligam-se a faturas:

1. Registe tempo em projetos (marcado como faturável)
2. Crie fatura para cliente
3. Extraia entradas de tempo não faturadas como linhas
4. Entradas de tempo marcadas como faturadas

Conexão com Projetos

Projetos podem ser atribuídos a clientes:

• Cliente vê progresso do projeto no portal
• Rastreio de orçamento liga ao cliente
• Relatórios de receita incluem contexto do projeto

Melhores Práticas

Organização de Clientes

Nomeação consistente: Estabeleça convenção de nomes Dados completos: Preencha todos os campos disponíveis Atualizações regulares: Mantenha info de contacto atual Registo de atividade: Note interações importantes

Gestão de Faturas

Envio atempado: Fature prontamente após entrega Descrições claras: Linhas devem ser auto-explicativas Condições de pagamento: Defina datas de vencimento claras Follow-up: Não deixe faturas envelhecer

Fluxo de Trabalho de Propostas

Uso de templates: Crie templates para propostas comuns Resposta rápida: Responda a RFPs rapidamente Scope claro: Previna scope creep com termos específicos Datas de expiração: Crie urgência com prazos

Monitorização de Receitas

Revisão semanal: Verifique pendentes e em atraso semanalmente Saúde do cliente: Monitorize padrões de pagamento dos clientes Precisão de previsão: Compare previsão com real regularmente Fluxo de caixa: Planeie em torno de pagamentos esperados

Permissões

Resolução de Problemas

Cliente Não Consegue Aceder ao Portal

Verifique:

• Controlo de acesso está ativado
• Password foi definida
• Cliente está a usar URL de login correto
• Conta não foi desativada

Fatura Não Envia

Verifique:

• Email do cliente é válido
• Fatura não está em estado rascunho
• Entrega de email não está bloqueada

Receita Não Bate Certo

Reveja:

• Todos os pagamentos registados
• Datas de pagamento corretas inseridas
• Estados de fatura precisos
• Filtros de data corretos

Link de Proposta Não Funciona

Verifique:

• Proposta está em estado "Enviada"
• Link não expirou
• Portal do cliente está acessível

ClientFlow eleva o GitScrum de gestão de projetos para gestão completa de relacionamento com clientes. Rastreie cada interação com cliente, gira o ciclo de vida completo de faturas e ganhe visibilidade sobre a saúde financeira da sua agência—tudo conectado ao trabalho que gera essa receita.