Reportes de Seguimiento de Tiempo

La pestaña Reportes genera reportes de tiempo formateados adecuados para facturación a clientes, revisión interna, procesamiento de nómina y documentación de cumplimiento. Transforma entradas de tiempo crudas en resúmenes profesionales con parámetros configurables y opciones de exportación.

Nota: Esta es una característica Pro.

Vista General de la Interfaz

La vista de Reportes proporciona configuración y generación de reportes:

Controles de Filtro

Selección de Período: Define el rango de fechas del reporte:

• Esta Semana
• Semana Pasada
• Este Mes
• Mes Pasado
• Rango Personalizado (fechas precisas de inicio/fin)

Filtro de Usuario: Incluye miembros específicos del equipo o todos los usuarios.

Filtro de Proyecto: Reporta sobre proyectos específicos (si multi-proyecto).

Opciones del Reporte

Tipo de Reporte: Selecciona formato y enfoque:

• Reporte de Resumen
• Reporte Detallado
• Reporte para Cliente
• Reporte de Equipo

Agrupación: Organiza entradas por:

• Fecha
• Usuario
• Tarea
• Proyecto

Opciones de Inclusión:

• Notas/descripciones
• Estado facturable
• Códigos de tarea
• Subtotales

Sección de Salida

Los reportes generados se muestran en página con acciones de exportación.

Tipos de Reportes

Reporte de Resumen

Resumen de alto nivel con totales agregados:

Contenidos:

• Período cubierto
• Horas totales
• División facturable/no facturable
• Totales por usuario
• Totales por proyecto

Caso de uso: Resúmenes ejecutivos, vistas rápidas.

Reporte Detallado

Listado completo a nivel de entrada:

Contenidos:

• Cada entrada de tiempo
• Fecha, usuario, tarea, duración
• Notas para cada entrada
• Totales acumulados
• Subtotales diarios

Caso de uso: Rastros de auditoría, registros completos.

Reporte para Cliente

Formato profesional para compartir externamente:

Contenidos:

• Presentación limpia
• Branding de la empresa (si está configurado)
• Solo entradas facturables (o opción)
• Descripciones de tareas sin códigos internos
• Resumen y detalle opcional

Caso de uso: Adjuntos de factura, comunicación con clientes.

Reporte de Equipo

Enfoque en contribuciones individuales:

Contenidos:

• Desglose por miembro
• Totales individuales
• Patrones diarios
• Métricas de comparación

Caso de uso: Revisiones de desempeño, planificación de recursos.

Configurar Reportes

Selección de Rango de Fechas

Períodos Preset:

1. Haz clic en el desplegable de período
2. Selecciona de las opciones (Esta Semana, Mes Pasado, etc.)
3. El reporte recalcula

Rango Personalizado:

1. Selecciona "Personalizado" del desplegable
2. Elige fecha de inicio del calendario
3. Elige fecha de fin del calendario
4. Haz clic en Aplicar

Filtrado por Usuario

Todos los Usuarios: El reporte incluye todo el equipo Usuarios Específicos: Selecciona individuos a incluir Solo Tu Tiempo: Filtra solo a ti mismo

Alcance del Proyecto

Cuando trabajas con múltiples proyectos:

• Selecciona proyecto específico para reporte enfocado
• O incluye todos para vista agregada

Opciones de Agrupación

Cómo se organizan las entradas en el reporte:

Elige según la audiencia y propósito del reporte.

Opciones de Contenido del Reporte

Incluir Notas

Cuando está habilitado:

• Las descripciones de las entradas aparecen
• Útil para justificar tiempo
• Añade longitud al reporte

Cuando está deshabilitado:

• Reporte más limpio y corto
• Solo hechos: tarea, duración, fecha

Mostrar Estado Facturable

Cuando está habilitado:

• Cada entrada marcada como facturable o no
• Subtotales por estado facturable
• Esencial para reportes de facturación

Cuando está deshabilitado:

• Vista simplificada
• Todas las entradas tratadas igualmente

Códigos de Tarea

Cuando está habilitado:

• Identificadores de tarea mostrados (PROJ-123)
• Referencia para seguimiento
• Audiencia técnica

Cuando está deshabilitado:

• Solo nombres de tareas
• Más limpio para clientes

Subtotales

Cuando está habilitado:

• Totales acumulados por sección
• Subtotales diarios
• Subtotales por categoría

Cuando está deshabilitado:

• Solo totales generales
• Más rápido de escanear

Generar Reportes

Vista Previa

Antes de exportar, previsualiza en el navegador:

1. Configura parámetros del reporte
2. Haz clic en "Generar" o "Vista Previa"
3. Revisa la salida en pantalla
4. Ajusta parámetros si es necesario

Actualizar

Después de cambios de parámetros:

• Haz clic en Actualizar para regenerar
• Nuevos datos aparecen inmediatamente
• La vista previa anterior se reemplaza

Exportar Reportes

Formatos de Exportación

PDF: Formato de documento profesional

• Listo para imprimir
• Renderizado consistente
• Seguro para clientes

Excel (XLSX): Formato de hoja de cálculo

• Editable
• Ordenable
• Capacidad de tablas dinámicas

CSV: Formato de datos simple

• Máxima compatibilidad
• Importar a otros sistemas
• Ligero

Proceso de Exportación

1. Genera el reporte deseado
2. Haz clic en Exportar
3. Selecciona formato
4. El archivo se descarga al navegador

Nomenclatura de Archivos

Los archivos exportados se nombran sistemáticamente: ReporteTiempo[Proyecto][RangoFechas].xlsx

