Costos de Seguimiento de Tiempo

La pestaña Costos conecta el seguimiento de tiempo con la realidad financiera. Transforma las horas registradas en cálculos de costos usando las tarifas de los miembros del equipo, sigue los presupuestos del proyecto contra el esfuerzo real, y entiende las implicaciones financieras del tiempo gastado.

Nota: Esta es una característica Pro.

Vista General de la Interfaz

La vista de Costos presenta análisis de presupuesto y costos:

Barra de Filtros

Selección de Período: Elige el marco de tiempo del análisis:

• Esta Semana
• Semana Pasada
• Este Mes
• Mes Pasado
• Rango de Fechas Personalizado

Filtro de Usuario: Filtra costos a miembros específicos del equipo.

Distintivo de Estado: Muestra el estado actual del presupuesto (En Camino, En Riesgo, Sobre Presupuesto).

Encabezado de Resumen del Presupuesto

Métricas financieras clave mostradas:

Secciones de Visualización

Múltiples vistas de datos de costos:

• Barra de progreso del presupuesto
• Gráficos de desglose de costos
• Comparación de costos del equipo
• Análisis de tendencia

Entendiendo los Costos

Cómo Se Calculan los Costos

Costo = Horas × Tarifa

Ejemplo:

• María registra 8 horas
• Tarifa de María: $75/hora
• Costo: 8 × $75 = $600

Fuentes de Tarifas

Las tarifas pueden venir de:

• Perfil de usuario: Tarifa horaria individual
• Predeterminado por rol: Tarifa por rol (Desarrollador, Diseñador)
• Anulación del proyecto: Tarifa personalizada para proyecto específico
• Tarifa del cliente: Lo que se cobra al cliente (diferente del costo)

Costo vs. Ingresos

Costo: Lo que pagas por el tiempo (tarifa interna) Ingresos: Lo que cobras por el tiempo (tarifa del cliente) Margen: Ingresos - Costo = Ganancia

La pestaña Costos se enfoca en seguimiento de costos internos.

Configuración del Presupuesto

Establecer Presupuesto del Proyecto

Los presupuestos se configuran en la configuración del proyecto:

1. Navega a Configuración del Proyecto
2. Encuentra la sección Presupuesto
3. Ingresa el monto total del presupuesto
4. Establece el período del presupuesto (si aplica)
5. Guarda los cambios

Tipos de Presupuesto

Presupuesto fijo: Monto total para todo el proyecto Presupuesto mensual: Asignación recurrente por mes Presupuesto por hito: Monto por fase del proyecto

Alertas de Presupuesto

Configura alertas para umbrales de presupuesto:

• 75% consumido: Notificación de advertencia
• 90% consumido: Alerta crítica
• 100% consumido: Notificación de sobre-presupuesto

Métricas del Resumen del Presupuesto

Presupuesto Total

El monto del presupuesto del proyecto asignado.

Visualización: Formateado en moneda (ej., $50,000)

Gastado

Suma de costos por tiempo registrado:

Gastado = Σ (Horas de Entrada × Tarifa del Usuario)

Visualización: Formateado en moneda

Restante

Presupuesto disponible:

Restante = Presupuesto - Gastado

Visualización: Formateado en moneda con código de color

• Verde: Restante saludable
• Amarillo: Bajo restante (< 25%)
• Rojo: Sobre presupuesto (negativo)

Porcentaje de Progreso

Representación visual:

Progreso = (Gastado / Presupuesto) × 100

Visualización: Barra de progreso con porcentaje

Tasa de Consumo

Velocidad de gasto:

Tasa de Consumo = Gastado / Días Transcurridos

Ayuda a pronosticar cuándo se agotará el presupuesto.

Desglose de Costos

Por Miembro del Equipo

Ve quién está consumiendo el presupuesto:

Por Tipo de Tarea

Entiende la distribución de costos:

Por Período de Tiempo

Sigue el gasto a lo largo del tiempo:

Estado del Presupuesto

En Camino

Indicador: Distintivo de estado verde

Significado: Gasto alineado con la línea de tiempo

• El consumo del presupuesto coincide con el progreso del proyecto
• Sin preocupaciones inmediatas
• Continuar monitoreando

En Riesgo

Indicador: Distintivo de estado amarillo/ámbar

Significado: Gasto con tendencia alta

• Consumiendo presupuesto más rápido de lo planeado
• Puede exceder presupuesto si la tendencia continúa
• Acción recomendada

Sobre Presupuesto

Indicador: Distintivo de estado rojo

Significado: Presupuesto excedido

• Gastado más de lo asignado
• Requiere atención inmediata
• Revisar alcance y recursos

Pronóstico

Pronóstico del Presupuesto

Basado en la tasa de consumo actual, predice:

Total Proyectado: Costo final esperado si el ritmo continúa Fecha de Fin del Presupuesto: Cuándo se agotará el presupuesto Variación: Diferencia del plan

Factores del Pronóstico

Los pronósticos consideran:

• Tasa de consumo histórica
• Línea de tiempo restante
• Capacidad del equipo
• Trabajo planificado

Planificación de Escenarios

Análisis de qué-pasaría-si:

• "Si añadimos un desarrollador..."
• "Si extendemos la fecha límite..."
• "Si reducimos el alcance..."

Análisis de Costos del Equipo

Costo por Miembro

Compara costos de miembros del equipo:

• Horas contribuidas
• Tarifa horaria aplicada
• Costo total generado
• Porcentaje del presupuesto

Variaciones de Tarifa

Diferentes tarifas afectan los costos:

• Desarrollador senior a $100/hr vs junior a $50/hr
• Mismas horas, diferente impacto en costo
• Considera la tarifa al asignar trabajo

Eficiencia de Costos

Identifica asignación eficiente:

• Completación de tareas vs. costo
• Calidad vs. costo
• Línea de tiempo vs. costo

Flujos de Trabajo Comunes

Revisión Semanal del Presupuesto

Cada semana:

1. Abre la pestaña Costos
2. Verifica estado del presupuesto
3. Revisa tasa de consumo
4. Compara con el plan
5. Aborda variaciones

Reportes Mensuales

Para actualizaciones a stakeholders:

1. Genera costos del mes hasta la fecha
2. Compara con presupuesto mensual
3. Documenta elementos significativos
4. Pronostica presupuesto restante

Cierre del Proyecto

Cuando el proyecto se completa:

1. Cálculo final de costos
2. Análisis de presupuesto vs. real
3. Evaluación de márgenes
4. Lecciones aprendidas

Facturación al Cliente

Antes de facturar:

1. Revisa costos facturables
2. Verifica tarifas aplicadas
3. Compara con contrato
4. Genera reporte de facturación

Gestión de Tarifas

Establecer Tarifas de Usuario

Las tarifas se configuran en la configuración de usuario o proyecto:

1. Navega a configuración del miembro del equipo
2. Ingresa tarifa horaria
3. Establece fecha efectiva (si la tarifa cambia)
4. Guarda

Cambios de Tarifa

Cuando las tarifas cambian:

• Nueva tarifa aplica hacia adelante
• Entradas históricas usan tarifa anterior
• Recálculo disponible si es necesario

Múltiples Tarifas

Algunos escenarios necesitan múltiples tarifas:

• Tarifa de costo interno
• Tarifa de facturación al cliente
• Tarifa de horas extra

Configura según sea necesario para tu modelo de facturación.

Mejores Prácticas

Monitoreo Regular

Verifica costos semanalmente:

• Detección temprana de problemas
• Correcciones más pequeñas necesarias
• Mejor precisión de pronóstico

Precisión de Tarifas

Mantén las tarifas actualizadas:

• Actualiza después de cambios salariales
• Revisa anualmente como mínimo
• Considera todos los factores de costo

Buffers de Presupuesto

Incluye contingencia:

• 10-20% de buffer típico
• Cuenta para lo desconocido
• Reduce riesgo de sobre-presupuesto

Comunicación Clara

Comparte estado de costos:

• La conciencia del equipo ayuda al control
• Transparencia con stakeholders
• Sin sorpresas de sobre-costos

Solución de Problemas

Los costos muestran $0:

• Verifica si las tarifas de usuario están configuradas
• Verifica que existen entradas de tiempo
• Confirma fechas efectivas de las tarifas

El presupuesto no se muestra:

• El presupuesto puede no estar configurado
• Revisa Configuración del Proyecto → Presupuesto
• Verifica permisos para ver presupuesto

Los costos no coinciden con los cálculos:

• Verifica qué tarifa se aplica
• Verifica el rango de fechas
• Algunas entradas pueden tener tarifas personalizadas

La tasa de consumo parece incorrecta:

• El cálculo se basa en días laborables
• Los festivos pueden afectar
• Verifica límites del período

Permisos

La visibilidad de costos está restringida:

Las tarifas son especialmente sensibles—a menudo solo owner/manager.

Detalles de Característica Pro

Costos es parte del plan Pro. Sin Pro:

• La pestaña solicita actualización
• Totales básicos de tiempo en pestaña Log
• Sin cálculos de costos

Lo Que Pro Añade

• Cálculos completos de costos
• Seguimiento de presupuesto
• Análisis de tasa de consumo
• Pronóstico de costos
• Comparación de costos del equipo

Características Relacionadas

Entradas de Seguimiento de Tiempo: Datos crudos de tiempo Reportes: Reportes formateados de costos Configuración del Proyecto: Configuración del presupuesto Configuración del Equipo: Configuración de tarifas