Ejemplo: ReporteTiempoAcmeCorp2024-01-01_2024-01-31.pdf

Mejores Prácticas para Reportes de Cliente

Preparación

Antes de enviar a clientes:

1. Revisa todas las entradas para precisión
2. Verifica que los nombres de tareas son apropiados para el cliente
3. Verifica que las marcas de facturable son correctas
4. Elimina notas internas si es necesario

Presentación

Los reportes profesionales incluyen:

• Encabezado claro con nombre de empresa
• Período definido
• Secciones organizadas
• Totales profesionales
• Información de contacto

Frecuencia

Cadencias comunes de reportes a clientes:

• Semanal: Proyectos activos, supervisión cercana
• Quincenal: Engagement estándar
• Mensual: Retainers, trabajo continuo
• Por proyecto: Facturación por hito

Usos Internos de Reportes

Procesamiento de Nómina

Los reportes de tiempo soportan nómina:

1. Genera reporte de equipo para período de pago
2. Exporta a Excel
3. Coincide con sistema de nómina
4. Resuelve discrepancias

Revisiones de Desempeño

Los reportes informan revisiones:

1. Genera reporte individual
2. Compara con expectativas
3. Nota patrones y tendencias
4. Discute en reunión de revisión

Post-mortems de Proyecto

Después de completar el proyecto:

1. Reporte completo de tiempo del proyecto
2. Compara con estimaciones
3. Identifica vacíos de estimación
4. Documenta lecciones aprendidas

Seguimiento de Presupuesto

Gestión continua del presupuesto:

1. Reportes regulares del proyecto
2. Compara con asignación del presupuesto
3. Alerta sobre excesos
4. Ajusta pronósticos

Secciones del Reporte

Encabezado

La parte superior del reporte incluye:

• Título del reporte
• Fecha de generación
• Período cubierto
• Generado por (usuario)
• Filtros aplicados

Sección de Resumen

Datos rápidos:

• Horas totales
• Horas facturables
• Horas no facturables
• Conteo de entradas
• Conteo de usuarios (reportes de equipo)

Sección de Detalle

Datos a nivel de entrada (si es reporte detallado):

• Cada entrada como fila
• Todos los campos seleccionados
• Agrupados por configuración
• Subtotales por grupo

Pie

Elementos inferiores:

• Totales generales
• Notas/disclaimers
• Números de página (PDF)
• Marca de tiempo de generación

Características Avanzadas

Configuraciones de Reporte Guardadas

Guarda configuraciones comúnmente usadas:

1. Configura parámetros del reporte
2. Nombra la configuración
3. Guarda para uso futuro
4. Carga la configuración guardada la próxima vez

Nota: La disponibilidad de la característica varía.

Reportes Programados

Generación automática de reportes:

• Configura parámetros del reporte
• Establece horario (semanal, mensual)
• Los reportes se generan automáticamente
• Entrega por email a destinatarios

Nota: La disponibilidad de la característica varía.

Plantillas de Reporte

Plantillas personalizadas para branding:

• Logo de la empresa
• Colores personalizados
• Texto de pie
• Información de contacto

Nota: Requiere Pro+ o Enterprise.

Solución de Problemas

El reporte no muestra datos:

• Verifica que el rango de fechas contiene entradas
• Comprueba que el filtro de usuario incluye personas con tiempo
• Confirma que el filtro de proyecto coincide con entradas registradas
• Intenta un rango de fechas más amplio

Los totales no coinciden con expectativas:

• Verifica filtros aplicados
• Algunas entradas pueden estar excluidas
• Verifica filtrado de estado facturable
• Compara con pestaña Log con los mismos filtros

La exportación falla:

• Verifica bloqueador de pop-ups del navegador
• Verifica permisos de descarga
• Intenta diferente formato
• Limpia caché del navegador

El PDF se ve diferente de la vista previa:

• El PDF renderiza con estilos de impresión
• Algunos elementos pueden desplazarse
• La vista previa es aproximada
• Prueba la exportación antes de enviar

Excel abre en blanco:

• El archivo puede estar descargándose
• Verifica carpeta de descargas
• Excel puede necesitar habilitar contenido
• Intenta CSV como alternativa

Permisos

El acceso a reportes sigue los permisos de seguimiento de tiempo:

Algunos tipos de reporte pueden estar restringidos a managers y superiores.

Detalles de Característica Pro

Reportes es parte del plan Pro. Sin Pro:

• Exportación básica disponible en pestaña Log
• Reportes formateados no disponibles
• Generación de reportes para cliente restringida

Lo Que Pro Añade

• Múltiples tipos de reporte
• Formato profesional
• Exportación PDF
• Opciones avanzadas de agrupación
• Configuraciones guardadas

Características Relacionadas

Pestaña Log: Gestión de entradas crudas Pestaña Gráficos: Análisis visual Pestaña Costos: Reportes financieros Exportar (Log): Exportación básica de datos